Conseils, commissions, conseils, comités et groupes de travail du comté de Larimer

POLITIQUES ET PROCÉDURES DU COMTÉ DE LARIMER

POLITIQUE ET PROCÉDURE ADMINISTRATIVE 100.1K

OBJET : CONSEILS, COMMISSIONS, CONSEILS, COMITÉS ET GROUPES DE TRAVAIL DU COMTÉ DE LARIMER

DATE : 1er février 2024

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée
CALENDRIER DE RÉVISION : Tous les six ans en janvier, ou au besoin

ANNULATION : Politique et procédure administratives l00.1J ; 31 janvier 2022

RÉFÉRENCES:

OBJECTIF: Établir un processus de politique et de procédure uniforme pour les conseils, commissions, conseils, comités et groupes de travail du comté de Larimer (référence A) ; et fournir une référence pour la formation croisée et la formation du nouveau personnel.

CHAMP D'APPLICATION: Cette politique et cette procédure s'appliquent à tous les conseils d'administration, commissions, conseils, comités et groupes de travail bénévoles membres de la communauté du comté ainsi qu'au personnel approprié qui soutient les fonctions de ces entités (référence B). Cette politique et cette procédure ne s'appliquent pas aux comités internes du personnel, aux groupes de travail ou aux groupes de travail ad hoc, ni au Conseil des retraites du comté.

RESPONSABILITÉ: Le personnel administratif des commissaires, le directeur du comté et le directeur adjoint du comté seront responsables de la mise en œuvre de cette politique et de cette procédure.

EXIGENCES PARTICULIÈRES: (Aux fins de cette politique et procédure, le terme « Conseil » fera référence à tout conseil, commission, conseil, comité, groupe de travail ou tout autre groupe bénévole de membres de la communauté au service du comté de Larimer.)

Le Bureau des commissaires publiera les postes vacants au conseil d'administration afin de recruter un bassin diversifié de candidats qualifiés (Section III, A : Recrutement).
Pour la plupart des conseils de comté, le Conseil des commissaires de comté procédera aux nominations avant le début du mandat commençant le 1er juillet. Les nominations au Conseil consultatif agricole, aux conseils de santé comportementale, au Conseil équitable et au Conseil politique des déchets solides seront faites avant le début du mandat, le 1er décembre. Les nominations au comité consultatif de planification de Red Feather Lakes, au conseil de rodéo et au fonds de prêt renouvelable Weld/Larimer seront faites avant le début du mandat commençant le 1er janvier (Section II, B : Conditions). Si une nomination n'est pas faite avant le début d'un mandat, le Conseil des commissaires de comté procédera à une nomination dès que possible.
Le Conseil des commissaires de comté procédera à un examen périodique des conseils.
Le Conseil des commissaires de comté apprécie les contributions des membres du conseil et peut organiser un événement de reconnaissance annuel (Section XIII).

SECTION DE RÉVISION (Changements importants par rapport à la politique antérieure):

Plusieurs changements grammaticaux et clarifications mineures de la formulation tout au long
Références (mises à jour)
Section IE
Section II.A.3 (ajoutée)
Section II.G
Section II.H
Section III.E
Section IV.C
Section VII.A
Article IX.F
Section XIII
Section XVI
Section XV
Section XVII
Section XVIII.E
Code de conduite des conseils et commissions du comté de Larimer (ajouté en tant qu'addendum)

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

REMARQUE : Dans les cas où les réglementations et lois fédérales ou étatiques diffèrent à partir de cette politique/procédure, les lois et réglementations fédérales et étatiques seront prises en charge.

