Objectif 3 : Évolution des opérations

D'ici juin 2019, explorer les options de méthodes alternatives pour fournir des espaces de travail au personnel afin de réduire les besoins en pieds carrés des futures installations du comté et d'optimiser l'espace actuel des installations. D'ici décembre 2019, approuver les sources de financement et les partenariats pour les installations hautement prioritaires prévues pour la première tranche de 5 ans du plan directeur des installations. D'ici 2023, adopter un plan de financement pour toutes les installations hautement prioritaires restantes dans le plan directeur des installations.

Mars 2021

Le responsable de l'objectif, Ken Cooper, et la responsable de l'objectif, Bridget Paris, ont rencontré les commissaires de comté et le directeur du comté lors d'une séance de travail le 1er mars 2021. Lors de cette séance de travail, cet objectif a été identifié comme terminé et est passé à un travail opérationnel en cours. pour les installations. COVID a créé la réponse du travail à distance, réduisant intrinsèquement le besoin d'espace physique dans le comté. Les améliorations des immobilisations sont réalisées dans le cadre du processus d'amélioration des immobilisations. Plusieurs installations hautement prioritaires ont été financées pour la première tranche de 5 ans du plan. Les travaux se poursuivent en priorisant les installations et en établissant les financements associés.

Octobre 2020

L'accent reste mis sur le travail à distance avec la réduction de l'espace loué dans HS, la nouvelle politique/programme de travail à distance [espérons-le en place fin novembre] et la poursuite des travaux sur l'espace de la Cour avec un consultant.

Juillet 2023

Au fur et à mesure que la pandémie se poursuit, il y aura certainement des résultats positifs du point de vue de la planification de l'espace et le comté s'attend à voir une réduction globale du nombre total de postes de travail nécessaires à court et à plus long terme. Ces changements attendus seront d'une aide précieuse compte tenu de la capacité très limitée du comté à financer la construction d'immobilisations futures. À titre d'exemple, les services sociaux prévoient activement de libérer leurs espaces loués sur le campus Midpoint d'ici la fin de 2021. Un certain nombre d'employés des services de soutien sont impliqués dans des discussions en cours sur la meilleure façon de soutenir les équipes de travail lorsque les départements et les bureaux fournissent les services du comté différemment. . Le personnel des installations examine les options d'approvisionnement en mobilier de bureau à domicile, afin de trouver le bon équilibre entre une utilisation sûre par le personnel du comté tenu de travailler à distance et l'abordabilité du mobilier fourni par le comté. Au fur et à mesure que les départements et les bureaux définissent davantage ce que chacun attend en matière d'espace, les membres de l'équipe 3.1 sont tenus informés et se réengageront lorsque le moment sera venu.

Avril 2020

Les commissaires ont examiné un certain nombre d'options de projets de construction d'immobilisations lors d'une séance de travail le 26 février 2020 et ont soutenu chaque option. Ils ont également demandé un examen plus approfondi pour trouver des options de financement supplémentaires, et une deuxième session de travail a eu lieu le 25 mars 2020. Le personnel des installations va maintenant de l'avant avec une extension de 21 millions de dollars à ASD/CommCorr, une étude d'utilisation et d'optimisation de la salle d'audience pour le ministère de la Justice. Center, et ajoutera éventuellement un espace loué pour les besoins des services sociaux. La nécessité de densifier l'espace dans les installations du comté, en mettant l'accent sur le LCCO, a été brièvement discutée les 26 février et 25 mars et les commissaires continuent de soutenir ces stratégies. Peu de détails sur les options d'économie d'espace ont été inclus dans les présentations, mais le BoCC a soutenu la fourniture d'une gamme de façons de densifier pour l'examen de chaque chef de service. Cette stratégie, déjà planifiée par l'équipe 3.1, aidera à fournir une flexibilité dans la prise de décision par chaque département.

Janvier 2020

La capacité du comté à traiter les projets de construction d'immobilisations prioritaires dans le plan directeur des installations de 2018 a été considérablement affectée par l'échec de l'augmentation de la taxe de vente en novembre 2019. Cependant, les commissaires du comté ont demandé de continuer à envisager des options pour répondre à ces besoins par le biais d'un menu de projets plus petits. options. Les installations travaillent avec Stantec sur une mise à jour abrégée du plan directeur, avec des plans pour partager les options de projet avec le BoCC en février 2020. De plus, les finances et le budget travaillent pour trouver tout financement disponible qui pourrait soutenir la liste des projets d'immobilisations réduits. La mise à jour du plan directeur comprendra également des options concernant la réduction de l'espace de bureau que le comté doit envisager, ce qui soutient les premiers travaux effectués par l'équipe de l'objectif 1.

Novembre 2019

Plusieurs réunions récentes ont mis l'accent sur la nécessité d'une approche plus large des nombreuses questions en jeu. Cela inclut la possibilité d'intégrer l'éventuel plan de réduction de l'espace dans la prochaine mise à jour officielle du plan directeur des installations 2018. Le plan sera mis à jour en 2020 et beaucoup dépendra du résultat de la nouvelle augmentation de la taxe de vente devant les électeurs en novembre. Ces résultats fourniront un cadre très utile sur la profondeur à laquelle le comté doit aller dans ses exigences et ses stratégies de réduction de l'espace. Après l'élection, un plan de travail sera mis à jour indiquant les nombreux éléments et jalons impliqués, ainsi qu'un calendrier général de ce qui est à venir.

Août de 2019

La présentation a été donnée à Linda sur les stratégies pour que les ministères examinent l'espace. Examen et mise à jour de la superficie en pieds carrés utilisée actuelle calculée par le département. Établir des opportunités de réduction de l'espace dans les départements.

