331.5 - Indemnisation

OBJECTIF: Cette politique vise à décrire comment le Comté procédera à l'administration de la rémunération et aux questions connexes (référence G).

CHAMP D'APPLICATION: Cette politique et cette procédure s'appliquent à tous les employés du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire.

RESPONSABILITÉ: Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

EXIGENCES PARTICULIÈRES:

1. Préparation des révisions du plan de rémunération basé sur le marché et du plan de rémunération par étapes
2. Respect des lois sur les heures supplémentaires
3. Administration des exigences de rémunération fondées sur le mérite et sur les échelons
4. Soumission en temps voulu des informations de paie correctes

SECTION RÉVISION : (Modifications importantes par rapport à la politique précédente)

• Section II (approuvé le 9/5/2023)
• Section III, B, D.2, G.1 (approuvé le 9/5/2023)

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I. POLITIQUE GÉNÉRALE : La politique de rémunération du Comté est structurée pour rémunérer les employés en fonction de la nature et du niveau de travail effectué, de la qualité de l'employé accomplissant le travail et du respect de toutes les exigences légales applicables (référence A).

Le comté de Larimer s'engage à administrer la rémunération d'une manière juste et transparente, qui offre un salaire égal pour un travail égal et qui ne prend pas en considération la race, l'origine ethnique, la religion, le sexe, le sexe, l'âge, le handicap, l'orientation sexuelle, l'identité de genre ou d'expression, ou d'autres facteurs non liés à la performance au travail.

II. AUGMENTATIONS DE SALAIRE : Les augmentations de salaire ne seront accordées que si des fonds adéquats sont budgétisés et approuvés par le Conseil des commissaires de comté. 

III. DÉTERMINATION DU SALAIRE

A. Échelles salariales

1. Plan de rémunération : Chaque emploi du plan de rémunération est affecté à une échelle de rémunération (référence D).

un. Les emplois réguliers, à durée déterminée et couverts (référence C) sont attribués à des gammes basées sur le marché.
b. Les emplois d'élus, d'intérimaires et d'intérimaires non couverts sont affectés à des fourchettes fixes (références C et I).

2. Plan de rémunération par étapes : attribue une échelle de rémunération aux employés éligibles du bureau du shérif avec des étapes de progression définies (référence E).

B. Examen du plan de rémunération : Les ressources humaines examineront chaque année le plan de rémunération et le plan de rémunération par échelons (références D et E) pour en vérifier l'équité et prépareront une recommandation en matière de rémunération qui peut inclure un ajustement du plan de rémunération et des ajustements de rémunération des employés (augmentations du marché) pour le Conseil d'administration. Approbation des commissaires de comté. Le Conseil des commissaires de comté donne son approbation en donnant des orientations budgétaires.

1. Le directeur des ressources humaines est autorisé à apporter des modifications au plan de rémunération et au plan de rémunération par étapes pour tenir compte des classifications d'emploi, du marché externe, des réglementations étatiques et fédérales, de l'équité salariale et d'autres ajustements.

2. Les décideurs peuvent demander au directeur des ressources humaines, ou à une personne désignée, d'examiner les emplois pour l'équité salariale en soumettant une demande écrite avec justification.

C. Taux de rémunération :

1. Employés réguliers et à durée déterminée : Ces employés reçoivent un taux de rémunération de base compris dans l'échelle salariale établie pour leur classification d'emploi (références D et E).

2. Employés temporaires : Ces employés reçoivent un taux de rémunération de base tel que déterminé par le décideur.

3. Employés nommés couverts : Ces employés reçoivent un taux de rémunération de base compris dans la fourchette attribuée (référence C).

4. Employés nommés non couverts : Le Conseil des commissaires du comté établira les taux de rémunération nommés par le biais d'une résolution salariale (référence C).

