Quand les réunions et les discussions doivent-elles être conformes aux lois sur les réunions publiques ?
Ce guide est conçu pour aider les conseils, commissions, conseils, comités et groupes de travail du comté de Larimer à déterminer quand leurs discussions déclenchent des exigences de réunion publique. Par souci de simplicité, le terme « Conseil » désigne collectivement tous les types de conseils, commissions, conseils, comités et groupes de travail.
1. Chaque fois qu’un quorum du Conseil se réunit pour discuter d’affaires publiques ou pour prendre des mesures, les exigences relatives aux réunions publiques s’appliquent.
• Ces exigences comprennent la notification préalable au public de la date et du lieu de la réunion, des sujets qui y seront abordés et, dans certains cas, la rédaction d'un procès-verbal de la réunion. Le public doit également avoir la possibilité d'observer la réunion.
• Remarque importante : Les exigences relatives aux réunions ouvertes s’appliquent à toutes les formes de communication sur les affaires publiques, qu’il s’agisse de réunions en personne ou virtuelles, d’échanges de SMS et de courriels, d’appels téléphoniques et d’autres moyens de communication.
2. Parfois, lorsque le quorum est inférieur à celui requis pour qu'un conseil se réunisse pour discuter d'affaires publiques, comme un sous-comité ou un groupe de travail, les exigences relatives aux réunions publiques s'appliquent.
• Les exigences de réunion publique s'appliquent chaque fois qu'un quorum ou trois membres d'un conseil d'administration, selon le nombre le moins élevé, se réunissent pour discuter des affaires publiques. Cela signifie que les conseils d'administration de taille moyenne et de grande taille déclenchent des exigences de réunion publique même lorsque moins d'un quorum communique sur les affaires publiques.
• Exemple : Si un conseil d'administration composé de 10 membres avec un quorum de 6 forme un groupe de travail avec 3 membres, lorsque ces 3 membres se réuniront pour discuter de questions liées aux activités du conseil, ils déclencheront les exigences de réunion publique.
• Exemple : Si un conseil d’administration composé de 10 membres avec un quorum de 6 forme un groupe de travail avec 2 membres, les exigences relatives aux réunions publiques ne s’appliquent pas, car les 2 membres ne constituent pas un quorum et sont inférieurs au seuil de 3 membres pour les exigences relatives aux réunions publiques.
3. Qu’est-ce qui constitue une discussion sur les « affaires publiques » ?
• Ce terme n'est pas défini dans la loi de l'État, mais discuter des « affaires publiques » signifie parler des affaires du conseil. Par exemple, lorsque le conseil de la foire discute d'idées, de projets, de règles, de financement, de plans, de réglementations ou d'autres questions liées à la foire du comté, il discute des « affaires publiques ».
• Autrement dit, lorsque la substance ou l’essence d’une discussion concerne l’objectif public ou le travail du Conseil, la discussion est une « affaire publique ». En revanche, les réunions fortuites et les rassemblements sociaux où les affaires du Conseil ne sont pas le sujet principal de la discussion ne sont pas des discussions d’« affaires publiques ».
*Ce guide ne détaille pas les exigences spécifiques des lois sur les réunions publiques. Le personnel de liaison de chaque conseil est chargé de s'assurer que les exigences sont respectées.