Mai 2019

L'équipe d'objectif s'est réunie pour confirmer les plans finaux d'une présentation à partager avec la direction du comté en juin. L'accent est mis sur un certain nombre d'options d'économie d'espace, mais permettra à chaque département/bureau d'aider à décider comment réaliser les économies d'espace nécessaires. Je prévois de terminer la présentation fin mai/début juin.

D'ici juin 2019, identifiez les trois différences les plus critiques nécessaires dans la main-d'œuvre du comté pour fournir au mieux les services dans les décennies à venir. Les stratégies visant à accroître la prévalence de ces caractéristiques parmi les employés peuvent inclure 1) l'identification et le développement des compétences ; 2) planification de la relève et du remplacement; 3) développement du leadership ; et 4) stratégies de rétention et d'attraction des employés. D'ici la fin de 2023, augmenter d'au moins 10 % le pourcentage d'employés du comté qui présentent les trois caractéristiques essentielles.

Janvier 2022

• L'équipe s'est divisée en 4 groupes plus petits : Reconnaissance, Formation, Communication et Politique. Nous avons également rassemblé des documents de cadrage pour chaque domaine afin d'avoir des plans de travail pour les 2 prochaines années.
  • Le groupe des communications crée une page Web avec les résultats des caractéristiques du sondage auprès des employés (les questions du sondage auprès des employés ont été étiquetées avec une caractéristique) et fournit des stratégies/outils aux superviseurs et aux chefs de service sur la façon dont ils peuvent continuer et améliorer les chiffres pour l'année prochaine. .
  • Le groupe Reconnaissance soutient les RH dans la mise en place et le fonctionnement de Nectar. 
  • Le groupe de formation travaille à l'ajout de membres et à la détermination des formations qui seront offertes. Ils recommanderont les formations requises et celles qui seront facultatives.
  • Le groupe Politique travaille avec Nicole Berg pour obtenir un pilote de Textio (l'outil qui nous aidera à nous assurer que nos descriptions de poste, nos offres d'emploi et nos communications sont plus inclusives).
• Les trois caractéristiques ont été intégrées à l'outil d'évaluation Perform et elles sont en ligne. L'échelle de notation a été modifiée pour permettre une échelle de Likert, par opposition à une notation unique ; 2022 sera notre première année complète de mesure.
• Le personnel de communication, l'équipe des relations avec les employés, l'équipe de recrutement seront tous autorisés à accéder et formés à l'utilisation de Textio. Les premiers objectifs sont de se concentrer sur les descriptions de poste et les offres d'emploi. Le personnel des communications l'utilisera pour les bulletins d'information et les communications sortantes. 
• Les ressources humaines ont presque terminé la mise à jour des descriptions de travail pour s'assurer que les permis de conduire ne sont répertoriés que là où ils sont requis.

• Pas de changement. Plan d'action positive mis à jour pour 2021 (utilisé les données du recensement de 2010 car toutes les données de 2020 n'étaient pas disponibles). En attente de réception des rapports sur les effectifs nécessaires pour les mises à jour AA avec les données de 2020.
• L'IAC (Inclusion Advisory Committee) a été sélectionné et se réunit mensuellement. La Charte IAC est complète. Il y a déjà eu un roulement au sein du comité, ce qui rend difficile l'attribution des rôles de leadership. L'objectif est d'avoir des coprésidents qui dirigeront les efforts d'inclusion dans le comté.

Juillet 2023

Le processus de passation de contrat pour Textio, un outil d'écriture augmentée pour augmenter l'inclusion dans les descriptions de poste, les affichages et les communications est presque terminé. L'employé temporaire continue de travailler sur la mise à jour des exigences en matière d'éducation et de permis de conduire dans les descriptions de poste afin de refléter avec précision les qualifications minimales et d'assurer l'équité. L'administrateur de l'inclusion a identifié des entreprises de formation pour fournir une formation à l'inclusion. L'équipe des RH utilise actuellement un outil de sensibilisation des candidats/conformité à l'OFCCP appelé CIRCA, qui travaille spécifiquement sur les comptes de liaison en se concentrant sur les problèmes identifiés dans notre plan d'action positive. Le plan d'action positive mis à jour pour 2021 (a utilisé les données du recensement de 2010 car toutes les données de 2020 n'étaient pas disponibles). L'IAC (Inclusion Advisory Committee) a été sélectionné et se réunit mensuellement. Travaille actuellement à l'établissement d'une charte. Les caractéristiques sont incluses dans la construction du système électronique de gestion des performances. Actuellement en phase de test, déploiement prévu à l'automne.

Avril 2021

Une session de travail avec le Conseil est prévue le 26 mai 2021 pour fournir des recommandations d'interventions basées sur l'évaluation de DiversityEDU. L'une des priorités de l'équipe est de s'assurer que les trois caractéristiques sont incluses dans le cadre du processus annuel d'évaluation du rendement des employés. Il y a actuellement quatre interventions en cours avec un financement récemment approuvé, (1) l'achat et la mise en œuvre d'un outil d'écriture augmentée pour accroître l'inclusion dans nos descriptions de poste, nos affichages et nos communications, (2) l'utilisation d'un employé temporaire se concentrant sur la mise à jour des exigences en matière d'éducation et les exigences en matière de permis de conduire dans les descriptions de poste pour se concentrer sur l'attraction de talents diversifiés, et (3) se concentrer sur l'établissement d'une formation/conformité à l'inclusion, et (4) l'utilisation d'un outil de sensibilisation des candidats/conformité à l'OFCCP appelé CIRCA, travaillant spécifiquement sur les comptes de liaison se concentrant sur les zones problématiques identifiés dans notre plan d'action positive et notre analyse.