DÉFINITIONS:
1. TYPES DE CONSEILS : Les conseils de comté ont des rôles, des responsabilités et des pouvoirs différents. Il est important que le personnel et les membres du conseil d’administration comprennent parfaitement le rôle, la responsabilité et l’autorité de leur conseil tels que définis ci-dessous (référence B) :
  1. Conseil consultatif : Un conseil consultatif sert de forum permanent de bénévoles qui conseillent et assistent le Conseil des commissaires du comté et/ou un département du comté demandeur, en leur fournissant des conseils techniques et non techniques sur les questions. Les conseils consultatifs ne sont pas autorisés à prendre des décisions au nom du comté. Le Conseil des commissaires de comté tiendra compte de la contribution des conseils consultatifs, ainsi que d'autres membres de la communauté, lors de la prise de décisions et pourra ou non prendre des mesures conformes aux conseils du conseil. Les conseils consultatifs ne peuvent pas parler au nom du comté ni prendre des positions indépendantes sur des questions avec le public ou la presse. Leur objectif est uniquement de conseiller le Board of County Commissioners ou le service demandeur.
    1. Conseil consultatif consultatif constituant : Ce type de conseil consultatif est utilisé pour solliciter l'avis de la communauté sur une question ou un programme du comté. La composition de ces conseils consultatifs doit être diversifiée et représenter la diversité démographique et géographique de la communauté.
    2. Contenu Conseil consultatif consultatif : Ce type de conseil consultatif donne des conseils substantiels au Conseil des commissaires du comté ou au département du comté pour faciliter les processus de prise de décision. Des intérêts et des opinions variés sont encouragés, et le conseil peut être invité à élaborer des propositions et des produits spécifiques à soumettre au conseil des commissaires du comté ou au département du comté. Les membres sélectionnés pour siéger à ces conseils consultatifs apportent une grande variété de contributions et d’expertise spécialisée. Ces conseils consultatifs devraient être, dans la mesure du possible, représentatifs démographiquement de la communauté.
    3. Groupe de travail: Ce type de conseil consultatif peut refléter à la fois le type de conseil consultatif et de contenu et est en outre chargé de la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme. Un exemple de conseil de travail est le Larimer County Fair Board, qui conseille le Conseil des commissaires du comté sur les questions politiques associées à la foire du comté, mais est également responsable de l'organisation, de la gestion et de la mise en œuvre de la foire du comté.
  2. Conseil quasi judiciaire : certains conseils sont définis dans la loi de l'État et ont certaines responsabilités et pouvoirs statutaires, tels que désignés par la loi. Ces commissions ont souvent le pouvoir de tenir des audiences formelles, d'accepter des témoignages et de rendre des décisions. Ces décisions peuvent ou non être soumises à l'examen du Conseil des commissaires de comté. Les membres de ces commissions doivent être conscients de la nécessité de protéger la nature quasi judiciaire impartiale de la commission et de ses audiences formelles. Les activités de ces conseils sont limitées à l'autorité accordée par la loi ou spécifiquement par le Conseil des commissaires de comté.
  3. Conseil décisionnel : les conseils décisionnels ont le pouvoir, soit par la loi, soit par le Conseil des commissaires de comté, de prendre des décisions telles que, sans toutefois s'y limiter, l'approbation des demandes et des candidatures, l'allocation de ressources, l'embauche ou le licenciement d'employés ou l'adoption de règlements. L'autorité spécifique de chaque conseil décisionnel est définie dans la loi de l'État ou dans les règlements du conseil tels qu'approuvés par le Conseil des commissaires de comté.
  4. Groupe de travail : les groupes de travail sont des groupes ad hoc spéciaux créés par le Conseil des commissaires de comté pour un projet ou une tâche spécifique. Les groupes de travail ont une durée limitée et ne sont pas permanents. Les responsabilités du groupe de travail seront désignées par résolution du Conseil des commissaires de comté au moment où le Conseil autorise la formation du groupe de travail. Le Conseil des commissaires du comté tiendra compte de la contribution des groupes de travail, ainsi que des autres membres de la communauté, lors de la prise de décisions et pourra ou non prendre des mesures conformes aux conseils des membres du groupe de travail. Les groupes de travail ne peuvent pas parler au nom du comté et sont créés pour conseiller le conseil des commissaires du comté et ne doivent pas prendre de position indépendante sur les questions avec le public ou les médias publics.
2. COMMISSAIRE DE LIAISON : Le(s) commissaire(s) de comté affectés au conseil (référence B).
3. LIAISON DU PERSONNEL : Un poste de personnel du comté responsable de la coordination et de la communication avec les membres du conseil d'administration et le(s) commissaire(s) de liaison, ainsi que du soutien quotidien du conseil.
4. FONCTIONNAIRE RESPONSABLE : Chaque conseil doit avoir un représentant du comté responsable affecté au conseil (référence B). Le fonctionnaire responsable sera responsable du budget du conseil et des activités globales du conseil. Le fonctionnaire responsable peut être un représentant élu ou un directeur de secteur de service nommé, ou un chef de département ou de division. Dans le cas où le conseil conseille plusieurs départements du comté, une personne fera office de fonctionnaire responsable.
5. CONTACT ADMINISTRATIF : Un poste d'employé du comté chargé d'aider l'agent de liaison du personnel à coordonner le soutien quotidien du conseil.
TERMES:
Les limitations suivantes s’appliquent à l’adhésion à un conseil ou à une commission :
1. Sauf disposition contraire d'une réglementation fédérale ou d'une loi de l'État, aucun membre du conseil d'administration ne peut siéger à un conseil pendant plus de deux mandats consécutifs ou six années consécutives, selon la période la plus longue, à moins d'être examiné et approuvé par le Conseil des commissaires de comté. Une telle demande d'exception du Conseil des commissaires de comté sera fondée sur des circonstances extraordinaires, notamment : des recrutements répétés n'ont pas donné lieu à de nouveaux candidats qualifiés ; le renouvellement du mandat est nécessaire pour atteindre le quorum nécessaire à la conduite des affaires ; le candidat apporte des compétences, une expérience ou un parcours spécifiques ; le candidat représente un groupe sous-représenté et aucun autre candidat ne répond à ce besoin. De plus, les exceptions suivantes s'appliquent :
