Conservation des enregistrements
Le but de la conservation des dossiers du comté est de fournir aux agences du comté la durée minimale pendant laquelle les dossiers du gouvernement du comté doivent être conservés par les agents du comté avant que les dossiers puissent être légalement éliminés. Le calendrier de conservation établit une procédure systématique et normalisée pour la conservation et l'élimination des dossiers afin que :
- Les dossiers sont conservés aussi longtemps que nécessaire pour les usages juridiques, fiscaux, administratifs et autres du comté.
- Les enregistrements sont conservés aussi longtemps que l'exigent les réglementations locales, nationales et fédérales.
- Les documents de valeur durable sont conservés en permanence à des fins de recherche historique et autres.
- Les dossiers devenus inutiles sont détruits.
Le programme réalise les économies suivantes conformément aux lois applicables :
- L'espace de bureau, l'équipement de classement et l'espace de stockage réseau sont mieux utilisés en supprimant les enregistrements qui ne sont plus nécessaires au fonctionnement quotidien.
- Les besoins en espace de stockage sont minimisés par la destruction rapide des documents n'ayant plus de valeur de conservation.
- Les économies de coûts résultent de la réduction des achats d'équipements et de fournitures de classement et de stockage supplémentaires.
- Les coûts de personnel pour le classement et la récupération des dossiers sont minimisés.
Toute question concernant le manuel du calendrier de conservation ou son contenu doit être adressée à :
Informatique du comté de Larimer
Administration des affaires
Service des archives
Coordonnateur des systèmes de dossiers
LIENS, DOCUMENTS, FORMULAIRES
| TITRE ET DESCRIPTION DE LA SÉRIE D'ENREGISTREMENTS | PÉRIODE DE RÉTENTION MINIMALE |
|---|---|
| 1. SAISIES SUR SALAIRE Le dossier peut inclure une ordonnance du tribunal ou d'autres instruments restreignant le salaire d'un employé. |
3 ANS + EN COURS |
| 2. ASSURANCE/DÉCLARATION DE RÉMUNÉRATION DIFFÉRÉE/FACTURATION | 3 ANS + EN COURS |
| 3. DEMANDES DE CONGÉ | 1 AN + EN COURS |
| 4. DOSSIERS DE SOLLICITATION DE LA SALAIRE Les fichiers peuvent inclure : un rapprochement mensuel, trimestriel et de fin d'année, des formulaires de modification de la paie (chèques de paie annulés, pièces justificatives de chèque de paie manuelles, ajustements au fichier principal de l'employé), une feuille de travail d'équilibrage individuelle, des demandes d'avance sur la paie, un formulaire de modification standard de l'employé. |
6 AN + EN COURS |
| 5. AUTORISATIONS DE RETENUE SUR SALAIRE Formulaire d'employé qui autorise et approuve les retenues salariales spécifiques pour des problèmes de santé et autres. |
JUSQU'À LA MISE À JOUR |
| 6. REGISTRE DE SALAIRE | PERMANENT |
| 7. PROCÉDURES DE DÉCLARATION DE SALAIRE | JUSQU'À LA MISE À JOUR |
| 8. RAPPORTS DE SALAIRE Les rapports peuvent inclure : registre des chèques, dépôt automatique, liste de l'année à ce jour, mise à jour 190, QTD, gains YTD, déductions et heures, vérification de l'emploi, documents de dotation, statut complet de l'employé, pré-paie, mise à jour du fichier de table des systèmes, année -fin W-2 et liste de bandes, 941, maintenance du fichier de fin QTR, nombre d'employés actuels, liste des employés licenciés QTD, assurance-chômage QTD, chômage, indemnisation des accidents du travail, retraite, calcul de la paie finale, maintenance du fichier de modification en masse, maintenance annuelle du fichier , comptabilité des heures, registre des déductions, audit des employés, vérification de l'emploi, statut, 125/dépenses flexibles, assurance, dépôt direct, rémunération différée, coopérative de crédit, déductions diverses, assurance ajustée manuellement et registre des déductions diverses. |
3 ANS + EN COURS |
| 9. RÉSUMÉ DE LA PAIE L'enregistrement peut inclure : le nom de l'employé, le code comptable du département, le salaire brut, les gains nets et le paiement à ce jour. |
JUSQU'À LA MISE À JOUR À CONDITION DE LE REGISTRE DE SALAIRE EST MAINTENU EN PERMANENCE |
| 10. RÉCONCILIATIONS TRIMESTRIELLES ET DE FIN D'ANNÉE | 3 ANS + EN COURS |
| 11. FEUILLES DE TEMPS (EMPLOYÉ) | 2 ANS + EN COURS |
| 12. FORMULAIRES W-2 | 4 ANS + EN COURS |
| 13. FORMULAIRES W-4 | JUSQU'À RÉVISION + 4 ANS |
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