5. Représentants élus : les salaires sont fixés et régis par la loi de l'État (référence I).

D. Taux de rémunération de départ :

1. Employés réguliers et à durée déterminée

un. Plan de rémunération

1. Un décideur peut embaucher un employé à un taux de rémunération allant jusqu'au point médian de la fourchette de la classification des emplois.
2. Un décideur peut demander l'approbation d'embaucher un employé à un taux de rémunération supérieur au point médian de l'échelle jusqu'au maximum de l'échelle salariale pour la classification d'emploi en soumettant l'annexe 5 au directeur des ressources humaines pour examen, puis pour approbation par le directeur départemental. Un décideur n'a pas besoin d'approbation pour payer un employé qui passe à un échelon salarial égal ou supérieur au-dessus du point médian si cet employé est déjà payé au-dessus du point médian dans son emploi actuel.

b. Plan de rémunération par étapes

1. Un décideur peut embaucher un employé jusqu'au troisième échelon de la classification des emplois.
2. Un décideur peut demander l'approbation d'embaucher un nouvel employé supérieur au troisième échelon de la classification des postes en soumettant la pièce jointe 5 au directeur des ressources humaines pour examen, puis pour approbation par le directeur du comté.

2. Employés temporaires : Ces employés sont embauchés à un taux de rémunération horaire de base tel que déterminé par le décideur, en tenant compte d'un salaire égal pour un travail égal.

3. Employés nommés couverts : Ces employés doivent être embauchés dans l'échelle salariale attribuée à leur emploi (référence C), conformément aux taux de rémunération de départ (section III, D.1 ci-dessus).

4. Employés nommés non couverts : Un décideur demandera le taux de rémunération par le biais d'une résolution salariale (référence C).

E. Date de paie : Tous les employés sont payés par dépôt direct toutes les deux semaines.

F. Postes dotés d'un personnel flexible :

1. Un poste est considéré comme doté de manière flexible lorsqu'il est indiqué dans la description de poste (référence K).

2. Lorsqu'un employé a satisfait aux critères d'avancement indiqués dans la description de poste et s'acquitte de manière satisfaisante des fonctions du poste, l'employé peut être avancé par le superviseur.

3. Les questionnaires de description de poste ne sont pas requis pour les postes à dotation flexible.

G. Augmentations salariales pour les employés :

1. Employés réguliers et à durée déterminée :

un. Augmentations au mérite du plan de rémunération : chaque année, les employés qui n'ont pas atteint le sommet de leur échelle salariale établie sont éligibles à des augmentations de salaire au mérite pour les notes globales « satisfait » ou « dépasse les attentes », jusqu'au maximum de l'échelle salariale. Le montant d'une augmentation au mérite peut varier chaque année, tel qu'adopté par le Conseil des commissaires de comté. Le superviseur de l'employé doit remplir et soumettre une évaluation du rendement avant la date d'évaluation de l'employé (référence H). Si un employé reçoit une évaluation « inférieure aux attentes » et que son superviseur ne termine pas l'évaluation avant la période de paie précédant la date d'évaluation, l'employé peut recevoir automatiquement son augmentation au mérite. Les décideurs doivent distribuer le montant ou le pourcentage adopté par le Conseil des commissaires de comté à chaque employé éligible. Avec l'approbation du directeur des ressources humaines, un décideur peut répartir les augmentations de salaire dans le cadre du budget qui lui est alloué, en utilisant un plan de mérite variable basé sur une évaluation des performances standard ou supérieure ET (toute combinaison de) (1) l'équité interne au sein des emplois, (2) Pénétration de la portée, (3) Autre justification non basée sur la performance. Les demandes doivent être approuvées avant le début de l’année civile. 

b. Augmentations du plan de rémunération par échelons : chaque année, les employés qui n'ont pas atteint le sommet de leur échelle de rémunération établie sont éligibles à une augmentation de salaire par échelon pour l'exécution de tâches standard ou supérieures jusqu'au maximum de l'échelle de rémunération.

2. Employés temporaires : les augmentations de salaire sont déterminées par le décideur, avec documentation.

3. Employés nommés : Annuellement, le salaire de l'employé est revu et fixé par le décideur de l'employé (référence C).

4. Représentants élus : les salaires sont fixés et régis par la loi de l'État (référence I).

H. Impact de divers changements d'emploi :

1. Passage à une échelle salariale supérieure : Pour le plan de rémunération et le plan de rémunération par étapes (références D et E), lorsqu'un employé est promu ou reclassé à un poste avec une échelle salariale supérieure, le taux de rémunération de l'employé est rajusté conformément avec les taux de salaire de départ (section III, D.1).

