Équipements et outils virtuels

Le comté de Larimer fournira aux employés agréés pour le travail à distance, obligatoire et volontaire, un ordinateur portable, une station d'accueil, un moniteur, un clavier et une souris. Si les appareils standard ne répondent pas aux besoins du télétravailleur, il lui incombe d'acheter d'autres appareils.

Les employés peuvent utiliser le réseau privé virtuel (VPN) pour accéder aux ressources sur le réseau du comté, uniquement sur un ordinateur émis par le comté. Le comté fournit l'ordinateur portable pour s'assurer que les normes de sécurité et de technologie du comté sont respectées. 

Les employés peuvent utiliser leur ordinateur personnel pour accéder aux ressources du réseau du comté en utilisant l'infrastructure de bureau virtuel (VDI). Un ordinateur personnel avec accès à Internet peut également être utilisé pour accéder directement aux services en nuage du comté. Ces services incluent la suite de produits Google ou d'autres applications Software as a Service accessibles via le portail d'authentification OKTA.

Les employés, qu'ils soient volontaires ou obligatoires pour le travail à distance, seront responsables de l'achat de leur propre : imprimante (le service informatique recommande les imprimantes laser recto verso prenant en charge le format de papier légal pour les impressions importantes - HP, Lexmark, Brother, Canon), webcams, casques et document de bureau recto verso scanners (appareils prenant en charge TWAIN, Kofax ou ISIS). 

Le mobilier de bureau à distance est unique à l'employé. La maison de chaque employé, les exigences en matière de mobilier (espace et design) et l'ergonomie rendront l'achat de ces articles unique. Si les employés ont des questions sur le mobilier ergonomique, veuillez contacter le Coordonnateur de la sécurité de la gestion des risques.

Les employés seront responsables d'acheter leur propre bureau, chaise (Guide d'achat de chaise), supports de moniteur, repose-pieds et tout autre équipement nécessaire au travail à distance.  

Les installations ont fourni quelques recommandations pour le travail à distance Options de meubles. Les employés peuvent rechercher ces articles et acheter indépendamment.

Les employés peuvent être admissibles au Allocation de connectivité ou peut travailler avec son département pour déterminer si un appareil émis par le comté est plus approprié. Les employés peuvent consulter la politique de connectivité sans fil pour plus d'informations. L'allocation de connectivité, anciennement connue sous le nom d'allocation pour appareil sans fil, offre aux employés éligibles une allocation pour appareil sans fil et une allocation Internet. Les employés tenus d'utiliser un appareil sans fil du comté pour leurs responsabilités professionnelles, ou les employés identifiés comme travailleurs à distance obligatoires peuvent être éligibles à une allocation.

Les deux catégories d'employés travaillant à distance, volontaires et obligatoires, quelle que soit l'allocation, et si l'employé n'a pas d'appareil délivré par le comté, sont responsables de l'achat de leur propre téléphone à domicile ou cellulaire (y compris le service) et du service Internet (y compris tout équipements pour le service et l'utilisation d'Internet tels que les modems, les routeurs sans fil ou les prolongateurs de portée sans fil et/ou les équipements de réseau maillé).

Un superviseur peut autoriser un employé à utiliser des fournitures de bureau consommables du comté à la maison. Exemples d'articles consommables : stylos/crayons, blocs-notes, notes autocollantes, trombones/trombones, classeurs, chemises et papier. L'employé travaillant à distance doit tenir son superviseur informé lorsqu'il prend des fournitures du bureau pour les utiliser pendant le travail à distance.

Les employés seront responsables de l'achat de leur propre encre d'imprimante, à moins qu'il existe des situations uniques où un employé doit imprimer pour accomplir son travail. L'employé doit travailler avec son superviseur concernant les besoins de travail à distance pour l'impression.

Le comté reconnaît que le travail à distance nécessite des technologies, des équipements et des meubles supplémentaires. Nous espérons alléger le fardeau des employés en télétravail obligatoire, les employés tenus de travailler à distance pour une partie ou la totalité de leurs heures prévues.

Les employés travaillant à distance obligatoirement sont éligibles à une allocation initiale de 1,200 500 $ lors de l'approbation du travail à distance, et chaque année après une allocation de XNUMX $. Le but de l'allocation est de fournir aux employés du travail à distance obligatoire une aide financière pour acheter la technologie, l'équipement et le mobilier qui répondent à leurs besoins de travail à distance.

Le montant de l'allocation sera payé par le biais de la paie avec les retenues d'impôt appropriées. Le comté n'exigera pas de reçus ou de documents pour l'utilisation de l'allocation.

Le Comté met à la disposition de tous les salariés des outils standards de réunion et de communication, ainsi que des outils de signature électronique :

• Gmail
• Zoom
• Applications de numérisation de documents pour téléphones mobiles (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Les employés peuvent également utiliser d'autres outils de vidéoconférence basés sur les fournisseurs avec lesquels l'employé travaille, tels que WebEx, GoToMeeting et Microsoft Teams, bien qu'il soit approprié d'utiliser ces outils, le support n'est pas fourni pour ces outils.

Le système téléphonique actuel du comté, Zoom, permet l'utilisation du système téléphonique à distance. Les employés peuvent transférer leur extension de comté vers un téléphone mobile (ou personnel), permettant à tous les appels d'être redirigés directement vers les employés. Pour plus d'informations sur l'utilisation du téléphone portable pour les entreprises du comté, consultez le Politique de communication sans fil.

Les départements ou bureaux du comté ont différents systèmes nécessitant un accès. L'accès aux systèmes uniques devra être examiné avec votre superviseur et votre service informatique pour garantir un accès approprié lorsque vous travaillez à distance. Dans le cadre de leur candidature, les employés seront invités à identifier tous les systèmes uniques qu'ils utilisent régulièrement à des fins professionnelles afin de garantir un accès sécurisé.

Informations sur la signature électronique

Le comté prend en charge les signatures électroniques pour les documents, les employés peuvent se référer à la politique/procédure de signature électronique pour comprendre quels documents peuvent avoir une signature électronique et comment les signatures électroniques peuvent être utilisées.

La Politique d'autorité de signature établit des niveaux d'approbation de signature pour les départements du comté et fournit des références pour la formation croisée et la formation du nouveau personnel : (sera bientôt mis à jour à nouveau - 100.2P)

Le comté dispose d'un compte Enterprise DocuSign disponible pour les utilisateurs qui ont besoin de créer régulièrement des documents nécessitant la signature officielle de deux parties, tels que des contrats, des accords et des déclarations de travail. L'accès à DocuSign est disponible via le Service Desk dans le cadre de notre catalogue de logiciels optionnels ou via le Portail de services JSM et nécessite l'approbation du ministère en raison des frais d'utilisation. Des modèles standard sont disponibles dans DocuSign pour les flux de travail courants tels que les approbations du conseil ou du directeur du comté avec des tampons pour le tampon du procureur du comté.  

DocuSign doit être utilisé pour les contrats soumis au directeur du comté ou au conseil des commissaires du comté pour approbation et recommandé pour tout contrat ou accord avec des parties externes. Pour une approbation électronique interne ou de simples signatures électroniques PDF, vous pouvez également tirer parti d'Adobe Pro. Pour les formulaires internes, il est plus rentable de les convertir en LogiForms. Les départements peuvent travailler avec le service informatique pour créer des LogiForms pour les formulaires internes et les workflows afin de suivre les approbations des employés authentifiés.