Mars 2021

Les résultats de l'évaluation ont été reçus en décembre 2020 et lors de la séance de travail du 1er mars 2020, avec le Conseil des commissaires du comté. L'équipe continue d'évaluer les résultats et de construire un plan d'intervention pour continuer à mettre en œuvre des stratégies qui renforcent les caractéristiques des employés. Les prochaines étapes comprennent une séance de travail de suivi avec le Conseil des commissaires du comté pour examiner le plan d'intervention et les stratégies pour traiter les éléments prioritaires de l'évaluation.

Janvier 2021

En raison de la transition du Conseil des commissaires de comté, il n'y a pas eu de mise à jour trimestrielle en janvier 2021.

Octobre 2020

Le consultant a terminé une ébauche de l'évaluation pour les employés, l'équipe l'examine pour terminer une version finale. L'évaluation devrait être envoyée aux employés fin octobre/début novembre. [Adaptatif, inclusif et collaboratif]

Juillet 2023

CSU n'a pas la capacité actuelle de faire notre évaluation. Ils ont été amenés à suivre des cours en ligne pour le CSU principal, et ils ont eu quelques changements de personnel et sont actuellement très peu nombreux. Ils ont beaucoup de formation et de ressources qu'ils peuvent fournir. Le responsable d'objectif a contacté DiversityEDU, qui était le fournisseur que nous allions utiliser avant de prendre contact avec CSU Online. Ils sont prêts et disponibles pour faire l'évaluation complète pour nous à tout moment, et leur coût correspond à notre budget. Ils ont juste besoin d'environ 2 semaines de délai. Le responsable d'objectif rassemblera les autres devis de fournisseurs reçus pour effectuer un processus de devis informel. Nous lancerons probablement l'évaluation en septembre.

Avril 2020

CSU Online est la formation en ligne de CSU qui n'est pas créditée. Le représentant a dit qu'ils peuvent personnaliser un programme pour nous où ils mesurent les 3 traits (il a recommandé 1 évaluation et mélanger la question pour les trois traits autour, afin que les personnes qui la prennent ne sachent même pas quel trait la question évalue). Il a dit qu'il contacterait 4 à 5 PME de la CSU qui, selon lui, seraient intéressées à nous aider à développer nos évaluations, et qui pourraient également recommander des interventions. Il a recommandé que l'évaluation soit sur leur plate-forme, plutôt que sur Perception, afin de maximiser l'honnêteté des réponses, car elle serait complètement anonyme. L'équipe était favorable à l'obtention d'un devis et de plus d'informations auprès de CSU Online, car ce serait bien d'avoir un partenaire local et une évaluation et un programme totalement personnalisés. Le représentant en ligne de la CSU a déclaré qu'il nous obtiendrait les informations vers le 2/17 afin que nous les ayons pour notre réunion de février. Si cela est financièrement faisable, nous opterons probablement pour CSU en ligne.

Janvier 2020

En décembre, nous avons rencontré des fournisseurs qui pourraient potentiellement mesurer les caractéristiques et visionné des démos. Il y avait deux bonnes possibilités, dont une qui se démarque, à la fois en termes de coût et de ce qu'elles offrent. De plus, comme troisième option, les membres de l'équipe ont rencontré CSU Global pour examiner les exigences relatives à la mesure des trois caractéristiques. Idéalement, l'outil mesurera les trois caractéristiques. Une fois l'outil identifié, l'équipe continuera à travailler pour identifier un calendrier et une stratégie de ressources.

Novembre 2019

Nous avons décidé de commencer par mesurer l'Inclusion. Notre objectif est de préparer un sondage d'ici la fin du premier trimestre, puis de rencontrer SLC avant de l'envoyer. Nous travaillons à trouver des questions pour la mesure, et continuons à rechercher et à contacter des experts sur les outils de mesure. Nous prévoyons également d'organiser une réunion d'experts en la matière avec plusieurs personnes que nous connaissons dans la région qui travaillent dans le domaine de l'inclusion pour rencontrer notre équipe en novembre afin d'obtenir leurs commentaires sur nos questions d'évaluation et de leur poser des questions sur certaines pratiques exemplaires. Une fois que nous aurons mesuré l'inclusion en 2020, nous commencerons à travailler avec ces experts sur des interventions visant à accroître l'inclusion en tant que caractéristique de notre main-d'œuvre. Ensuite, nous passerons au trait suivant. Nous pensions que l'inclusion serait la plus difficile à mesurer et à mettre en place, alors nous avons pensé que nous allions d'abord nous attaquer à celle-là. Après l'enquête de mesure, nous pouvons également constituer quelques groupes de discussion d'employés de diverses populations pour obtenir leurs commentaires et leurs idées. Nous prévoyons de contacter le groupe de l'objectif 2 travaillant sur l'emploi des personnes handicapées après notre mesure de 2020 pour parler de l'inclusion des personnes handicapées et de la manière dont nous pourrions nous associer à elles pour mieux inclure cette population.

Août 2019

Les caractéristiques des employés ont été identifiées. L'équipe travaille sur des stratégies de mesure et sur la façon dont les caractéristiques s'appliqueront à chaque composante de l'objectif.

• Adaptabilité - La capacité et la volonté d'apprendre et de grandir tout en faisant preuve de flexibilité et de résilience dans un environnement de travail en constante évolution.
• Collaboratif - La capacité et la volonté d'être ouvert d'esprit, axé sur l'équipe et axé sur les solutions tout en travaillant avec les autres.
• Inclusif - La capacité et la volonté de contribuer authentiquement à une culture de travail empathique, tolérante, ouverte d'esprit et compatissante.

Mai 2019

L'équipe d'Objective a travaillé sur une enquête à l'échelle du comté concernant les traits nécessaires pour notre future main-d'œuvre. Sondage finalisé et Denise s'est portée volontaire pour envoyer le sondage. La prochaine réunion examinera les résultats et discutera en équipe de ce que nous pensons être les trois principaux traits critiques. L'enquête s'est déroulée du 1er au 10 mai.