2. Passage à une échelle salariale inférieure : Lorsqu'un employé est rétrogradé ou reclassé à un poste dont l'échelle salariale est inférieure, son taux de rémunération est ajusté comme suit :

un. Plan de paiement :

1. Rétrogradation disciplinaire : le taux de rémunération de l'employé est réduit et déplacé vers le bas dans la nouvelle échelle de rémunération au même niveau de pénétration que l'ancienne échelle de rémunération. Un décideur peut demander un examen par le directeur des ressources humaines, ou la personne désignée, de l'application de la présente section à une action personnelle particulière en raison de contraintes budgétaires, de problèmes d'équité interne ou si l'action nécessite que l'employé soit réduit de plus d'un salaire. grade ou équivalent.
2. Rétrogradation volontaire : Si le taux de rémunération actuel de l'employé se situe dans la nouvelle échelle de rémunération, l'employé est déplacé dans la nouvelle classification à son taux de rémunération actuel. Si le taux de rémunération actuel de l'employé ne se situe pas dans la nouvelle échelle de rémunération, le taux de rémunération de l'employé sera ajusté au maximum de la nouvelle échelle. Un décideur peut demander un examen par le directeur des ressources humaines, ou la personne désignée, de l'application de cette section à une action personnelle particulière en fonction de contraintes budgétaires, de problèmes d'équité interne et de changements d'emploi en dehors de la nature actuelle du travail.
3. Reclassification : Si le taux de rémunération actuel de l'employé se situe dans la nouvelle échelle de rémunération, l'employé est transféré dans la nouvelle classification à son taux de rémunération actuel. Si le taux de rémunération actuel de l'employé ne se situe pas dans la nouvelle échelle de rémunération, le taux de rémunération de l'employé sera ajusté au maximum de la nouvelle échelle.

b. Plan de rémunération par étapes

1. Rétrogradation disciplinaire : Le taux de rémunération de l'employé est ramené à la nouvelle échelle salariale au même échelon que l'échelle salariale précédente.
2. Rétrogradation volontaire : Le taux de rémunération de l'employé est réduit à la nouvelle échelle salariale à l'échelon approprié en fonction de l'expérience de l'employé. Un décideur peut demander un examen par le directeur des ressources humaines, ou la personne désignée, de l'application de cette section à une action personnelle particulière en fonction de contraintes budgétaires, de problèmes d'équité interne et de changements d'emploi en dehors de la nature actuelle du travail.
3. Reclassification : Le taux de rémunération de l'employé est réduit à la nouvelle échelle salariale à l'échelon approprié en fonction de l'expérience de l'employé.

3. Rémunération hors titre : si un employé exerce temporairement les fonctions d'un poste supérieur ou a une charge de travail accrue en raison d'un poste vacant, d'un projet spécial ou d'une affectation, il est éligible pour recevoir une rémunération hors titre. Pendant la durée de l'affectation temporaire, le salaire de l'employé augmentera tel qu'approuvé par le directeur des ressources humaines ou la personne désignée.

4. Augmentation au sein du même échelon salarial : lorsqu'un employé est muté, reclassé ou affecté à un poste au sein du même échelon salarial, l'employé a droit à une augmentation de salaire conformément à Taux de salaire de départ (chapitre III, D.1).

5. Ajustements du salaire de base : Le salaire de base d'un employé peut être ajusté sans changement d'emploi en raison d'inégalités salariales, d'une compression salariale (entre superviseur et subalterne) ou d'une progression de carrière. Le décideur peut demander un examen par les ressources humaines des iniquités dans un titre de poste et/ou une compression en soumettant une justification écrite. Les ajustements de salaire de base sont approuvés par le directeur des ressources humaines ou son délégué.

