331.2 - Recrutement, candidatures et embauche

CHAMP D'APPLICATION:  Cette politique et procédure s'applique à tous les employés du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire (référence F), à l'exception des employés du bureau du shérif du comté de Larimer conformément à la politique du comté de Larimer BCC P # 15A ( référence E).

RESPONSABILITÉ:  Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

LOCALISATEUR DE RÉVISION :

1. Référence H (ajoutée)
2. Section III
3. Section V
4. Entretien ménager mineur tout au long de la politique pour refléter les pratiques ou la terminologie actuelles

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I. POLITIQUE GÉNÉRALE : 
Les employés sont embauchés et avancés par le biais d'un concours ouvert basé sur la qualification et le potentiel de performance professionnelle de qualité et l'adéquation globale de la personne à l'emploi. Pour aider à réaliser un recrutement et un emploi non discriminatoires, le comté se conforme à toutes les lois applicables sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO) (référence B) et à sa politique EEO (référence A).
 

II. DEMANDE D'EMPLOI: 
Les candidats doivent remplir un formulaire de candidature en ligne du comté et tout autre document requis avant la date et l'heure limite indiquées sur chaque annonce de poste vacant. Les candidats peuvent inclure un curriculum vitae ou d'autres informations pertinentes avec la candidature du comté. Un candidat doit soumettre une candidature pour chaque poste pour lequel il souhaite être pris en considération. Seules les candidatures soumises via le système d'emploi en ligne du comté sont éligibles, sauf approbation contraire du directeur des ressources humaines. Les candidatures sont acceptées pour les postes vacants actuels, en plus des postes avec des listes d'admissibilité en cours.
 

III. OFFRES D'EMPLOI: 

A. Les postes vacants sont affichés sur la page Carrières du comté par le service des ressources humaines. Les postes peuvent être répertoriés comme opportunités externes ou internes. S'il est approuvé par écrit par le directeur des ressources humaines ou la personne désignée (pièce jointe 4), un poste temporaire d'une durée inférieure à six mois ne peut être ni affiché ni annoncé.

B. Les publications du comté comprendront une déclaration indiquant que le comté de Larimer est un employeur offrant l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO)
     (référence B).

C. Les offres d'emploi externes sont annoncées sur la page Carrières du comté pendant au moins huit jours.

D. Les offres d'emploi internes sont annoncées sur la page Carrières du comté pendant au moins quatre jours.

E. Tous les frais de publicité/médias sont à la charge du service ou du bureau d'embauche.

F. Les postes de personnel flexible n'ont pas besoin d'être affichés (Liste des emplois du personnel flexible)

IV. SÉLECTION DES DEMANDES D'EMPLOI : 

A. Le département des ressources humaines du comté conserve toutes les demandes d'emploi. La présélection peut être effectuée par les ressources humaines ou le service/bureau d'embauche. Toutes les candidatures doivent être présélectionnées sur la base des connaissances, des compétences et des capacités liées à l'emploi qui indiquent le plus grand potentiel de performance professionnelle de qualité. Tous les candidats doivent être présélectionnés et interviewés de la même manière avec les mêmes questions de base.

B. Les candidatures sont d'abord examinées par le service des ressources humaines sur la base des qualifications minimales. Les candidats qui ne satisfont pas aux qualifications minimales d'emploi sont éliminés. Les candidats répondant aux qualifications minimales sont ensuite présélectionnés sur la base des plus qualifiés en termes de critères liés à l'emploi.

C. Une fois la sélection terminée, le bureau du département d'embauche choisira ensuite les meilleurs candidats pour un entretien.

D. S'il n'y a pas suffisamment de candidats qualifiés, le responsable du recrutement peut choisir de réafficher le poste jusqu'à ce qu'un nombre suffisant de candidats qualifiés soit obtenu.

E. Le responsable du recrutement effectue la sélection finale pour l'embauche et informe le service des ressources humaines

F. Les gestionnaires d'embauche doivent informer tous les candidats de l'état de leur candidature dans les 15 jours suivant la date de clôture de l'affichage.

G. Embauche de personnes apparentées : Une personne apparentée par le mariage, y compris par alliance, par le sang ou par adoption, ne :

• participer à toute décision d'embauche, de fidélisation, de promotion, de discipline
• déterminer le salaire
• influencer le statut d'emploi ou la rémunération

de cette personne. Le décideur réorganisera le flux de travail, les structures hiérarchiques, etc. avec l'approbation du directeur des ressources humaines ou de sa personne désignée.

Les responsables du recrutement n'accorderont pas d'avantage concurrentiel aux personnes apparentées à un employé.