D'ici fin 2022, adapter le mode de prestation de service d'au moins un service dans chacune des catégories de services pour répondre aux tendances démographiques et mesurer l'efficacité des adaptations par sondage direct auprès des clients. D'ici la fin de 2023, améliorer d'au moins 2 % la commodité des scores de prestation de services signalés dans le sondage pour chacun des services.

Janvier 2022

Le projet de traduction de documents est actuellement géré par les RH. L'activité a un peu augmenté dans ce programme. Environ 24,000 XNUMX $ restent alloués au programme.

Les équipes sont en phase de mise en œuvre de leurs projets de service.

• Sécurité publique (mesure) - Échange d'informations entre victimes et témoins - État actuel :  Page Web sur les droits des victimes est actif depuis neuf mois. L'équipe est prête à évaluer les métriques et à effectuer les ajustements nécessaires en fonction des résultats, en prévoyant 3 mois supplémentaires pour l'utilisation.

• Services de soutien - Plan de communication interne stratégique - État actuel : Les politiques sont terminées. Le plan stratégique reste à l'état d'ébauche et nécessite des travaux supplémentaires. Les demandes d'aide à la communication interne sont supérieures au temps alloué de 10 heures par semaine. Les discussions se poursuivent sur la meilleure façon de répondre à ce besoin continu.

• Dossiers publics et informations - Bureau du palais de justice Répertoire/directives du premier étage - État actuel : Le répertoire/les directives sont terminés. Le changement de nom du bâtiment (200 West Oak) est approuvé et va de l'avant ~ Services gouvernementaux du comté de Larimer.) Michelle Bird coordonnera la transition et l'annonce communautaire. Les installations travaillent sur la signalisation.

• Planification communautaire, infrastructure et ressources (mesure) - Inscription en ligne 4H - État actuel : Des sondages de rétroaction ont été envoyés à tous ceux qui se sont inscrits en ligne pour la foire (plus de 500) avec environ 25 % de réponses. L'équipe a également contacté des personnes en personne pendant le salon pour obtenir des commentaires. Le personnel a également réalisé les avantages de l'inscription en ligne, les paiements étant effectués 2 à 3 semaines plus tôt que les années précédentes. Le personnel a identifié des opportunités d'amélioration et continuera à les évaluer. Passé principalement à l'opérationnel.

• Services de santé humaine et économique - Santé comportementale Transport - État actuel : aucun changement par rapport au dernier trimestre. L'équipe HEH compilera une liste de recommandations à Laurie pour les options de transport à plusieurs niveaux.  

• Évaluer la capacité et la portée.  

• Identifié les restrictions fiscales/budgétaires et les partenaires fiscaux potentiels.

• Contacter la ville de Fort Collins pour discuter des itinéraires de bus.

• Évaluer l'assurance/les risques pour le transport fourni par le comté et les partenariats de covoiturage.

Juillet 2023

Le projet de traduction se poursuit en offrant un soutien aux départements et bureaux de tout le comté dans la traduction de documents en espagnol pour les clients. Ce programme est maintenant administré par les RH.

• Sécurité publique - Échange d'informations sur les victimes/témoins - État actuel : Justice communautaire :   Page Web sur les droits des victimes a été lancé en douceur. Les commissaires ont convenu de faire une proclamation pour la Semaine des droits des victimes, du 18 au 24 avril 2021, dans le cadre du dévoilement du nouveau site Web des droits et ressources des victimes. 
• Services de santé humaine et économique - Transport de santé comportementale - État actuel : Une nouvelle équipe travaille sur la recherche et les meilleures options communautaires. L'assurance peut être un obstacle potentiel.
• Planification communautaire, infrastructure et ressources - Enregistrement en ligne 4H - État actuel : En cours d'utilisation pour Fair.
• Dossiers publics et informations - Répertoire/directives du premier étage du bureau du palais de justice - État actuel : le répertoire/les directives sont terminés. Enquête communautaire en attente de Michelle. Achèvement de septembre/questions administratives pour le changement de nom du bâtiment.
• Services de soutien  - Plan stratégique de communication interne - État actuel : Présentations complètes avec les chefs de service et les chefs de département. Les politiques sont complètes et soumises aux commentaires des employés. Achèvement de l'ébauche du plan stratégique.

Mars 2021

Le projet de traduction se poursuit en offrant un soutien aux départements et bureaux de tout le comté dans la traduction de documents en espagnol pour les clients.

• Sécurité publique - Échange d'informations sur les victimes/témoins - État actuel : justice communautaire : un projet de site Web pour le centre d'information sur les victimes est presque terminé. L'équipe continue d'établir des mesures d'efficacité.
• Services de santé humaine et économique - Transport de santé comportementale - État actuel : L'équipe continue de travailler avec l'organisation de planification du métro North Front Range. Cet examen de service est suspendu car l'établissement n'ouvrira pas avant l'hiver 2022.
• Planification communautaire, infrastructure et ressources - Inscription en ligne 4H - État actuel : Le nouveau logiciel est en phase de mise en œuvre avec un plan d'utilisation pour l'inscription au salon cet été. L'équipe continue d'établir des mesures d'efficacité.
• Dossiers publics et informations - Répertoire/directives du premier étage du bureau du palais de justice - État actuel : L'équipe a reçu le soutien des commissaires pour présenter le changement de nom demandé pour le palais de justice, 200 West Oak en affaires administratives à la suite d'une enquête publique/collecte d'informations.
• Services de soutien - Plan stratégique de communication interne - État actuel : Le consultant a terminé le projet de politique et le projet de plan stratégique avec des activités et des stratégies de mise en œuvre. Le personnel des communications internes continue d'examiner la politique et de rédiger un plan stratégique avec leadership.