En outre, un ajustement du salaire de base peut être effectué avant la fin de la période d'essai d'un employé si le superviseur découvre que l'employé présente des compétences supplémentaires qui n'étaient pas connues au moment de l'embauche et que le comté utilisera pendant son emploi. Cet ajustement du salaire de base doit être demandé par écrit par le décideur et approuvé par le directeur des ressources humaines.

6. Qu'un employé soit rétrogradé, promu, reclassé ou muté, l'employé doit satisfaire aux qualifications minimales pour le nouveau poste.

IV. AVANCES SUR LA SALAIRE : Un employé peut recevoir une avance sur salaire uniquement dans une situation d'urgence de bonne foi, sur approbation du décideur et du gestionnaire de la paie. Une demande d'avance sur salaire doit être soumise au plus tard à la date de fin de la période de paie (annexe 2). Les demandes d'avance sur salaire ne seront pas approuvées au cours de périodes de paie consécutives pour le même employé ou plus de deux fois par année civile.

V. HEURES SUPPLÉMENTAIRES :

A. La semaine de travail standard du comté est de 12 h 00 (minuit) du jeudi à 11 h 59 le mercredi. Tous les départements et bureaux du comté doivent utiliser la semaine de travail standard pour tous les employés, sauf dérogation expresse du Conseil des commissaires du comté.

B. Le statut d'un emploi comme exonéré ou non exonéré est déterminé par le directeur des ressources humaines ou sa personne désignée.

C. Les employés non exemptés sont admissibles à des paiements d'heures supplémentaires à une fois et demie leur taux de rémunération horaire normal après que l'employé a travaillé plus de 40 heures dans une semaine de travail. Les congés payés ne sont pas considérés comme du "temps travaillé" aux fins du calcul des heures supplémentaires. Certains postes sont éligibles en vertu de la loi fédérale pour utiliser une période de travail plus longue pour le calcul des heures supplémentaires que la semaine de travail normale de 40 heures.

1. Les heures supplémentaires ne peuvent être effectuées qu'avec l'approbation préalable du superviseur ou de la personne désignée ; cependant, les employés non exemptés doivent être payés pour tout le temps travaillé. Tout employé non exempté qui travaille des heures supplémentaires non autorisées sera payé pour les heures supplémentaires non autorisées mais pourra faire l'objet de mesures disciplinaires (référence B).

2. Un superviseur ou une personne désignée peut exiger de tout employé qu'il fasse des heures supplémentaires. Le gestionnaire ou le superviseur est responsable de déterminer quand les heures supplémentaires sont dans le meilleur intérêt du service et ce qui constitue une répartition équitable des heures supplémentaires.

3. Si un employé estime que les heures supplémentaires sont injustement réparties ou excessives, il peut régler ce problème par le biais du processus de résolution de problèmes (référence B).

D. Les employés exemptés doivent être payés sur une base salariale. Cela signifie que les employés exonérés recevront régulièrement un montant prédéterminé de rémunération à chaque période de paie sur une base hebdomadaire. Le comté de Larimer s'engage à respecter les exigences de base salariale, ce qui permet des déductions dûment autorisées. Si vous pensez qu'une retenue inappropriée a été effectuée sur votre salaire, vous devez immédiatement signaler cette information aux ressources humaines. Les rapports de déductions abusives feront l'objet d'une enquête rapide. S'il est déterminé qu'une déduction abusive s'est produite, vous serez rapidement remboursé.

VI. TEMPS COMPENSATOIRE (Temps comp.):

R. Le temps de compensation est un congé accordé au lieu du paiement des heures supplémentaires pour les employés non exemptés. Pour chaque heure travaillée, les employés non exemptés éligibles (réguliers, à durée limitée et temporaires) peuvent se voir accorder une heure et demie de temps de compensation.

B. Les décideurs peuvent décider d'offrir ou non du temps de compensation aux employés de leurs services ou bureaux.

C. Avant de recevoir du temps compensatoire, un employé doit signer et soumettre un accord de temps compensatoire (annexe 1) à son décideur. Le décideur peut approuver ou refuser l'accord. L'accord signé doit être en place avant d'accumuler du temps de compensation. Le formulaire d'accord de temps compensatoire peut également être utilisé pour annuler un accord précédent ou demander un paiement.