  1. Membres siégeant « d'office » et tout poste du personnel du Conseil d'examen des inondations, du Conseil consultatif des services correctionnels communautaires, du Conseil des retraites, du Conseil d'appel, du Conseil de la santé, du Conseil du rodéo et des membres du Conseil des foires qui, à la fin de leur premier mandat , peut demander à être reconduit pour un deuxième et un troisième mandat complet de trois ans.
  2. Dans le cas où une personne remplit le mandat non expiré d'un membre du conseil d'administration, ce mandat non expiré ne sera pas compté comme un mandat complet, sauf dans le cas du Fair Board, où l'achèvement d'un mandat partiel sera considéré comme le premier mandat complet. mandat du nouveau membre du Fair Board.
  3. Les jeunes membres âgés de 18 ans ou plus peuvent être nommés membres votants de n'importe quel conseil, à la discrétion du commissaire, pour un mandat pouvant aller jusqu'à un an. Les mandats peuvent être renouvelés à la discrétion du conseil d'administration.
2. La plupart des conseils de comté ont des mandats échelonnés de 3 ans commençant le 1er juillet et se terminant le 30 juin, avec les exceptions suivantes : le Conseil consultatif agricole, les conseils de santé comportementale, le Conseil équitable et le Conseil politique des déchets solides dont les mandats commencent le 1er décembre et se terminent le 30er décembre. le 1 novembre ; le Comité consultatif de planification de Red Feather Lakes, le Rodeo Board et le Fonds de prêt renouvelable Weld/Larimer, dont les termes commencent le 31er janvier et se terminent le XNUMX décembre.
3. Les nominations aux postes devenus vacants à mi-mandat peuvent être effectuées à tout moment ou peuvent être reportées à la période normale du mandat, à la discrétion du Conseil des commissaires de comté.
4. Le personnel affecté au soutien des conseils de comté n'est soumis à aucune limitation de durée.
5. Sauf indication contraire par la réglementation fédérale ou la loi de l'État, les membres du conseil d'administration siègent au gré du conseil des commissaires du comté, n'ont aucun intérêt ni droit de propriété dans leur adhésion ou leur fonction, et peuvent être révoqués à tout moment pour quelque raison que ce soit par le conseil du comté. Commissaires.
6. La participation régulière aux réunions est importante pour garantir que chaque conseil de comté dispose d'un quorum, d'une contribution diversifiée et puisse remplir ses fonctions. Les membres du conseil d'administration doivent assister régulièrement aux réunions et éviter de manquer plusieurs réunions consécutives ou plus de (4) réunions au cours d'une année civile.
7. Parfois, le Conseil des commissaires du comté peut être amené à annuler, reprogrammer, suspendre ou mettre fin au fonctionnement ou à la réunion d'un conseil ou d'une commission (si la loi ne l'exige pas autrement) en raison du personnel, des ressources ou d'autres problèmes du comté. Les membres seront informés dès que cela est raisonnable dans les circonstances spécifiques.
RECRUTEMENT:
1. Le comté valorise l'équité, la diversité et l'inclusion et considère que les voix des populations traditionnellement sous-représentées sont essentielles à la force et au fonctionnement le plus efficace des conseils d'administration bénévoles.
2. Le Bureau des commissaires annoncera les postes vacants au conseil d'administration dans divers médias, notamment des communiqués de presse, le site Web du comté, les plateformes de médias sociaux et via d'autres méthodes nécessaires pour atteindre diverses populations et tous les résidents. Les candidatures doivent être disponibles sur le site Web du comté, au bureau du commissaire et par courrier électronique et américain sur demande.
3. Le personnel du comté et les membres actuels du conseil d'administration sont encouragés à aider à recruter des candidats, en particulier lorsque des populations ciblées ou une expertise spécifique sont requises.
4. CANDIDATURES : Les membres de la communauté intéressés à siéger à un conseil d'administration et les membres actuels du conseil d'administration intéressés à remplir un autre mandat doivent soumettre une candidature avant la date limite de candidature publiée sur le site Web du comté à l'adresse https://www.larimer.gov/boards. Les candidatures à un maximum de trois conseils peuvent être soumises par le même candidat à la fois. À la discrétion du Conseil des commissaires de comté, des dispositions spéciales peuvent être prises pour que des personnes ayant une expérience vécue ou issues de groupes traditionnellement sous-représentés puissent postuler à siéger aux conseils d'administration.
5. ADMISSIBILITÉ : L'éligibilité à tout conseil doit être définie dans les règlements de ce conseil. Sauf circonstances particulières approuvées par le Conseil des commissaires du comté, tous les membres de tout conseil de comté doivent être des résidents légaux du comté de Larimer. En raison des contraintes de temps et pour permettre à davantage de membres de la communauté de siéger, une personne ne peut siéger qu'à un seul conseil d'administration à la fois.
PROCESSUS DE SÉLECTION: Le Conseil des commissaires de comté recherchera des personnes qualifiées, présentant une diversité de genre et culturelle, une représentation géographique et un large éventail de points de vue, d'intérêts particuliers et d'expertise. Les membres actuels du conseil d'administration peuvent aider au recrutement de nouveaux membres, mais ne doivent pas sélectionner, interviewer ou faire des recommandations de nomination, sauf demande expresse du conseil des commissaires de comté.
1. Les nominations aux conseils départementaux se feront comme suit :
  1. Le ou les commissaires de liaison auprès du conseil d'administration ou leur représentant examineront les candidatures et sélectionneront les candidats qu'ils souhaitent interviewer ;
  2. L'agent de liaison du conseil scolaire et le président du conseil peuvent être invités par le commissaire de liaison à assister aux entrevues ;
  3. Le Conseil des commissaires de comté ou son représentant peut effectuer des vérifications des références ou des antécédents des candidats pour garantir que les conditions d'adhésion sont remplies. Aucune vérification des antécédents ne sera effectuée sans le consentement éclairé du demandeur ;
  4. Les recommandations de l'équipe d'entretien seront faites au Conseil des commissaires du comté, qui examinera et approuvera officiellement la ou les nominations lors d'une réunion publique sur les questions administratives.