Octobre 2020

Le projet de traduction avance. Les départements ont soumis des documents. DOLA Stagiaire travaille sur un changement de fournisseur en raison d'un problème de certificat d'assurance. *** Les cinq projets avancent. (1) Pivot pour la communication Victime/Témoin pour une nouvelle solution. (2) Le kiosque est en place et le travail de l'arbre téléphonique se poursuit pour l'information du public. (3) La consultation en communication termine la phase 1 d'identification des recommandations pour la communication interne. (4) Le logiciel a été identifié et le projet est en cours d'inscription pour 4H en ligne. (5) Recherche continue sur les stratégies de transport pour le nouveau bâtiment de santé comportementale, a récemment rencontré le NFRMPO pour des opportunités de collaboration.

Juillet 2023

• Projet de traduction :  Le stagiaire DOLA met en place une communication avec les départements sur la façon de faire traduire les formulaires, premier arrivé, premier servi pour obtenir le paiement de la traduction du formulaire - Le comté a mis de côté un petit budget par le biais des RH pour la traduction de premier tour, puis les départements seront responsables de la traduction en cours
• Groupe Sécurité publique/Justice communautaire :  L'équipe a commencé l'analyse d'admission avec l'informatique. L'étape suivante consiste à examiner les exigences avec l'équipe, puis à les partager avec les dirigeants des parties prenantes.
• CPIR :  Travailler avec BRM pour demander des fonds budgétaires (planification d'une proposition de service conjointe avec l'extension) pour financer les travaux du projet - mise en œuvre prévue pour la foire du comté de 2021. 
• Services de soutien:  Après une demande de propositions et une demande de prix infructueuses, le comté a entendu parler d'un consultant en communication intéressé par le travail. Elle a été interviewée et déterminée à être en mesure de répondre aux exigences pour un coût raisonnable pour le comté. L'équipe du groupe objectif sera maintenue impliquée/informée pendant le travail de la consultante, afin qu'elle soit familière avec son processus d'arriver aux conclusions finales afin de pouvoir prendre le relais et aider à poursuivre la mise en œuvre des recommandations choisies.
• Services sanitaires, économiques et sociaux :  Rencontre avec Laurie Stolen fin mai pour discuter des objectifs et des plans. A identifié le transport de sortie comme un objectif important. L'adhésion de la communauté sera essentielle, alors prévoyez de planifier des réunions/contacts avec les membres de la communauté. Le calendrier de mise en œuvre à la mi-2022. A perdu un membre de l'équipe et cherche quelqu'un pour se joindre.
• Dossiers publics et informations :  Travailler sur un sondage pour le personnel du greffier afin de classer l'efficacité des divers mécanismes permettant au public d'obtenir les informations dont il a besoin et de déterminer les idées que le personnel pourrait avoir pour l'amélioration. Cela se fera via l'outil HR Perception dans UltiPro pour avoir une meilleure analyse de la réponse. Nous pouvons également être en mesure d'utiliser l'outil pour sonder le public. A invité le directeur adjoint du comté et le procureur adjoint du comté à notre prochaine réunion pour discuter du nom du 200 W Oak Building. Poursuite des travaux sur le kiosque physique pour aider le public à naviguer 200 W Oak une fois qu'il est entré dans le bâtiment.

Avril 2020

Toutes les catégories de services ont identifié un besoin de traduction de l'information en espagnol. Suite au succès du projet pilote à Community Justice, un financement de 40,000 XNUMX $ a été demandé et approuvé pour continuer à travailler dans tout le comté. Notre stagiaire DOLA dirigera l'effort de coordination d'un programme, avec le soutien / l'aide du personnel des services correctionnels communautaires. Le programme comprendra des stratégies de distribution de fonds, l'établissement de contacts dans les départements, des processus internes et avec le fournisseur, ainsi que des processus continus.

Toutes les équipes ont fait une première sélection d'une prestation de service à adapter. Les équipes continuent de travailler sur la collecte de données métriques d'efficacité de base, l'analyse des besoins, la sécurisation du financement et la proposition de solutions.

• Justice communautaire - Échange d'informations sur les victimes/témoins - État actuel : collecte des exigences/mesures de base, travail à la date d'admission, probablement fin mai.
• Services de soutien - Plan de communication interne stratégique - État actuel : financé, date limite de la demande de devis fin mai.
• Dossiers publics et informations - Bureau du palais de justice, répertoire/directives du premier étage - État actuel : Une réunion de lancement avec les parties prenantes est prévue.
• Planification communautaire, infrastructure et ressources - Inscription en ligne 4H - État actuel : Rencontre avec BRM pour compléter la documentation pour l'admission à l'informatique.  
• Services de santé humaine et économique - Santé comportementale Transport - État actuel : Recherche, identification des intervenants.

Janvier 2020

Toutes les catégories de services ont identifié un besoin de traduction de l'information en espagnol. En tant que pilote, l'équipe de la sécurité publique axée sur la justice communautaire a traduit 50 documents en espagnol grâce à un partenariat de service de traduction existant. L'équipe explore actuellement des options pour aider d'autres catégories de services à obtenir un financement pour effectuer un service similaire.

Toutes les équipes ont fait une sélection initiale d'une prestation de services à adapter, mais seules trois équipes ont pu solidifier la sélection avec les catégories de services respectives. Les équipes restantes devraient avoir une sélection dans les 1-2 prochains mois.

