331.6.24 - Congé familial et médical
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OBJECTIF: Cette politique et procédure est destinée à aider le comté de Larimer à se conformer à la loi sur le congé familial et médical (référence A)
CHAMP D'APPLICATION: Cette politique et procédure s'applique à tous les employés (référence C) du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire, à l'exception des élus.
RESPONSABILITÉ: Le directeur des ressources humaines administre cette politique.
EXIGENCES PARTICULIÈRES: Aucun
SECTION RÉVISION (Modifications importantes par rapport à la politique précédente):
- Section III, C, 3
- Section VII, A
- Chapitre VIII
- Section IX, B
- Sections X, B et C (mis à jour 9/30/2021)
- Section XI
POLITIQUE ET PROCÉDURE :
Le comté offre un congé familial et médical (FML) aux employés qui satisfont aux exigences d'admissibilité légales en vertu de la loi et des règlements fédéraux (référence A), avec les exceptions indiquées ci-dessous. Les dispositions générales concernant l'utilisation de FML sont énoncées dans la présente politique et procédure. Les décideurs et leurs délégués consulteront les ressources humaines, car il existe de nombreux règlements qui peuvent traiter des situations uniques qui ne sont pas spécifiquement abordées dans cette politique.
II. ADMISSIBILITÉ (pièce jointe 7) : Pour être éligibles au FML, les employés du comté doivent :
A. Avoir été employé par le comté pendant 12 mois ou plus (pas nécessairement des mois consécutifs) ; ET
B. avoir travaillé 1,250 12 heures ou plus (y compris les heures supplémentaires mais non les congés payés) au cours des XNUMX mois précédant immédiatement le premier jour du congé proposé ; ET
C. Avoir une raison de qualification FMLA pour le congé tel que défini ci-dessous.
III. LE CONGÉ FAMILIAL ET MÉDICAL EST UTILISÉ AUX FINS SUIVANTES :
A. Congé médical :
1. L'« état de santé grave » d'un employé ;
B. Congé familial (référence D) :
1. Un « problème de santé grave » du conjoint ou du parent de l'employé ;
2. Un "problème de santé grave" de l'enfant de l'employé âgé de moins de 18 ans, ou plus si l'enfant est handicapé tel que défini par la FMLA (référence A) ;
3. La présence des parents à la naissance de l'enfant ;
4. Soins parentaux de l'enfant après la naissance ou lien (dans l'année suivant la naissance); et
5. Placement d'un enfant chez l'employé pour adoption ou famille d'accueil (dans l'année qui suit le placement).
C. Congés d'exigence militaire et de soignant militaire :
1. Les employés éligibles peuvent avoir droit au FML pour toute "exigence de qualification" qui découle du fait que le conjoint, le fils, la fille ou le parent d'un employé est en service actif couvert ou a été informé d'un appel imminent au service actif dans les forces armées telles que définies par la FMLA (référence A). La durée de ce congé est limitée à 12 semaines sur la période de 12 mois sélectionnée dans la politique FML du comté. Une « exigence de qualification » peut inclure :
un. déploiements à court préavis ;
b. événements militaires et activités connexes ;
c. garde d'enfants et activités scolaires;
ré. arrangements financiers et juridiques;
e. conseils;
F. repos et récupération; et
g. activités post-déploiement.
2. Les employés éligibles qui sont le conjoint, le fils, la fille, le parent ou le plus proche parent d'un membre du service couvert peuvent avoir droit à FML pour prendre soin du membre du service couvert. Un membre du service couvert est un membre actuel des Forces armées, y compris un membre de la Garde nationale ou de la Réserve, qui suit un traitement médical, une convalescence ou une thérapie, est autrement en ambulatoire ou figure autrement sur la liste des retraités pour invalidité temporaire, pour une blessure ou une maladie grave. Pour un membre du service actuel, une blessure ou une maladie grave est celle qui a été subie par un membre du service dans l'exercice de ses fonctions en service actif et qui peut rendre le membre du service médicalement inapte à exercer les fonctions de son poste, de son grade, de son grade ou de sa classification. . Une blessure ou une maladie grave comprend également les blessures ou les maladies qui existaient avant le service actif du militaire et qui ont été aggravées par le service dans l'exercice de ses fonctions en service actif. Une telle blessure ou maladie doit rendre le membre du service médicalement inapte à exercer les fonctions du poste, du grade, du grade ou de la qualification du membre. La durée de ce congé, lorsqu'il est combiné avec d'autres congés qualifiants FML, est limitée à 26 semaines sur la période de 12 mois à compter de la date du congé.