D. Maximum d'accumulation :

1. Les employés peuvent accumuler un solde de temps de compensation pouvant aller jusqu'à 60 heures. Le décideur ou la personne désignée peut demander l'approbation du directeur des ressources humaines pour augmenter l'accumulation maximale. Un solde Comp Time ne peut pas dépasser les limites établies par la loi fédérale (référence A).

2. Toute heure supplémentaire travaillée au-delà du maximum de temps de compensation du service doit être rémunérée, l'employé recevant une fois et demie le taux de rémunération normal pour toutes les heures supplémentaires effectivement travaillées.

E. Utilisation des congés compensatoires accumulés :

1. Un employé avec un solde de temps de compensation peut demander d'utiliser le temps de compensation accumulé à tout moment. À moins que l'absence de l'employé ne perturbe indûment les opérations du service, le décideur doit accéder à la demande de l'employé. Si le décideur refuse la demande de l'employé d'utiliser le temps de compensation, l'employé doit être autorisé à utiliser le temps de compensation demandé dans un délai raisonnable.

2. Le décideur peut demander aux employés d'utiliser tout ou partie de leur solde de temps de compensation accumulé à tout moment.

3. Les employés peuvent utiliser leur temps de compensation accumulé pour une absence qualifiante FML (référence F).

F. Paiement des soldes :

1. Les salariés ayant un solde Comp Time peuvent demander à tout moment le paiement de tout ou partie des heures accumulées dans leur solde (annexe 1).

2. Le décideur peut choisir de résilier un accord et de payer à l'employé le solde du temps de compensation à tout moment.

3. Un employé qui termine avec un solde de temps de compensation doit être payé pour toutes les heures accumulées en utilisant le taux de rémunération actuel de l'employé.

G. Bureau du shérif : les employés du shérif bénéficient d'un congé compensatoire conformément aux dispositions des politiques du shérif et conformément aux lois nationales et fédérales applicables.

VII. TRAVAIL SUR APPEL :

R. Les décideurs peuvent déterminer que des affectations sur appel sont nécessaires pour répondre à leurs besoins opérationnels. Le directeur des ressources humaines ou la personne désignée doit examiner et approuver les procédures de garde spécifiques avant leur mise en œuvre.

B. Le service de garde est une affectation effectuée par un décideur ou une personne désignée, en dehors de l'horaire de travail normal d'un employé, généralement lorsqu'un employé doit être disponible pour répondre, se présenter sur un chantier et commencer à travailler dans un certain délai. temps. Les employés désignés comme sur appel restent tenus de se conformer à toutes les politiques et procédures du comté, aux politiques départementales, aux procédures, aux règles, aux règlements et aux directives de supervision, y compris la politique de prévention de l'abus de substances (référence J). Les employés en état d'astreinte doivent être aptes au travail à tout moment et ne doivent pas boire d'alcool ou utiliser d'autres substances contrôlées susceptibles d'affecter leur performance au travail pendant leur disponibilité. Le temps de réponse de l'employé aux appels ou pour se présenter au travail sera raisonnable tel que défini dans la politique du service.

VIII. TEMPS DE VOYAGE

R. Le temps qu'un employé passe du domicile au travail et du travail au domicile n'est pas du temps indemnisable, que l'employé se présente à un emplacement fixe ou à différents chantiers.

B. Les employés qui doivent se déplacer d'un chantier à l'autre pendant la journée de travail seront payés pour le temps passé à se déplacer entre les chantiers. Les travailleurs à distance ou leurs superviseurs doivent contacter leur généraliste pour obtenir des conseils sur les déplacements pendant leurs journées de travail.

C. Les déplacements pendant lesquels un employé s'absente de son domicile pendant la nuit sont des heures de travail rémunérées lorsqu'ils ont lieu pendant les heures normales de travail de l'employé. Le temps passé à voyager pendant les heures normales de travail d'un employé est compté même s'il s'agit d'un jour non ouvrable comme le samedi et le dimanche. Le temps de déplacement de nuit en dehors des heures normales de travail quotidiennes de l'employé n'est pas du temps de travail rémunéré. 