• Justice communautaire - Échange d'informations entre victimes et témoins.
• Services de soutien - Plan stratégique de communication interne
• Dossiers publics et informations - Répertoire/orientation du premier étage du bureau du palais de justice

Novembre 2019

Toutes les équipes ont rencontré les zones de service et ont reçu une première liste d'idées d'adaptations de la prestation de services. Chaque équipe est en train de réduire sa liste de zones de service à une ou deux sélections d'ici la fin décembre. Plusieurs équipes ont partagé la difficulté à « obtenir » des services dans les catégories de services, alors qu'une équipe discutait de stratégies pour augmenter la probabilité de réponse et la nécessité d'interagir en personne ou directement au téléphone avec les dirigeants. Les discussions se sont poursuivies sur la définition de « convenance » et la nécessité de modifier le langage objectif. Les recommandations initiales sont de passer de la commodité à l'utilisation et à l'efficacité.

Août 2019

L'équipe responsable de l'objectif est divisée en cinq petits groupes de catégories de service et chaque équipe rencontre les dirigeants de chaque catégorie de service pour solliciter des adaptations de service. L'objectif actuel est d'avoir identifié les services d'ici la fin novembre. Travaux sur le service à partir de 2020.

Mai 2019

L'équipe responsable de l'objectif a examiné le but/l'objectif. Identification des rôles et des affectations critiques de l'équipe. Examen de Google Drive, des documents et des attentes. Présentation de Peak Academy, visionnage d'un exemple de taxe d'accise, explication des vidéos LMS attribuées par GreenBelt. Chronologie approximative révisée. Besoin identifié de deux/trois membres supplémentaires de l'équipe, idéalement ressources naturelles, santé et évaluateur. A discuté de la nécessité d'avoir un leader objectif, a demandé à un membre de l'équipe d'envisager de diriger.

D'ici la fin de 2020, créer une politique de données de comté et une stratégie de données de comté (y compris un plan de mise en œuvre et de durabilité) pour : 1) orienter les décisions et améliorer les résultats commerciaux ; 2) améliorer l'efficacité, la cohérence, la qualité et la sécurité des données ; et 3) promouvoir le partage des données des départements.

D'ici la fin de 2023, terminer au moins deux projets en utilisant et en refinissant cette structure afin de fournir un modèle pour tous les futurs projets de données.

Janvier 2022

Catalogue de données - Le travail du fournisseur est terminé, la propriété du projet a été transférée à l'équipe de Business Intelligence le 11 janvier 2022 pour commencer à intégrer des ensembles de données connus et travailler avec les experts en la matière de G3O4 pour intégrer les données du shérif, des alternatives de justice communautaire et de la santé dans l'outil. Continuez à travailler avec le Customer Success Manager du fournisseur pour une formation ou une assistance continue.

Stratégie de données - Le membre de l'équipe travaille à documenter et à décrire les recommandations et les décisions pour les prochains éléments majeurs restants liés à la stratégie de données, en particulier le comité de gouvernance des données, la structure de support des données et le programme de changement/formation de la culture des données. Cela comprend l'identification des questions et des directives nécessaires de la part des dirigeants du comté. L'objectif est de les préparer pour l'examen de l'équipe en mars et l'examen de la direction en juin.

Traitement unifié des cartes de crédit - L'équipe finalise le projet d'appel d'offres, qui devrait être publié en février, et la sélection des fournisseurs d'ici juin.

Juillet 2023

La mise en œuvre de Data.world (logiciel de catalogue de données) est en cours. L'équipe interne commencera à travailler sur le catalogue dans les prochaines semaines. L'équipe continue de travailler sur l'identification des personnes et des processus pour faciliter l'accès aux données dans tout le comté. L'équipe a commencé à établir les responsabilités des intendants et des propriétaires des données.

Mars 2021

Le fournisseur du logiciel de catalogue de données a été sélectionné et l'équipe travaille actuellement sur le processus contractuel.

Octobre 2020

La politique est ouverte aux commentaires des employés. L'analyste de données commence le 5 novembre 2020. La sélection du catalogue de données est espérée d'ici la fin de 2020.

Juillet 2023

Préparation de la session du commissaire du 29 juillet pour examiner l'objectif mis à jour et la politique proposée. La stratégie de données est presque terminée.

• L'équipe travaille sur un plan de travail ou un calendrier pour déterminer comment/quand cette stratégie de données sera travaillée par l'équipe.

Rédaction de la mise en page du BBoard, planification du temps avec le personnel de communication interne pour discuter.

Recrutement de 3 à 4 membres du groupe d'utilisateurs de données (DUG) pour rejoindre pleinement l'équipe, permettant à DUG de revenir au groupe de données midi/fun qu'il était auparavant. 

L'équipe du projet de traitement unifié des cartes de crédit examine la politique actuelle et se prépare pour le lancement à l'échelle du comté avec tous les contacts du département/bureau (pour examiner la portée/le calendrier du projet et les attentes de chaque participant).

Avril 2020

Restructuration de l'objectif - l'accent est mis sur la stratégie de données et sur la structure et la sécurité permettant au comté d'utiliser et de partager les données. Besoin de:

• Mettre à jour le langage objectif
• Créer une stratégie de stratégie de données
• Créer un plan d'objectifs (décrit les pierres angulaires et les objectifs de soutien pour atteindre la stratégie de données - comment nous saurons que cet objectif a réussi)

Présenté aux chefs de département le 3/13 pour présenter le concept - bien reçu.

Commencer à travailler sur la fourniture de mises à jour du comté via la page Inside Information & Objective BBoard.

Projet de carte de crédit : le directeur adjoint du comté et le trésorier parrainent et ont demandé un report de fonds. Le projet priorisé par l'ITSC. L'équipe commence à structurer le projet et prépare le lancement en juin.

