331.10 Communication interne

OBJECTIF: Le but de cette politique est d'identifier le rôle et la fonction des communications internes dans le comté de Larimer, tout en améliorant et en rationalisant les communications internes pour renforcer les principes directeurs et les priorités stratégiques du comté de Larimer (référence C). Il s'agit de s'assurer que les informations diffusées aux salariés sont pertinentes, faciles d'accès, exactes et appropriées tant en contenu qu'en quantité. Les utilisateurs des canaux de communication du comté de Larimer doivent les utiliser aux fins du comté et se conformer à cette politique.

CHAMP D'APPLICATION: Cette politique et cette procédure s'appliquent à tous les employés du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire.

RESPONSABILITÉ:  Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

EXIGENCES PARTICULIÈRES:  Aucun

SECTION RÉVISION (Modifications importantes par rapport à la politique précédente) :
NOUVELLE POLITIQUE ET PROCÉDURE

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I. POLITIQUE GÉNÉRALE
Le comté de Larimer s'attend à ce que les employés utilisent les outils de communication associés (référence B) aux fins du comté et conformément à cette politique et à d'autres politiques et procédures pertinentes.

A. Décideurs. Les décideurs du comté de Larimer sont chargés de s'assurer que tous les employés reçoivent les informations et les communications dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail.

B. Employés. Les employés sont censés lire les communications internes, y compris les courriels à l'échelle du comté et les bulletins d'information des employés.

II. NIVEAUX DE COMMUNICATION IDENTIFIÉS
Afin de créer une priorité de communication et d'atténuer la surcharge de communication pour les employés, il y aura trois niveaux de communication, comme décrit ci-dessous.

A. Priorité : La communication prioritaire est destinée à tous les employés du comté de Larimer. Le contenu des messages prioritaires comprend les informations nécessaires pour que les employés terminent leur travail, ainsi que l'utilisation de programmes pour améliorer leur emploi et leurs avantages sociaux avec le comté de Larimer (référence A). La communication prioritaire peut inclure, mais sans s'y limiter, les e-mails à l'échelle du comté, les informations privilégiées, les messages du directeur du comté, les modifications de processus, les annonces de programme, les alertes système ou d'urgence, les sondages auprès des employés et toute information jugée « prioritaire » par la direction du comté.

B. Secondaire : la communication secondaire servira l'un des deux objectifs. Le premier peut affecter tous les employés mais n'exige pas d'immédiateté dans la lecture ou la réponse ; et deuxièmement, affecte un groupe démographique d'employés ciblé, tel que le lieu de travail, le service, le sexe ou l'âge, ou les rôles au sein du comté. La communication secondaire peut inclure, mais sans s'y limiter, des rappels d'avantages, des alertes de bâtiment, une formation spécifique au service, des e-mails ciblés, la reconnaissance des employés et des annonces sur le babillard.

C. Général : La communication générale n'est pas liée à l'emploi dans le comté de Larimer, mais contient du contenu pertinent pour l'organisation et est généralement partagée avec le public également. La communication générale peut inclure, mais sans s'y limiter, les annonces de programmes, les invitations à des événements, les informations publiques, les fermetures de bâtiments, les commentaires de la communauté et les collectes de fonds du programme.

III. COURRIELS À L'ÉCHELLE DU COMTÉ

A. Méthodes de courrier électronique. Les e-mails à l'échelle du comté sont envoyés par l'une des deux méthodes.

1. Gmail - Les e-mails à l'échelle du comté envoyés via Gmail doivent contenir [CW] au début de la ligne d'objet, avec le nom de l'expéditeur dans le champ À : et l'ensemble du comté dans le champ Cci :. Aucune analyse n'est associée à Gmail.

2. MailChimp - Les e-mails à l'échelle du comté envoyés via MailChimp doivent contenir [CW] au début de la ligne d'objet. Des analyses telles que les taux d'ouverture et de clic sont disponibles via MailChimp.

un. Taux d'ouverture - Le pourcentage d'e-mails ouverts par les employés.

b. Taux de clics - Le pourcentage d'employés qui ont cliqué sur les liens externes répertoriés dans l'e-mail.

B.Qualifications. Les e-mails à l'échelle du comté relèvent du niveau de communication prioritaire et le contenu doit correspondre à l'une des catégories suivantes pour être partagé via ce canal de communication.

1. Annonce d'un nouveau service, d'une nouvelle ressource ou d'un changement de procédure, et touchant plus de 70 % de la population d'employés.

2. Demander des commentaires, une réponse ou une action à plus de 70 % de la population d'employés, par le biais d'un sondage, d'un formulaire ou d'une autre action.

3. Notifications d'urgence concernant les fermetures de bâtiments, les intempéries ou les problèmes de sécurité.

4. Problèmes de système ou de logiciel affectant plus de 70 % de la population d'employés.

C. Responsabilité

1. E-mails à l'échelle du comté : les e-mails à l'échelle du comté seront examinés et approuvés par le spécialiste des communications et des médias des ressources humaines pour l'approbation du contenu et du public et la planification des e-mails à l'échelle du comté.

un. E-mail internalcomms@larimer.org et inclure le contenu de l'e-mail, l'audience et les dates demandées pour l'e-mail à l'échelle du comté. Le contact peut également être initié à l'aide du formulaire de demande par e-mail CW (voir pièce jointe 1).

2. Problèmes de système ou de logiciel : les e-mails à l'échelle du comté concernant des problèmes de système ou de logiciel seront traités par le service approprié propriétaire du système ou du logiciel, et ne nécessitent aucune approbation du spécialiste des communications et des médias des ressources humaines. 

3. Notifications d'urgence : selon la nature de l'urgence, les notifications d'urgence peuvent être gérées par le directeur du comté, le personnel des installations ou le personnel informatique, et ne nécessitent aucune approbation du spécialiste des communications et des médias des ressources humaines.

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Jean Kefalas
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BOCC - Consentement Agenda - 08/10/2021)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

JG/vl

DATE : 10 août 2021

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER DES RÉVISIONS : Tous les cinq ans en juillet, ou au besoin

ANNULATION : Aucune

ENCEINTE:

1. Formulaire de demande par e-mail à l'échelle du comté

RÉFÉRENCE:

1. Programme de communication interne
2. Outils de communication actuels
3. Manuel des politiques de gouvernance 4.0 ; Objectifs du conseil et buts stratégiques