IX. RÉMUNÉRATION DE LANGUE SECONDE

Les employés qui utilisent une langue seconde dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions peuvent être admissibles à une rémunération supplémentaire conformément à la Programme de rémunération en langue seconde. Les employés qui reçoivent un taux de rémunération de base plus élevé à l'embauche pour leurs compétences linguistiques ne sont pas admissibles à une rémunération supplémentaire.

X. BONUS DE PRINCIPE DIRECTEUR/RÉCOMPENSES NON EN ESPÈCES

Le comté de Larimer s'attend à ce que tous les employés adhèrent à notre Principes directeurs dans leurs responsabilités quotidiennes et dans la prestation de services aux citoyens du comté de Larimer.

R. Des primes en espèces peuvent être accordées lorsque l'action ou le comportement d'un employé illustre un ou plusieurs des principes directeurs. Les employés sont encouragés à porter l'action ou le comportement d'autres employés à l'attention du décideur afin qu'une prime de principe directeur puisse être envisagée. Une seule prime en espèces du principe directeur peut être attribuée par année civile, par employé. Un bonus en espèces peut être demandé en remplissant le formulaire de demande de bonus en espèces du principe directeur LCHR-46 (annexe 3).

1. Une prime en espèces jusqu'à et y compris le montant de 500 $ peut être distribuée à la discrétion et avec l'approbation du décideur.

2. Une prime en espèces d'un montant de 501 $ à 2500 XNUMX $ doit être soumise et approuvée par le comité des principes directeurs. Après examen par le comité des principes directeurs, la demande sera envoyée au directeur du comté pour approbation finale.

3. Une prime en espèces d'un montant de 2501 XNUMX $ et plus nécessite l'approbation du Conseil des commissaires du comté en plus des étapes décrites ci-dessus.

B. Les décideurs sont encouragés à prendre en considération toute action corrective ou défavorable reçue par un employé au cours des douze mois précédents avant d'accorder à un employé une prime de principe directeur.

C. Les superviseurs peuvent demander l'approbation de leur décideur pour une prime ou une récompense non monétaire pour un employé, comme une carte-cadeau, lorsqu'un employé a dépassé les attentes sur un projet, dans l'exécution de son travail, ou illustre l'un des Les principes directeurs du comté en remplissant le formulaire LCHR-9 Non-Cash Awards Bonuses et en le soumettant à la paie (annexe 4). Le montant maximum d'un bonus ou d'une récompense non monétaire est de 500 $.

D. Toutes les primes ou récompenses en espèces et non en espèces seront imposées sur le chèque de paie de l'employé conformément aux directives de l'IRS.

_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BCC - Ordre du jour de consentement - 09/05/2023)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

CK/jw

DATE : 5 septembre 2023

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER D'EXAMEN : Annuel

ANNULATION : Politique et procédure des ressources humaines 331.5Q ; 3 janvier 2023

ENCEINTES :

1.  Accord de temps compensatoire, LCHR-75
2.  Formulaire d'avance sur salaire, LCHR-13
3.  Principe directeur Formulaire de demande de bonus en espèces, LCHR-46
4.  Formulaire de bonus ou de récompense non monétaire, LCHR-9 (02 / 24)
5.  Renonciation à l'embauche, LCHR-68

RÉFÉRENCES:

A.  Fair Labor Standards Act et les règlements d'application
B. Politique et procédure des ressources humaines 331.8, Actions correctives et défavorables, procédures de règlement des griefs et processus de résolution de problèmes
C.  Annexe A - Employés nommés
D.  Régime de rémunération du comté de Larimer
E.  Plan de rémunération par étapes du comté de Larimer
F. Politique et procédure des ressources humaines 331.6.24, Congé familial et médical
G. Manuel des politiques de gouvernance, 3.8 - Rémunération et avantages
H. Politique et procédure des ressources humaines 331.4, Conditions d'emploi
I.   Statut révisé du Colorado 30.2.102
J. Politique et procédure des ressources humaines 331.4.25, Section III ; Conformité légale (Lieux de travail sans drogue ni alcool)
K. Postes à dotation flexible