Janvier 2020

La proposition de service a été approuvée. L'équipe a préparé ou travaille actuellement sur :

• Description du poste d'analyste de données (en cours, à finaliser avec les RH)
• Calendrier de haut niveau des projets (travail en cours)
• Matrice RACI (présente les rôles et les tâches de notre équipe/DUG)
• Projet de traitement unifié des cartes de crédit (créé une nouvelle charte pour le travail nécessaire, en passant par le nouveau processus de gouvernance pour la priorisation)

Le DUG (Data User Group) a démarré sur le cadre de la Data Strategy qui soutiendra l'ensemble de nos projets. Les sous-comités du DUG ont terminé les travaux initiaux sur les rôles et responsabilités, les meilleures pratiques et les exigences en matière de métadonnées. Des sous-comités supplémentaires s'occupent de : 

• Recueillir les besoins et évaluer les outils de catalogage des données
• Accéder aux problèmes de données et aux problèmes généraux (y compris l'analyse des causes profondes)
• Processus de demande de données et d'intégration des données

Répertoire client de base - le répertoire client sera la base à partir de laquelle tous les autres projets de données client seront construits (pages blanches du comté, index des services du comté et référentiel des délinquants/clients). Nous commençons à rassembler les exigences et à créer des récits d'utilisateurs en vue de l'analyste de données.

Novembre 2019

L'équipe travaille au nettoyage et à la clarification des noms/descriptions des projets afin qu'ils soient mieux compris dans tout le comté. Trois des quatre projets sont centrés sur les données client - la prochaine étape consiste à créer une liste de clients unique. Pour ce faire, l'équipe a identifié 6 attributs de données client universels et étudie/documente quelles sources de données sont utilisées dans le comté et qui offrent un accès à ces 6 attributs.

Data User Group (DUG) a accepté de travailler avec notre équipe sur la création d'une stratégie de données. Le DUG s'attaquera aux travaux préliminaires nécessaires pour faire avancer les trois projets de données sur les personnes.

• Travail préliminaire : définir les rôles (gestionnaires de données), processus/cadre, identifier/documenter les sources de données - y compris le partage et la correspondance entre les systèmes
• Le cadre de base développé par Q1 2020
• DUG travaillera également sur le catalogage des données une fois qu'un outil est sélectionné
• L'équipe responsable sera alors en mesure d'aller de l'avant avec des projets individuels pour accéder aux données de manière spécifique (par exemple : fournir des informations sur les délinquants/clients à la SS et au CJS)

Août 2019

Quatre premiers projets ont été identifiés. Les projets sélectionnés sont 1) Développement et maintenance du répertoire général des résidents 2) Référentiel de conformité des délinquants/clients 3) Expérience de service unifiée / Index des services du comté, recommandation de service 4) Normalisation du traitement des cartes de crédit à l'échelle du comté. Proposition de service soumise pour des ressources supplémentaires, une personne à court terme et un outil de données.

Mai 2019

L'équipe objectif a fait ce qui suit :

1. Examen de la liste initiale d'idées de projets potentiels - (12 idées), à un niveau élevé. L'équipe a estimé que nous avions besoin d'informations plus spécifiques sur le projet (énoncé du problème, etc.) pour mieux comprendre le résultat du projet, son impact, le problème que nous résolvons avant d'entrer dans une discussion détaillée et avant la sélection.
2. Discussion et accord sur l'élaboration d'une liste de critères de sélection de projets et d'un modèle de sélection. L'équipe commencera à mettre un document partagé pour recueillir des idées sur la sélection lors de la prochaine réunion, pour commencer à développer un modèle de sélection.
3. Le consensus général - Le premier projet doit être sélectionné dans un mois environ, en utilisant les critères/modèles de sélection convenus/pondérés, puis faire évoluer le modèle en fonction de l'apprentissage et des expériences du premier.
4. Quelques nouvelles approches proposées a) Élaboration d'un document de stratégie de données pour aider à la gouvernance / modèle de partage des données à l'avenir b) Un cadre de livraison de projet qui comprend une tournée commerciale pour rassembler et également aider à valider les idées de projet.
5. Abordé la sélection des outils de gestion de projet, la méthodologie sera nécessaire dès la sélection du premier projet.

D'ici la fin de 2020, mettre à jour la politique du comté en matière de responsabilité environnementale pour s'assurer que 1) reflète les découvertes et méthodes scientifiques actuelles et 2) équilibre la protection des ressources naturelles, avec des considérations économiques à long terme et les besoins de la communauté. D'ici la fin de 2023, élaborer un plan de mise en œuvre pour sensibiliser le personnel à la politique et aider les départements à la mettre en œuvre.

Janvier 2022

Poursuite du suivi de l'achèvement des stations de remplissage de bouteilles d'eau. La responsabilité objective globale est marquée comme complète car le comté a embauché une responsabilité du personnel pour la responsabilité environnementale. Cela fera la transition vers les responsabilités et les attentes continues d'un programme de comté, qui ne sont pas spécifiquement détenues dans le cadre d'un but/objectif stratégique.

Juillet 2023

• Les installations travaillent à l'installation de stations de remplissage de bouteilles à chaque étage du 200 West Oak, dans le cadre d'un programme pilote pour d'autres bâtiments. L'équipe suivra l'utilisation et l'impact.
• Établi cinq domaines prioritaires avec de petits groupes de travail pour l'objectif interne.
  • Dépôt électronique auprès des entités gouvernementales 
  • Éducation/sensibilisation à la durabilité
  • Utilisation de l'énergie des installations - évaluation et recommandations
  • Utilisation du parc de véhicules - alternatives à l'utilisation standard/aux options hybrides/électriques
  • Déplacement des employés (Travail à distance) - Conformité eTRP
• La demande de proposition est en cours, sélection du fournisseur de communication/engagement.
• Embauche/sélection du gestionnaire de programme - après l'embauche du gestionnaire de programme, transférez le responsable de l'objectif à cette personne et mettez à jour l'objectif pour vous concentrer sur la création d'un plan intelligent sur le climat d'ici la fin de 2023.

