CHAMP D'APPLICATION:  Cette politique et procédure s'applique à tous les employés du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire (référence F), à l'exception des employés du bureau du shérif du comté de Larimer conformément à la politique BCC P# 15A du comté de Larimer (référence 5).

RESPONSABILITÉ:  Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

LOCALISATEUR DE RÉVISION :

1. VII Actions préalables à l'emploi : langage modifié pour les tests de dépistage de drogues

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I. POLITIQUE GÉNÉRALE :     
Les employés sont embauchés et promus par le biais d'un concours ouvert basé sur les qualifications et le potentiel de performance professionnelle de qualité et l'adéquation globale du poste à la personne. Pour contribuer à un recrutement et un emploi non discriminatoires, le comté se conforme à toutes les lois applicables en matière d'égalité des chances en matière d'emploi (EEO) (référence 2) et à sa politique EEO (référence 1).    
 

II. DEMANDE D'EMPLOI:     
Les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne du comté et tout autre document requis avant la date et l'heure limite indiquées sur chaque annonce de poste vacant. Les candidats peuvent inclure un curriculum vitae ou d'autres informations pertinentes avec la candidature du comté. Un candidat doit soumettre une candidature pour chaque poste pour lequel il souhaite être pris en considération. Seules les candidatures soumises via le système d'emploi en ligne du comté sont éligibles, sauf approbation contraire du directeur des ressources humaines. Les candidatures sont acceptées pour les postes vacants actuels, en plus des postes avec des listes d'admissibilité en cours.    
 

III. OFFRES D'EMPLOI: 

A. Les postes vacants sont publiés sur la page Carrières du comté par le service des ressources humaines. Les postes sont répertoriés comme opportunités externes ou internes. S'il est approuvé par écrit par le directeur des ressources humaines ou son représentant (pièce jointe 4), un poste temporaire d'une durée inférieure à six mois ne peut être ni affiché ni annoncé.

B. Les publications du comté comprendront une déclaration indiquant que le comté de Larimer est un employeur offrant l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO)    
     (référence 2).

C. Les offres d'emploi externes sont annoncées sur la page Carrières du comté pendant au moins huit jours.

D. Les offres d'emploi internes sont annoncées sur la page Carrières du comté pendant au moins quatre jours.

E. Tous les frais de publicité/médias sont à la charge du service ou du bureau d'embauche.

F. Les postes de personnel flexible n’ont pas besoin d’être affichés (référence 9).

IV. SÉLECTION DES DEMANDES D'EMPLOI : 

A. Le département des ressources humaines du comté conserve toutes les demandes d'emploi. La présélection peut être effectuée par les ressources humaines ou le service/bureau d'embauche. Toutes les candidatures doivent être présélectionnées sur la base des connaissances, des compétences et des capacités liées à l'emploi qui indiquent le plus grand potentiel de performance professionnelle de qualité. Tous les candidats doivent être présélectionnés et interviewés de la même manière avec les mêmes questions de base.

B. Les candidatures sont d'abord examinées par le service des ressources humaines sur la base des qualifications minimales. Les candidats ne répondant pas aux qualifications minimales pour l'emploi sont éliminés. Les candidats répondant aux qualifications minimales sont ensuite sélectionnés par le département/bureau de recrutement sur la base des plus qualifiés en termes de critères liés à l'emploi.

C. Une fois la sélection terminée, le bureau du département d'embauche choisira ensuite les meilleurs candidats pour un entretien.

D. S'il n'y a pas suffisamment de candidats qualifiés, le responsable du recrutement doit consulter son recruteur pour déterminer s'il doit prolonger l'affichage ou republier le poste jusqu'à ce qu'un nombre suffisant de candidats qualifiés soit obtenu.

E. Le responsable du recrutement effectue la sélection finale pour l'embauche et informe le service des ressources humaines

F. Les responsables du recrutement doivent informer tous les candidats du statut de leur candidature dans les 30 jours civils suivant la date de clôture de l'affichage.

G. Embauche de personnes liées : Une personne liée par le mariage, y compris les relations de belle-famille, les liens de sang ou par adoption, ou un membre de la famille immédiate tel que défini par la politique en matière de deuil :

V. INTÉGRATION :

Une fois le candidat intégré, toutes les lettres d'offre, les demandes d'emploi et les documents d'embauche sont stockés en ligne pendant la période de conservation des dossiers appropriée par les ressources humaines (référence 7). Tous les documents d'entrevue et d'embauche seront envoyés au bureau des ressources humaines pour être stockés pendant la période de conservation appropriée. Les documents envoyés aux ressources humaines doivent avoir le formulaire de soumission du dossier d'entrevue (référence 8) inclus comme page de couverture.