2. Les membres du conseil d'administration sortants qui sont éligibles à une reconduction seront contactés par le bureau du commissaire pour évaluer leur intérêt à être reconduit. Les membres qui demandent un renouvellement de mandat seront considérés avec tous les autres candidats. Les titulaires peuvent être interrogés par le Conseil des commissaires du comté, à leur discrétion.
3. En acceptant une nomination à un conseil du comté, le candidat s'engage à respecter cette politique, le code de conduite et les statuts du conseil. Tout membre du conseil d'administration qui enfreint les termes de cette politique, le code de conduite ou les statuts du conseil d'administration auquel il a été nommé peut se voir demander de démissionner ou être démis du conseil d'administration par le conseil des commissaires de comté.
NOTIFICATION: Le Bureau des commissaires contactera les candidats sélectionnés pour une entrevue par le ou les agents de liaison du commissaire. Le Bureau des commissaires informera tous les candidats, y compris les titulaires demandant une reconduction, de l'état de leur candidature.
POSTES VACANTS :
1. Le Bureau des commissaires conservera toutes les demandes dans ses dossiers pendant un an. Si des postes se libèrent au cours de l'année, ils peuvent être pourvus à partir de la liste actuelle des candidats et/ou en annonçant les ouvertures. Pour les conseils difficiles à recruter, les candidatures peuvent être conservées au dossier pendant deux ans.
2. Les démissions d'un conseil doivent être adressées par écrit au Conseil des commissaires de comté.
SUPPLÉANTS DU CONSEIL, DE LA COMMISSION OU DU GROUPE DE TRAVAIL :
1. Aucun conseil de comté n'aura de membres désignés comme suppléants, à l'exception du Conseil d'ajustement, qui peut le faire conformément à la loi 30-28-117 de l'État du Colorado. Tous les membres, autres que ceux désignés comme associés, auront le plein droit de devenir membre et de voter dans tous les conseils d'administration du comté.
2. Si les réglementations fédérales ou étatiques exigent des alternatives, la section VII, A est supprimée.
3. Les membres suppléants et sans droit de vote d'un conseil qui souhaitent devenir membres réguliers doivent remplir une demande d'examen par le Conseil des commissaires de comté à https://www.larimer.gov/boards.
SOUTIEN DU PERSONNEL : Le soutien du personnel est offert aux membres du conseil par le fonctionnaire responsable, l'agent de liaison du personnel et la personne-ressource administrative affectés à chaque conseil.
1. Il est de la responsabilité du Conseil des commissaires de comté, en coordination avec le fonctionnaire responsable et l'agent de liaison du personnel, de fournir le budget et les autres ressources nécessaires pour que chaque conseil puisse s'acquitter des tâches qui lui sont assignées.
2. Il est de la responsabilité de l’agent de liaison du personnel de s’assurer que le conseil dispose d’un soutien en personnel adéquat et raisonnable dans les limites des ressources budgétisées.
3. Les agents de liaison, les fonctionnaires responsables et les contacts administratifs ne seront pas membres du conseil auquel ils sont affectés, à l'exception du Conseil consultatif des services correctionnels communautaires et du Conseil d'examen des inondations, si les commissaires ont nommé un employé du comté comme membre du conseil.
4. Il est de la responsabilité de l'agent de liaison du personnel de demander la présence de l'agent de liaison des commissaires à une réunion prévue du conseil d'administration en contactant le gestionnaire des opérations commerciales du Bureau des commissaires. L'agent de liaison du personnel enverra au commissaire de liaison l'ordre du jour de la réunion avant la réunion prévue.
5. Les agents de liaison du personnel signaleront toute violation des exigences de présence au Conseil des commissaires du comté pour examen et considération.
LIAISON DU PERSONNEL : Chaque conseil scolaire se voit attribuer un agent de liaison avec le personnel, et certains conseils peuvent également avoir un contact administratif dont le rôle et les responsabilités sont les suivants :
1. Assurer le soutien quotidien au conseil d'administration ; communiquer et coordonner avec les membres du conseil d'administration, les agents de liaison des commissaires et le personnel du Bureau des commissaires ;
2. Planifier des réunions, des visites de sites et des événements spéciaux selon les besoins ; organiser des réunions efficaces du conseil d'administration et veiller à ce que toutes les exigences légales relatives aux réunions publiques soient respectées, y compris les exigences de l'ADA et les procédures de commentaires publics.
  1. Assurez-vous que des sièges d’audience séparés du conseil d’administration sont disponibles pour tous les membres du public présents.
  2. Si une période de commentaires publics est prévue, assurez-vous qu'elle est inscrite à l'ordre du jour, fixez des délais et transmettez toute demande d'action du comté à l'agent de liaison de la Commission s'il n'est pas présent.
3. Préparer (en consultation avec les dirigeants du conseil et l'agent de liaison des commissaires, le cas échéant) et publier les ordres du jour des réunions, y compris un lien en ligne vers les réunions virtuelles et les procès-verbaux vers la page Web du conseil ;
4. Comprendre et s'assurer que le conseil d'administration agit conformément à cette politique ; comprendre le rôle et l'autorité du conseil (c.-à-d. consultatif, décisionnel, quasi judiciaire) et s'assurer qu'il fonctionne dans le cadre de son mandat et conformément à ses règlements administratifs;
5. Aider au recrutement, à la sélection, à l'orientation et à la formation des nouveaux membres du conseil d'administration ;
6. Tenir les dossiers des réunions, y compris les ordres du jour et les procès-verbaux, conformément aux lois de l'État concernant la conservation des dossiers. Les agents de liaison du personnel veilleront à ce que les procès-verbaux soient conservés conformément au manuel de conservation.
LIAISON DES COMMISSAIRES : Des commissaires de liaison sont affectés à chaque conseil (référence B). Le rôle du commissaire de liaison est de :
1. Communiquer avec le conseil au besoin et servir de contact principal avec le conseil des commissaires de comté ;
2. Examiner les candidatures, interviewer les candidats et faire des recommandations au Conseil des commissaires de comté pour l'approbation finale et la nomination des membres nouveaux et reconduits ;