V. INTÉGRATION :

Une fois le candidat intégré, toutes les lettres d'offre, les demandes d'emploi et les nouveaux documents d'embauche sont stockés en ligne pendant la période de conservation des dossiers appropriée par les ressources humaines (référence G). Tous les documents d'entrevue et d'embauche seront envoyés au Bureau des ressources humaines pour être conservés pendant la période de conservation appropriée. Les documents envoyés aux ressources humaines doivent avoir le formulaire de soumission de dossier d'entrevue (référence H) inclus comme page de couverture.

Si un employé d'un département ou d'un bureau du comté est embauché par un autre, le département ou le bureau d'embauche assume tous les congés et tous les autres avantages applicables que l'employé transféré a accumulés. Pour les questions d'indemnisation concernant le transfert, reportez-vous à la politique d'indemnisation (Comté de Larimer Politique des ressources humaines 331.5). Les responsables du recrutement qui sélectionnent un employé actuel ou ancien du comté peuvent examiner le dossier du personnel en contactant les ressources humaines.
 

VI. RÉFORME DE L'IMMIGRATION ET CONTRÔLE DE CONFORMITÉ : 

A. Les nouveaux employés sont tenus de fournir une preuve d'admissibilité à l'emploi tel qu'établi par le Department of Homeland Security - US Citizenship and Immigration Services-USCIS (référence C) et doivent remplir les parties appropriées du formulaire I-9 (annexe 2). Le I-9 doit être rempli dans les délais requis par l'USCIS.

B. Chaque département ou bureau désignera un employé pour remplir la partie de l'employeur du formulaire I-9 (annexe 2) par voie électronique dans Onboarding. La photocopie de la documentation d'éligibilité de l'employé doit être téléchargée dans Onboarding. Tout problème pouvant exister avec la documentation de l'employé doit être résolu dans les délais requis par l'USCIS.

C. Dans le cas où un nouvel employé éprouve des difficultés à produire les documents requis dans les trois jours ouvrables, le décideur ou la personne désignée contactera immédiatement un généraliste des ressources humaines. Si l'employé ne peut pas produire les documents requis dans les délais requis, l'employé ne peut pas effectuer d'autres travaux pour le comté jusqu'à ce qu'il soit en mesure de produire les documents requis.

D. Les départements ou bureaux d'embauche ne conserveront pas les originaux ou les copies des formulaires I-9 et des pièces justificatives. Le service des ressources humaines conservera les I-9 et les photocopies des documents d'éligibilité de l'employé dans des dossiers séparés. Ces fichiers seront gardés confidentiels et utilisés uniquement dans le but de se conformer à la loi applicable.
 

VII. EMPLOYÉ À DURÉE LIMITÉE :

A. Les offres d'emploi pour un poste à durée limitée doivent inclure « Durée limitée ».

B. Les candidats interviewés pour des postes à durée limitée seront informés par le service d'embauche de la nature à durée limitée du poste. Les personnes embauchées dans un poste d'employé à durée déterminée doivent signer le formulaire de reconnaissance (annexe 1).
 

VIII. LA VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS: 

A. Les vérifications des antécédents sont adaptées aux fonctions du poste. Les responsables du recrutement consulteront le service des ressources humaines pour décider de la portée d'une vérification des antécédents.

Si les informations reçues lors d'une vérification des antécédents aboutissent à des plans pour interrompre l'examen d'un candidat ou à des plans pour prendre des mesures disciplinaires contre un employé actuel, l'équipe de recrutement consultera un généraliste des ressources humaines sur le processus approprié.

B. Les vérifications des antécédents peuvent être effectuées en interne ou par l'intermédiaire d'une agence de renseignements sur les consommateurs (fournisseur tiers). Les vérifications effectuées par une agence de renseignements sur la consommation doivent être conformes à la Fair Credit Report Act (FCRA) (référence D). Les départements ou bureaux effectuant des vérifications des antécédents en dehors d'une agence de renseignements sur les consommateurs doivent informer les ressources humaines de la vérification des antécédents et de la raison de celle-ci.

L'exploration ou l'utilisation du compte de médias sociaux d'un candidat, ou les recherches sur Internet peuvent constituer une forme de vérification des antécédents. Avant d'effectuer ce type de vérification des antécédents, les gestionnaires d'embauche doivent en discuter avec leur généraliste des ressources humaines. Les départements ou bureaux ne peuvent pas exiger d'un candidat qu'il lui accorde l'accès au(x) compte(s) de médias sociaux du candidat.

C. Vérifications des antécédents de la Consumer Reporting Agency en vertu de la Fair Credit Reporting Act (FCRA) :

1. Les candidats à l'emploi et les employés actuels doivent signer le formulaire de divulgation et d'autorisation de la FCRA pour le comté afin d'obtenir une vérification des antécédents d'une agence de renseignements sur les consommateurs.