Si un employé d'un département ou d'un bureau du comté est embauché par un autre, le département ou le bureau qui l'embauche assume tous les congés et tous les autres avantages applicables que l'employé transféré a accumulés. Pour les questions de rémunération concernant le transfert, référez-vous à la Politique de rémunération. Les responsables du recrutement qui sélectionnent un employé actuel ou ancien du comté peuvent examiner le dossier personnel en contactant les ressources humaines.  

VI. RÉFORME DE L'IMMIGRATION ET CONTRÔLE DE CONFORMITÉ : 

A. Les nouveaux employés doivent fournir une preuve d'éligibilité à l'emploi telle qu'établie par le Département de la sécurité intérieure - Services de citoyenneté et d'immigration des États-Unis - USCIS (référence 3) et doivent remplir les parties appropriées du formulaire I-9 (annexe 2). Le formulaire I-9 doit être rempli dans le délai requis par l'USCIS.

B. Chaque département ou bureau désignera un employé pour remplir la partie de l'employeur du formulaire I-9 (annexe 2) par voie électronique dans Onboarding. La photocopie de la documentation d'éligibilité de l'employé doit être téléchargée dans Onboarding. Tout problème pouvant exister avec la documentation de l'employé doit être résolu dans les délais requis par l'USCIS.

C. Dans le cas où un nouvel employé éprouve des difficultés à produire les documents requis dans les trois jours ouvrables, le décideur ou la personne désignée contactera immédiatement un généraliste des ressources humaines. Si l'employé ne peut pas produire les documents requis dans les délais requis, l'employé ne peut pas effectuer d'autres travaux pour le comté jusqu'à ce qu'il soit en mesure de produire les documents requis.

D. Les départements ou bureaux d'embauche ne conserveront pas les originaux ou les copies des formulaires I-9 et des pièces justificatives. Le service des ressources humaines conservera les I-9 et les photocopies des documents d'éligibilité de l'employé dans des dossiers séparés. Ces fichiers seront gardés confidentiels et utilisés uniquement dans le but de se conformer à la loi applicable.    
 

VII. EMPLOYÉ À DURÉE LIMITÉE :

A. Les offres d'emploi pour un poste à durée limitée doivent inclure « Durée limitée ».

B. Les candidats interviewés pour des postes à durée limitée seront informés par le service d'embauche de la nature à durée limitée du poste. Les personnes embauchées dans un poste d'employé à durée déterminée doivent signer le formulaire de reconnaissance (annexe 1).  

VIII. LA VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS: 

A. La vérification des antécédents est basée sur les responsabilités et les qualifications minimales du poste. À la discrétion de l'équipe de recrutement, la vérification des antécédents peut être revue avec un généraliste des ressources humaines.

B. Les vérifications des antécédents peuvent être effectuées en interne ou par l'intermédiaire d'une agence d'évaluation du crédit (fournisseur tiers). Les vérifications effectuées par une agence d'évaluation du crédit doivent être conformes à la Fair Credit Report Act (FCRA) (référence 4). Les services ou bureaux effectuant des vérifications des antécédents en dehors d'une agence d'évaluation du crédit doivent informer les ressources humaines de la vérification des antécédents et de la raison de celle-ci.    

L'exploration ou l'utilisation du compte de réseau social d'un candidat, ou les recherches sur Internet, peuvent constituer une forme de vérification des antécédents. Avant d'effectuer ce type de vérification des antécédents, les responsables du recrutement doivent en discuter avec leur généraliste des ressources humaines. Les départements ou bureaux ne peuvent pas exiger d'un candidat qu'il lui accorde l'accès à son(ses) compte(s) de réseaux sociaux. Cela ne s'applique pas aux postes des services correctionnels ou des organismes chargés de l'application de la loi.

C. Vérifications des antécédents de la Consumer Reporting Agency en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) :

1. Les candidats à un emploi et les employés actuels doivent signer le formulaire de divulgation et d'autorisation FCRA pour que le comté obtienne une vérification des antécédents auprès d'une agence d'information sur les consommateurs.
2. Le comté est légalement tenu de répondre aux demandes de renseignements des candidats et des employés concernant une vérification des antécédents d'une agence d'information sur la consommation dans les cinq (5) jours suivant la réception de la demande.