3. Assister aux réunions programmées du conseil d'administration lorsque cela est disponible et à la demande de l'agent de liaison du personnel.
4. Transmettez toute demande formulée lors des commentaires publics aux commissaires ou à l'agence du comté appropriée pour des mesures et une réponse ultérieures.
ORIENTATION ET FORMATION : Les agents de liaison du personnel doivent fournir aux nouveaux membres du conseil d'administration les documents pertinents pour les aider à devenir des membres pleinement opérationnels du conseil, y compris une copie des statuts et une copie de cette politique et une copie du code de conduite des conseils et commissions du comté de Larimer. Les agents de liaison du personnel informeront tous les nouveaux membres du rôle, des responsabilités et de l'autorité du conseil d'administration. Les membres établis du conseil d’administration sont encouragés à partager leur expérience et leurs connaissances avec les nouveaux membres. Les nouveaux membres sont encouragés à assister aux réunions avant le début de leur mandat.
STATUTS : Chaque conseil doit adopter des règlements qui sont conformes à cette politique. Une copie des règlements doit être envoyée au Bureau des commissaires pour examen par le personnel avant leur adoption. Les règlements sont adoptés après approbation par le Conseil des commissaires de comté. Cette politique doit être incorporée, par référence, dans les règlements de tous les conseils de comté. Les règlements doivent inclure une description des buts, objectifs, devoirs et tâches du conseil, tels que définis par le conseil des commissaires du comté ou le département du comté approprié. Tous les conseils de comté doivent réviser leurs règlements chaque année et soumettre toute mise à jour ou révision au Conseil des commissaires de comté pour examen et approbation.
RECONNAISSANCE: Le Conseil des commissaires du comté apprécie les contributions des membres du conseil et peut organiser une activité de reconnaissance annuelle pour reconnaître tous les membres et leur contribution au comté de Larimer. Le Conseil des commissaires de comté peut envoyer une lettre de remerciement à tous les membres sortants du conseil.
PROPRIÉTÉ DE LA PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE :
1. Tous les documents, articles, rapports, correspondances, recommandations ou autres produits produits par un conseil de comté seront la propriété exclusive du conseil des commissaires de comté du comté de Larimer.
2. Aucun conseil d'administration ou membre du conseil d'administration ne peut protéger par droit d'auteur ou, de toute autre manière, assumer la propriété de tout document, article, recommandation ou autre produit produit par le conseil d'administration.
3. Tous les documents et correspondances produits dans le cadre des activités régulières de tout conseil de comté seront soumis aux mêmes politiques de dossiers ouverts applicables à tous les documents et correspondances du comté.
4. Tous les documents et publications de tout conseil de comté doivent être clairement identifiés comme appartenant ou provenant du comté de Larimer et doivent être conformes aux directives relatives au logo du comté de Larimer dans la politique et la procédure administratives 100.10 (référence D).
SOUMETTRE DES INFORMATIONS AU CONSEIL DES COMMISSAIRES DU COMTÉ :
1. Les informations soumises à l'examen du Conseil des commissaires du comté doivent être soumises par l'agent de liaison du personnel du conseil au directeur du comté, notamment :
  1. Objectif cexposé clair et concis du problème
  2. Résumé du problème/problème/demande – y compris tout historique antérieur avec le conseil des commissaires du comté ou un autre conseil du comté, le cas échéant
  3. Proposition - solution ou opportunité proposée
  4. Avantages
  5. Inconvénients
  6. Action demandée - action spécifique demandée au Conseil des commissaires de comté (par exemple, approbation, financement, personnel, etc.)
  7. Intérêt(s) potentiellement affecté(s) - groupes, individus ou organisations concernés ou intéressés par le problème/question/demande
  8. Niveau d’intérêt et de participation du public
RÉUNIONS OUVERTES : Toutes les réunions et actions d'un conseil de comté doivent être pleinement conformes aux lois de l'État régissant les réunions publiques ouvertes. Il est de la responsabilité de l'agent de liaison du personnel de se familiariser avec les lois sur les réunions publiques ouvertes et de s'assurer que les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions sont publiés en temps opportun et conformément à cette politique. Cette disposition n’a pas pour but d’obliger un conseil d’administration à se conformer aux statuts des réunions publiques s’il ne satisfait pas aux exigences légales pour ce faire.
PRISE DE DÉCISION:
1. Toutes les actions, recommandations ou discussions d'un conseil de comté doivent être limitées à la mission et aux tâches définies du conseil telles que décrites dans ses statuts approuvés.
2. Tous les conseils de comté qui mènent des processus de participation publique suivront les lignes directrices adoptées pour la participation du public dans la politique du Conseil des commissaires de comté sur la participation publique (référence E).
3. Il est de la responsabilité de l'agent de liaison du personnel d'aider le conseil dans son processus décisionnel et d'informer les membres nouveaux et existants des responsabilités et de l'autorité du conseil et de ses membres. Les agents de liaison du personnel ne doivent pas exercer une influence indue pendant le processus décisionnel, mais doivent veiller à ce que les décisions du conseil soient conformes à la charge émise et approuvée par le conseil des commissaires de comté.
INDEMNISATION ET REMBOURSEMENT :
1. RÉMUNÉRATION : les membres de la communauté qui siègent aux conseils d'administration du comté le font en tant que bénévoles (référence C). Il n'y aura aucune compensation financière ni remboursement de dépenses, sauf dans les cas indiqués ci-dessous, pour les bénévoles d'un conseil d'administration.
2. KILOMÉTRAGE : Les membres du conseil d'administration peuvent demander le remboursement du kilométrage ou d'autres frais de transport pour assister à toute fonction du conseil d'administration s'ils doivent parcourir plus de dix milles de leur résidence. Le kilométrage sera remboursé au taux établi par la réglementation fédérale pour les bénévoles. Le fonctionnaire responsable est chargé d'approuver les remboursements de kilométrage pour les conseils scolaires dans le cadre du budget fourni par le Conseil des commissaires de comté.