2. Le comté est légalement tenu de répondre aux demandes de renseignements des candidats et des employés concernant une vérification des antécédents d'une agence de renseignements sur les consommateurs dans les cinq (5) jours suivant la réception de la demande.

D. Vérification de l'expérience antérieure, de la formation et des références du candidat : 

1. Avant de faire une offre d'emploi à un candidat, le gestionnaire recruteur peut vérifier l'expérience et la formation revendiquées par le candidat. Le responsable du recrutement peut également contacter les références personnelles ou professionnelles du candidat pendant cette période. Chacune de ces vérifications peut être effectuée via le système de suivi des candidats des ressources humaines ou via le fournisseur de vérification des antécédents sélectionné par les ressources humaines.

E. Informations médicales :

1. Les informations médicales ne peuvent être demandées qu'après qu'une offre d'emploi conditionnelle a été faite à un candidat ou que le candidat a exprimé un besoin d'aménagement raisonnable. Les informations recherchées doivent être pertinentes par rapport à la capacité du candidat à exécuter les fonctions essentielles de l'emploi et être conformes aux nécessités de l'entreprise. Si le candidat demande un aménagement raisonnable, le responsable du recrutement doit contacter l'administrateur de l'inclusion des ressources humaines.

2. Les informations médicales obtenues sur un candidat seront conservées séparément des autres dossiers et resteront confidentielles.

F. Dépistage des drogues :

1. À l'exception des emplois énumérés à la section (F)(3) ci-dessous, tous les candidats devront se soumettre à un dépistage des drogues après l'offre et avant l'embauche. Toutes les offres d'emploi sont subordonnées à un résultat satisfaisant des tests. L'offre conditionnelle d'emploi doit être retirée à tout candidat qui obtient un résultat non négatif ou positif conformément à la Politique des ressources humaines 331.4.25, Section III, Lieu de travail sans drogue ni alcool (référence A).

2. Les candidats qui refusent ou ne se soumettent pas aux tests à la date initialement prévue ne seront plus pris en considération pour l'emploi, sauf approbation du directeur des ressources humaines ou de la personne désignée.

3. Les emplois temporaires suivants ne sont pas soumis à un test de dépistage de drogues préalable à l'embauche :

un. Emplois Commission de péréquation (BOE)
b. Postes supérieurs en fiscalité
c. Personnes réembauchées dans les 90 jours suivant la séparation
ré. Les emplois électoraux seront examinés sur une base annuelle ou selon les besoins par le directeur des ressources humaines ou son délégué
e. Autres emplois approuvés par le directeur des ressources humaines en consultation avec le gestionnaire des risques.

4. Les postes vacants pour les emplois nécessitant un test de dépistage de drogues comprendront une déclaration dans l'offre d'emploi indiquant qu'un test de dépistage de drogues est requis.

IX. BONUS D'INSCRIPTION :

Les responsables du recrutement peuvent offrir des primes de signature aux candidats difficiles à pourvoir ou dans d'autres circonstances particulières, sous réserve de l'approbation du directeur du comté. Les responsables du recrutement souhaitant offrir une telle prime doivent d'abord obtenir l'approbation de leur décideur, puis consulter un généraliste des ressources humaines avant de soumettre la demande au responsable du comté (annexe 3).

____________________________
Jean Kefalas
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BCC - Ordre du jour de consentement - 03/16/2021)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

CK/vl

DATE : 16 mars 2021

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER DE RÉVISION : Annuellement ou au besoin

ANNULATION : Politique et procédure des ressources humaines 331.2G ; 15 décembre 2020

ENCEINTE(S) :

1.  Formulaire de reconnaissance d'employé à durée limitée – LCHR-84 (06/20)
2.  Vérification de l'admissibilité à l'emploi - Formulaire I-9 (08 / 23)
3.  Formulaire de bonus ou de récompense non monétaire -LCHR-9 (02/24)
4.  Renonciation à l'affichage temporaire, LCHR-69

RÉFÉRENCES):

A. Politique et procédure des ressources humaines 331.4.25, Conformité légale
B.  Lois sur l'égalité des chances en matière d'emploi (EEO)
C.  Loi de 1986 sur la réforme et le contrôle de l'immigration
D.  Fair Credit Reporting Act (FCRA), 15 USC § 1681
E.  Politique du comté de Larimer BCC P # 15A; Politiques du personnel du département du shérif
F.  Politique en vigueur : Politique 3.2 - Traitement du personnel
G. Politique et procédure administratives 351.4/Programme de conservation des dossiers
H. Gestionnaires d'embauche Formulaire de soumission de dossier d'entrevue