Mars 2021

L'équipe a présenté un plan pour installer des stations de remplissage de bouteilles d'eau dans le 200 West Oak en tant que programme pilote pour d'autres installations du comté. L'équipe travaille à la création d'un programme de formation sur la durabilité des employés et à l'établissement d'attentes et de stratégies de formation.  

Octobre 2020

Achèvement de la collecte et de la collecte d'informations. Établir les prochaines étapes, comment un plan de durabilité sera établi et géré en continu.

Juillet 2023

Un sous-ensemble de l'équipe responsable de l'objectif s'est réuni le 9 juillet et a discuté des éléments suivants : Rapport d'enquête/d'entretiens sur les départements – le rapport qui comprenait 20 départements et synthétisait les réponses aux questions dans sept catégories – Réduction et réacheminement des déchets, Restauration, Électricité, Papier, Télétravail, Transport, Politiques de responsabilité environnementale du comté et du département et autres pratiques. Le rapport fournit des recommandations sur ce que l'équipe de responsabilité environnementale et la direction du comté peuvent faire pour aider les départements à atteindre leurs objectifs de développement durable. Ce rapport peut être présenté au BoCC dans sa mise à jour de l'objectif 29 du 3 juillet. 

• Page Web et informations privilégiées - Un membre de l'équipe travaillera sur le contenu de la page Web et sur les informations privilégiées. Nous nous sommes mis d'accord pour que le contenu soit prêt pour les informations privilégiées d'août. Le contenu doit inclure des informations sur la politique de responsabilité environnementale mise à jour, les résultats des entretiens du département et "à venir - enquête et commentaires au niveau du personnel".
• Sondage auprès du personnel - Les membres de l'équipe objective commenceront à rechercher des questions. Découvrez également comment utiliser les sondages Pulse. Nous élaborerons le sondage, puis demanderons aux RH de l'examiner et de fournir des commentaires.
• Rencontre cette semaine avec le groupe de développement durable de la ville de Fort Collins pour en savoir plus sur leur programme.
• Contrat d'achat d'articles de service compostables - Nous avons discuté de travailler avec les achats pour trouver un mécanisme d'achat d'articles de service compostables que tous les services peuvent utiliser. 

Avril 2020

L'équipe a élaboré un énoncé de travail. Le travail de notre équipe a consisté à faire des entretiens limités avec le personnel sur les actions de développement durable actuelles de leur département et devrait être terminé début mai. Nous prévoyons ensuite de synthétiser les réponses des entretiens en thèmes communs et différences.   

Sondage auprès du personnel - les prochaines étapes comprennent l'élaboration d'un sondage en ligne auprès du personnel et l'analyse des résultats pour voir ce que le personnel aimerait voir.

Janvier 2020

La politique est terminée et l'équipe est prête à travailler sur un plan de mise en œuvre. L'équipe a élaboré un cahier des charges.

Novembre 2019

Le chef de l'équipe responsable de l'objectif a présenté le projet de politique à l'ESAB le 10/16 pour examen. L'ESAB a apprécié la politique et l'a unanimement approuvée ! La prochaine étape consiste à le ramener au BCC pour adoption lors de leur réunion sur les questions administratives du 29 octobre – probablement un ordre du jour de consentement, à moins que les commissaires ne souhaitent un processus plus ouvert au public. 

Août 2019

Le projet de politique est terminé, doit être examiné par le Conseil lors de la prochaine session de travail trimestrielle pour les mises à jour des objectifs. Le langage objectif doit être modifié. Le commissaire Johnson a fourni des commentaires sur le langage objectif et le langage politique. Confirmé qu'il s'agit d'un objectif de concentration interne. Travail de mise en œuvre inclus dans la soumission pour le stagiaire DOLA.

Mai 2019

L'équipe de l'objectif a réalisé ce qui suit.

1. Réécrire l'objectif afin qu'il soit grammaticalement correct et qu'il fournisse une meilleure clarté quant à la charge de l'équipe. Ils aimeraient le diviser en deux tâches (comme ils le voient).
   
   «D'ici la fin de 2020, mettre à jour la politique du comté en matière de responsabilité environnementale pour s'assurer qu'elle 1) reflète les découvertes et les méthodes scientifiques actuelles, 2) équilibre la protection des ressources naturelles, avec des considérations économiques à long terme et les besoins de la communauté. D'ici fin 2022, sensibiliser le personnel à la politique mise à jour.
   
   Concernant la deuxième tâche « Sensibiliser le personnel »  
   • L'équipe a discuté de la question de savoir s'il fallait penser à l'élaboration d'un plan de mise en œuvre, qui peut être très détaillé et complexe, ou non. Ils ont l'intention d'en discuter plus en détail une fois la politique rédigée, moment auquel ils aimeraient avoir des commentaires et des directives de la part de la direction de Goal. Ils s'attendent à ce que la politique soit très brève et directe et qu'elle soit rédigée d'ici la réunion de juin.  
   • De nombreux membres de l'équipe n'étaient pas présents à la réunion de mai, alors Jim et Kirk ont ​​dit qu'ils travailleraient sur la politique et la présenteraient à l'équipe pour en discuter lors de leur réunion de juin. 
      
2. Leçons tirées des politiques/plans actuellement mis en œuvre dans d'autres communautés de Front Range. De nombreux plans sont très détaillés et denses, mais la politique et le plan de développement durable du comté d'Adams se sont démarqués comme un modèle potentiel pour le comté de Larimer. 
    
3. L'équipe a discuté de la nécessité de développer des mesures qui peuvent fournir une évaluation pour savoir si le personnel a pris connaissance de la politique, et si, et comment, les ministères mettent en œuvre la politique.