3. REPAS : Les repas peuvent être fournis dans le cadre des réunions régulières du conseil d'administration, comme prévu au budget.
4. DÉPENSES : Les membres du conseil d'administration peuvent être remboursés des frais associés aux activités du conseil d'administration, à condition que les dépenses aient été préalablement budgétisées par le conseil des commissaires de comté et autorisées par le fonctionnaire responsable (par exemple, fournitures de bureau, copies, impression, etc. ). D'autres dépenses peuvent être remboursées si, de l'avis du fonctionnaire responsable, un tel remboursement est dans le meilleur intérêt du comté.
5. RÉMUNÉRATION NOMINALES POUR LES PERSONNES AYANT UNE EXPÉRIENCE VÉCU : Le Conseil des commissaires de comté reconnaît l'importance d'inclure l'expertise des résidents ayant une expérience vécue, et que les membres des populations marginalisées ayant une expérience vécue si précieuse se heurtent à des obstacles à leur participation. Le Conseil des commissaires de comté souhaite réduire ces obstacles à la participation de ces personnes en leur accordant des allocations nominales à condition que ces allocations soient conformes aux lois de l'État et fédérales et n'interfèrent pas 1) avec les protections accordées aux bénévoles par la loi fédérale sur la protection des volontaires, ou 2) créer une relation de travail entre le bénévole et le comté. Ces allocations nominales ne seront accordées qu'aux personnes ayant une expérience vécue, qui n'inclut pas l'expérience professionnelle dans un domaine technique qui peut être requise ou bénéfique en tant que membre du conseil d'administration, et à celles qui sont confrontées à des obstacles économiques pour participer aux activités du gouvernement local. Les personnes qui participent aux conseils d'administration en raison de leur leadership dans des organisations au service des populations marginalisées mais qui manquent d'expérience vécue dans ces groupes ne seront pas éligibles à des allocations symboliques. Les personnes ayant une expérience vécue sélectionnées dans les conseils de comté doivent remplir une demande de programme d'allocation et la compensation reçue est soumise à des retenues fiscales. Une fois la demande terminée, la demande sera examinée par le personnel de liaison affecté au conseil et par le directeur du comté pour approbation. Une fois approuvés, les candidats devront fournir les documents requis avant de recevoir une allocation. Toute allocation versée ne sera pas liée au nombre d'heures réellement effectuées.
COUVERTURE D'ASSURANCE :
1. La responsabilité générale (responsabilité civile autre qu'automobile, y compris générale, policière et professionnelle) est assurée à tous les bénévoles (référence C).
2. Les bénévoles ne sont pas couverts par la couverture d'indemnisation des accidents du travail auto-assurée du comté. Toute blessure subie lors du bénévolat relève de la responsabilité de chaque bénévole.
3. Spécifique à l'assurance automobile, les dommages physiques et la responsabilité légale en cas de blessures corporelles ou de décès sont couverts pour tous les bénévoles conduisant des véhicules du comté (référence C).
  De plus, la couverture responsabilité civile, en sus de toute autre assurance valide ou recouvrable, que ce soit sur une base primaire, excédentaire ou conditionnelle, est fournie en sus et ne contribue pas à cette autre assurance pour les bénévoles des conseils et commissions officiels du comté lorsqu'ils conduisent leur véhicule personnel. véhicule pour les affaires officielles du comté. Toutefois, les réclamations suivantes sont exclues de la couverture.
  1. Blessures corporelles ou décès des passagers (y compris les amis et la famille) qui ne sont pas en mission officielle dans le comté.
  2. Dommages physiques aux véhicules n'appartenant pas au comté et utilisés dans le cadre des activités commerciales du comté.
  3. Activité illégale
  4. Incidents ou accidents impliquant des drogues et/ou de l'alcool
4. L'assurance des biens n'est pas fournie pour les biens personnels du bénévole.
CONFLIT D'INTÉRÊT:
1. Un conflit d'intérêts se produit lorsque les relations ou les intérêts privés et personnels d'une personne divergent de telle sorte qu'un observateur indépendant peut raisonnablement se demander si les actions ou les décisions de la personne sont déterminées par un bénéfice, un gain ou un avantage personnel.
2. Les membres des conseils d'administration ne doivent pas utiliser leur adhésion à des fins personnelles et doivent agir de manière impartiale et n'accorder aucun traitement préférentiel à une organisation ou à un individu privé.
3. Un membre de tout conseil qui a un intérêt personnel ou privé dans une question proposée ou en suspens doit divulguer cet intérêt au conseil, ne doit pas voter sur le point et ne doit pas tenter d'influencer les décisions des autres membres votant sur la question.
CADEAUX:
1. L’acceptation ou l’offre de cadeaux personnels pouvant conduire à un conflit d’intérêts est interdite. Aucun membre d'un conseil d'administration ne peut accepter ou offrir un cadeau personnel de plus de 65 $ de la part d'un individu, d'une organisation, d'un entrepreneur ou de toute autre entité qui fait des affaires avec le comté ou exerce un contrôle sur les affaires du comté liées aux activités de son conseil d'administration.
MINUTES:
1. Les procès-verbaux doivent être enregistrés de toutes les réunions de tout conseil d'administration du comté qui sont soumises à la Colorado Open Meetings Act. Les procès-verbaux approuvés ou provisoires doivent être publiés dès que possible après la réunion du conseil d'administration. Les conseils d'administration sont fortement encouragés à publier l'ébauche du procès-verbal avant l'approbation finale du procès-verbal lors de leur prochaine réunion du conseil. Au minimum, le procès-verbal doit être publié sur la page Web du conseil dans les 7 jours suivant son approbation par le conseil.
2. Les procès-verbaux doivent être des « procès-verbaux d’action » et enregistrer toutes les actions formelles prises par le conseil d’administration. Les procès-verbaux ne sont pas destinés à être des transcriptions textuelles de la réunion. La quantité de détails inclus dans le procès-verbal au-delà de l'enregistrement des actions est laissée à la discrétion de chaque conseil.
ORDRES DU JOUR : Les ordres du jour de toutes les réunions publiques doivent être publiés sur la page Web des conseils et commissions du comté au moins 7 jours avant la réunion.
RENONCIATIONS : N'importe quelle section de cette politique peut être levée par un vote majoritaire du Conseil des commissaires de comté.

