Orientation du superviseur

Les superviseurs ont beaucoup d'options pour des horaires flexibles pour le personnel. Premièrement, les superviseurs peuvent autoriser des horaires alternatifs, comme permettre aux employés de travailler quatre journées de dix heures, au lieu des cinq journées traditionnelles de huit heures. Veuillez parler avec votre Généraliste RH pour plus de détails sur la façon de mettre en œuvre ces calendriers de manière appropriée.

Les superviseurs peuvent également permettre aux employés de moduler leur temps d'une manière qui accomplit le travail de l'employé, mais permet également à l'employé de faire face à ses obligations familiales ou personnelles. Un superviseur peut définir des « heures de base » pendant lesquelles ses employés sont censés travailler activement, mais peut moduler leur temps en dehors de cela. Par exemple, un superviseur définit 10h3-6h30 comme heures de base. Tous les membres du personnel sont alors tenus d'être présents pendant ces heures. Ensuite, l'employé A peut travailler de 3h8 à 30h avec une demi-heure pour le déjeuner. L'employé B peut travailler de 5h10 à 6h30 avec une demi-heure pour le déjeuner. L'employé C peut travailler de XNUMXh à XNUMXhXNUMX avec une demi-heure pour le déjeuner.

Un superviseur pourrait également autoriser les employés à travailler un nombre d'heures différent à des jours différents et les signaler en conséquence sur leur feuille de temps selon la politique du comté. Ainsi, par exemple, un employé pourrait travailler de 6h à 4h30 les lundis, mercredis et vendredis et de 8h à 1h30 les mardis et jeudis.

Lequel de ces horaires est le meilleur dans une circonstance donnée dépend des besoins du service, du travail de l'employé et des besoins de l'employé. Chaque superviseur doit évaluer ses besoins commerciaux en matière de couverture, d'accessibilité aux clients et d'impact sur les autres membres du personnel en accordant un horaire alternatif.

Si un grand nombre d'employés d'un service ou d'un groupe de travail souhaitent ou ont besoin d'horaires alternatifs, le superviseur ou le décideur doit obtenir des informations sur chaque demande, dialoguer avec les employés et déterminer ce qui convient le mieux aux besoins commerciaux du service. La communication avec le personnel sera essentielle.

Responsabilité des employés   

Les employés doivent d'abord discuter d'un horaire alternatif/flexible avec leur superviseur et/ou le décideur, et recevoir leur approbation. Si les employés demandent un horaire flexible pour des obligations familiales ou personnelles, les employés doivent être clairs sur ces obligations. Lorsqu'un horaire flexible a été convenu entre l'employé et son superviseur et/ou le décideur, un employé doit communiquer son nouvel horaire aux membres de son équipe en mettant à jour son calendrier Google avec ses heures de travail et ses jours de travail à distance (si nécessaire) clairement noté sur leur calendrier, ou d'une autre manière déterminée par leur superviseur. 

Le comté dispose de ressources et de formations utiles pour les superviseurs qui gèrent des employés distants. Pour les ressources de formation, consultez la section formation de ce programme. Le système de gestion de l'apprentissage propose des vidéos sur ce sujet de LinkedIn Learning. Il existe également des outils technologiques qui peuvent aider à la communication. Les superviseurs peuvent utiliser la fonction de chat de Zoom pour avoir une conversation aller-retour avec un employé distant. Les départements et les bureaux peuvent avoir d'autres outils à la disposition de leur groupe de travail qui pourraient être utilisés et sont encouragés à travailler avec le personnel informatique du comté pour explorer les options appropriées.  

Lorsqu'ils ont des réunions avec plusieurs personnes, les superviseurs peuvent organiser des réunions vidéo à l'aide de Zoom. Cela permet aux membres de l'équipe de se voir, c'est donc plus comme avoir tout le monde dans une même pièce pour une réunion. Cela peut aider les employés distants à se sentir inclus, en particulier lorsque les services encouragent l'utilisation de caméras pour les réunions.

L'utilisation d'outils tels que Trello ou Jira pour suivre les projets et les objectifs des employés peut être utile. L'employé et le superviseur peuvent tous les deux regarder le tableau en même temps et discuter du travail en cours. Ils peuvent également placer des éléments dans des listes de tâches, les supprimer ou passer à une zone "terminé". Les équipes peuvent également l'utiliser pour suivre les éléments dont chaque membre de l'équipe est responsable.  

La collaboration via Google Docs et Sheets peut également être utile pour les superviseurs et les employés, ou pour les équipes. Ceux-ci permettent à plusieurs personnes de consulter le même document en même temps et de visualiser les modifications et les mises à jour en temps réel. Les employés peuvent également savoir qui fait quelles suggestions. 

Une communication claire et continue avec les travailleurs à distance est cruciale. Il est important d'avoir des contacts réguliers avec ces membres du personnel afin qu'ils ne se sentent pas isolés ou laissés pour compte. S'il y a des problèmes de performance, il est important que les superviseurs les traitent rapidement et directement. Si les préoccupations ne sont pas traitées immédiatement, elles peuvent rapidement devenir des problèmes plus importants. Il n'est pas non plus juste pour les employés de ne pas savoir qu'il peut y avoir des problèmes avec leur performance.

Les superviseurs qui ont besoin d'aide pour gérer les télétravailleurs peuvent contacter leur Généraliste RH pour obtenir de l'aide à tout moment.