D. Vérification de l'expérience antérieure, de la formation et des références du candidat : 

1. Avant de faire une offre d'emploi à un candidat, le responsable du recrutement peut vérifier l'expérience et la formation déclarées par le candidat. Le responsable du recrutement peut également contacter les références personnelles ou professionnelles du candidat pendant cette période. Chacune de ces vérifications peut être effectuée via le système de suivi des candidats des Ressources humaines ou via le fournisseur de vérification des antécédents sélectionné par les Ressources humaines.

E. Informations médicales :

1. Les renseignements médicaux ne peuvent être demandés qu'après qu'une offre d'emploi conditionnelle a été faite à un candidat ou que le candidat a exprimé un besoin d'aménagement raisonnable. Les renseignements demandés doivent être pertinents par rapport à la capacité du candidat à exercer les fonctions essentielles du poste et être compatibles avec les besoins de l'entreprise. Si le candidat demande un aménagement raisonnable, le responsable du recrutement doit contacter l'administrateur de l'inclusion des ressources humaines.
2. Les renseignements médicaux obtenus sur un demandeur seront conservés séparément des autres dossiers et resteront confidentiels.

F. Dépistage des drogues :

1. Tous les candidats sélectionnés pour travailler dans des emplois réglementés par le ministère des Transports et exigés par la source de financement, y compris les subventions fédérales ou autres, les forces de l'ordre et la justice pénale, devront se soumettre à un dépistage de drogue avant l'embauche. Toutes les offres d'emploi dans ces emplois sont subordonnées à un résultat satisfaisant aux tests. L'offre d'emploi conditionnelle sera retirée pour tout candidat dont le test est non négatif ou positif conformément à la politique des ressources humaines sur la conformité juridique, section IV, Lieu de travail sans drogue ni alcool (référence 1).
2. Nonobstant l'article F(1), tout élu peut exercer son pouvoir discrétionnaire pour exiger un dépistage de drogue avant l'embauche après l'offre d'emploi. De plus, tout élu peut exercer son pouvoir discrétionnaire pour ne pas exiger de dépistage de drogue avant l'embauche après l'offre d'emploi, sauf que dans tous les cas, les emplois réglementés par le ministère des Transports ou exigés par la source de financement doivent faire l'objet d'un dépistage de drogue avant l'embauche après l'offre d'emploi. Les élus qui exigent un dépistage de drogue avant l'embauche sont énumérés à l'annexe C (pièce jointe 5).
3. Les candidats qui refusent ou ne se soumettent pas aux tests à la date initialement prévue ne seront pas considérés pour un emploi, sauf avec l'approbation du directeur des ressources humaines ou de la personne désignée.
4. Les postes vacants nécessitant un test de dépistage de drogues incluront une déclaration dans l'offre d'emploi indiquant qu'un test de dépistage de drogues est requis.

IX. BONUS D'INSCRIPTION :

Les responsables du recrutement peuvent offrir des primes de signature aux candidats difficiles à pourvoir ou dans d'autres circonstances particulières, sous réserve de l'approbation du directeur du comté. Les responsables du recrutement souhaitant offrir une telle prime doivent d'abord obtenir l'approbation de leur décideur, puis consulter un généraliste des ressources humaines avant de soumettre la demande au responsable du comté (annexe 3).

____________________________    
Christine Stephens    
Président Pro-Tem, Conseil des commissaires du comté    
(Approuvé par BCC - Ordre du jour de consentement - 06/25/2024)    
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

Distribution:    
Tous les départements du comté et les élus    
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

CK/jw

DATE : 25 juin 2024

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER DE RÉVISION : Tous les deux ans en juin, ou au besoin

ANNULATION : Recrutement, candidatures et embauche ; 16 mars 2021

ENCEINTE(S) :

1.  Formulaire de reconnaissance d'employé à durée limitée –LCHR-84    
2.  Vérification de l'admissibilité à l'emploi - Formulaire I-9     
3.  Renonciation à l'embauche - LCHR-68    
4.  Renonciation à l'affichage temporaire, LCHR-69  
5.  Annexe C

RÉFÉRENCES):

1. Politique et procédure des ressources humaines 331.4.25, Conformité légale    
2.  Lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO)    
3.  Loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration    
4.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681    
5.  Politique du comté de Larimer BCC P # 15A; Politiques du personnel du département du shérif    
6.  Politique en vigueur : Politique 3.2 - Traitement du personnel    
7. Politique et procédure administratives 351.4/Programme de conservation des dossiers    
8. Responsables du recrutement Formulaire de soumission de dossier d'entrevue  
9.  Postes à dotation flexible