Lorenda Volker
Directeur du comté

Distribution:
Tous les élus et départements départementaux
Contacts de tous les départements pour les conseils consultatifs (distribution par bureau de BCC)
Page Web des conseils et commissions de Larimer County.org
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

ADDENDA
CONSEILS ET COMMISSIONS DU COMTÉ DE LARIMER
CODE DE CONDUITE DES MEMBRES

Cet addendum à la politique et procédure administratives 100.1K établit des règles de conduite et des lignes directrices pour tout membre de tout conseil, commission ou comité établi par le comté de Larimer. Les membres d'un conseil ou d'une commission, de par la nature de leur nomination, sont des représentants du comté de Larimer et, à ce titre, doivent agir avec respect et courtoisie les uns envers les autres, envers le personnel du comté et envers les membres du public. Tous les membres servent à titre bénévole et acceptent de respecter ces politiques dans leur rôle de membres du conseil d'administration.

Les membres recevront des communications, y compris des messages texte, concernant le conseil d'administration qu'ils ont nommé, via l'adresse électronique et le numéro de téléphone fournis dans leur dossier de candidature, ou tels qu'ils ont été fournis au contact du personnel, et s'assureront que le contact du personnel dispose de coordonnées à jour.

Les membres assisteront régulièrement aux réunions du conseil d'administration et informeront le personnel de liaison ou le contact administratif s'ils ne peuvent pas y assister dans les plus brefs délais. Les membres du Conseil qui ne sont pas en mesure d'assister à trois (3) réunions ordinaires consécutives ou à quatre (4) réunions au cours d'une année civile peuvent être remplacés par le Conseil des commissaires de comté.

Les membres reconnaîtront le rôle de leur conseil d’administration. Connaître le rôle de votre conseil d'administration nommé aide à placer la place du conseil et ses actions dans le contexte plus large des affaires du comté de Larimer.

Les membres seront préparés pour les réunions en examinant les rapports et autres documents fournis par l'agent de liaison ou le directeur de votre conseil avant la réunion. Les membres ont la responsabilité de s'impliquer dans les travaux du conseil d'administration en communiquant bien, en participant aux discussions, en faisant preuve d'une volonté de travailler avec le groupe et de faire des compromis et en maintenant une attitude professionnelle. Être informé de la législation et d'autres questions affectant le travail de votre conseil vous aidera également à prendre des décisions éclairées.

Les membres utiliseront, au moment de toute réunion du Conseil, la technologie nécessaire pour participer efficacement aux réunions, y compris un ordinateur équipé d'une caméra et d'un microphone, car les réunions peuvent se tenir à distance. Tout arrière-plan ou autre image visible lors d'une telle participation à distance sera approprié, professionnel et soutiendra les principes directeurs du comté de Larimer.

Les images faisant la promotion ou la publicité de partis autres que le comté de Larimer ne peuvent pas être utilisées.

Les membres garderont l'esprit ouvert, laissant de côté leurs agendas personnels pour obtenir le meilleur résultat pour le comté de Larimer. Bien que les membres du conseil d'administration et de la commission puissent être sélectionnés, en partie, sur la base de la représentation de groupes d'intérêt spécifiques, chaque membre doit représenter le bien public global et non celui d'un groupe ou d'un intérêt exclusif. À ce titre, les membres prendront des décisions équitables, en accordant une attention impartiale à toutes les questions.

Les membres acceptent de respecter tous les membres du conseil d'administration, en les traitant comme des partenaires équitables dans la prise de décision, en créant un environnement inclusif qui accueille tous les membres en tant que collaborateurs partageant le pouvoir d'influencer le travail du conseil ou de la commission.

Parfois, des mineurs ou des jeunes membres peuvent participer, assister ou interagir avec les conseils, commissions et programmes du comté de Larimer. Les membres doivent être conscients de leur position de confiance et respectueux de notre communauté de jeunes. Les interactions avec des mineurs doivent être limitées à la transmission d'informations programmatiques, et les membres ne peuvent pas avoir de contact avec de tels mineurs ou jeunes membres en dehors des activités officielles du programme, du conseil d'administration ou de la commission.

Les membres assisteront à toutes les formations requises et sont fortement encouragés à suivre une formation qui améliore leur capacité à servir efficacement.

Les membres garderont à l'esprit qu'ils sont un membre d'un comité, que l'autorité du Conseil vient de l'ensemble du groupe, et non d'un seul membre, et que les décisions ont donc la nature d'un consensus. Par conséquent, lorsque vous parlez publiquement :
un. Les membres doivent rappeler aux auditeurs que les actions du conseil d'administration sont des recommandations (sauf disposition contraire de la loi) et que l'action finale sera prise par les commissaires du comté. N'oubliez pas que vos actions et déclarations en tant que membre d'un conseil d'administration ou d'une commission revêtent une importance particulière et que, si elles ne sont pas exécutées de manière responsable, elles pourraient entraîner une situation préjudiciable aux meilleurs intérêts du comté de Larimer.
b. En tant que membre individuel d'un conseil ou d'une commission, vous ne devez pas présenter vos propres opinions ou recommandations comme celles du conseil ou de la commission à moins que la majorité de l'organe n'ait officiellement voté pour approuver une telle action. Les membres du conseil ou de la commission qui font des recommandations ou expriment des opinions qui n'ont pas été approuvées par la majorité du conseil doivent indiquer qu'ils expriment des opinions individuelles et ne parlent pas au nom du conseil ou du comté.

Les membres respecteront toutes les lois applicables de l'État, les politiques du comté et autres doctrines relatives à la conduite des réunions du conseil d'administration.
un. Les membres du conseil et de la commission reçoivent parfois des informations confidentielles du personnel du comté. Ces informations ne doivent pas être utilisées pour le bénéfice privé du membre du conseil d’administration ou de la commission ou de toute autre personne. De plus, la divulgation de l'information est interdite si une personne raisonnable estime que la divulgation nuirait aux intérêts financiers de la Ville. La divulgation inappropriée d’informations confidentielles ou sensibles peut exposer les membres des conseils d’administration et des commissions à des conséquences civiles, pénales ou réglementaires.
b. Cadeaux et faveurs : l'acceptation d'honoraires (rémunération pour discours ou participation à des événements publics en tant que fonctionnaire du comté) est interdite. L'acceptation de tout autre cadeau ou faveur de la part de personnes faisant affaire avec le Comté ou désirant faire affaire avec le Comté est également interdite si le cadeau ou la faveur peut raisonnablement être interprété comme une compensation pour une décision officielle ou comme quelque chose qui tendrait à porter atteinte à la l'indépendance de jugement d'un membre d'un conseil, d'une commission ou d'un comité dans l'exercice de ses fonctions officielles. Les membres doivent connaître et se conformer à l'article XXIX, section 3 de la Constitution du Colorado et aux exigences connexes.
c. Si un membre du conseil d'administration ou d'un comité a un intérêt financier dans une décision alors que la décision entraîne un avantage financier prévisible et mesurable pour le membre individuel ou son proche, il doit déclarer un conflit d'intérêts et se récuser de la décision. Même si un membre n’a aucun intérêt financier dans une décision ou une recommandation, un intérêt personnel peut également créer un conflit d’intérêts. Le critère d’intérêt personnel consiste à déterminer si, de l’avis d’une personne raisonnablement prudente, le membre du conseil, de la commission ou du comité réaliserait ou subirait un avantage ou un préjudice direct et substantiel différent en nature de celui ressenti par le grand public.

Les membres qui savent directement qu'un collègue a violé cette politique ou toute norme éthique ou juridique doivent prendre des mesures pour empêcher que d'autres violations ne se produisent, notamment en parlant avec le membre et/ou en signalant l'incident à l'agent de liaison du personnel. S'il s'agit d'un agent de liaison du personnel qui a enfreint les normes éthiques ou juridiques, le membre en fera rapport au commissaire de liaison. Le commissaire de liaison ainsi que le bureau du directeur du comté aideront à résoudre ce type de situations.

Les membres ne feront aucune discrimination à l'égard de toute personne sur la base de la race, du sexe, des croyances, de la couleur, de la religion, de l'origine nationale, de l'âge, du statut d'assistance publique, de l'état civil, de la situation familiale, de l'orientation sexuelle, du statut d'ancien combattant, d'un handicap physique ou mental ou de toute autre catégorie protégée. par la loi.

Si un membre doit démissionner de son conseil d'administration, il en informera le bureau du commissaire du comté de Larimer et l'agent de liaison du conseil d'administration dès que possible et lui soumettra un avis de démission.

Parfois, le Conseil des commissaires du comté peut être amené à annuler, reprogrammer, suspendre ou mettre fin au fonctionnement ou à la réunion d'un conseil ou d'une commission (si la loi ne l'exige pas autrement) en raison du personnel, des ressources ou d'autres problèmes du comté. Les membres seront informés dès que cela est raisonnable dans les circonstances spécifiques.

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