3. Les employés éligibles, qui sont le conjoint, le fils, la fille, le parent ou le plus proche parent d'un ancien combattant couvert, peuvent avoir droit à FML pour s'occuper d'un ancien combattant couvert. Un ancien combattant couvert est un ancien combattant libéré dans des conditions autres que déshonorantes au cours de la période de cinq ans précédant le premier congé de l'employé pour s'occuper de cet ancien combattant qui suit un traitement médical, une convalescence ou une thérapie pour une blessure ou une maladie grave.
Pour un ancien combattant, une blessure ou une maladie grave est une blessure subie par l'ancien combattant dans l'exercice de ses fonctions en service actif dans les forces armées ou qui existait avant le service actif de l'ancien combattant et a été aggravée par le service dans l'exercice de ses fonctions en service actif. .
La durée de ce congé, lorsqu'il est combiné avec d'autres congés familiaux de qualification médicale, est limitée à 26 semaines au cours de la période de 12 mois sélectionnée dans la politique FML du comté.
IV. DÉFINITION D'UN « ÉTAT DE SANTÉ GRAVE » :
A. Un problème de santé grave est une maladie, une blessure, une déficience ou un état physique ou mental qui implique soit un séjour d'une nuit dans un établissement de soins médicaux, soit un traitement continu par un fournisseur de soins de santé pour un état qui empêche l'employé d'effectuer le fonctions du travail de l'employé ou empêche un membre qualifié de la famille de participer à l'école ou à d'autres activités quotidiennes.
B. Une blessure ou une maladie grave telle que définie précédemment dans les congés pour soignants militaires et/ou vétérans.
V. EXCLUSIONS DE LA DÉFINITION D'ÉTAT DE SANTÉ GRAVE :
A. Traitements volontaires ou esthétiques qui ne sont pas médicalement nécessaires à moins que des soins hospitaliers en hospitalisation ne soient nécessaires.
B. Examens physiques préventifs de routine.
VI. DÉFINITION DU TRAITEMENT CONTINU PAR UN FOURNISSEUR DE SOINS :
A. Sous réserve de certaines conditions, l'exigence de poursuite du traitement peut être satisfaite par une période d'incapacité de plus de trois jours civils complets consécutifs combinée à au moins deux visites chez un prestataire de soins de santé ou une visite et un régime de traitement continu, ou d'incapacité en raison d'une grossesse ou d'une incapacité due à une maladie chronique. D'autres conditions peuvent répondre à la définition de la poursuite du traitement.
A. Un employé doit fournir suffisamment d'informations pour justifier la nécessité d'une FML, qui peut inclure un formulaire de certification dûment rempli. Reportez-vous à l'annexe 8 pour les processus et procédures FML.
B. Pour un congé de maladie, le fournisseur de soins de santé de l'employé sera tenu de certifier la nécessité médicale du congé pour l'employé ou la nécessité d'un congé pour s'occuper d'un membre de la famille et/ou la nécessité d'un congé intermittent ou d'un horaire de travail réduit. Pour les autres FML, l'employé devra soumettre la documentation appropriée pour établir le besoin de FML, comme les formulaires de certification identifiés ci-dessus (annexes 2, 3, 4, 5 et 6).
C. Les ressources humaines peuvent contacter le prestataire de soins de santé de l'employé pour obtenir des éclaircissements ou authentifier des informations médicales, si nécessaire. Un second avis médical peut être demandé aux frais du Comté. Des documents confirmant les liens familiaux, l'adoption ou le placement en famille d'accueil peuvent également être exigés.
D. Si le besoin de FML de l'employé dure au-delà d'une seule année de congé, le Comté exigera de l'employé qu'il fournisse un nouveau certificat médical à chaque nouvelle année de congé FML.
VIII. UTILISATION OBLIGATOIRE DU FML ET COORDINATION AVEC D'AUTRES POLITIQUES DE CONGÉS :
A. Utilisation obligatoire du FML : Tous les employés qui s'absentent du travail pour quelque raison que ce soit doivent demander une forme de congé appropriée. Un employé doit donner suffisamment d'informations à son superviseur immédiat pour que celui-ci puisse déterminer la forme de congé appropriée. Si le congé demandé est admissible au FML, le congé de l'employé doit être désigné comme FML, en plus des autres congés applicables tels que le congé de maladie, le congé annuel, le congé férié ou le congé de maladie non payé (SLWOP) (référence B). Reportez-vous à l'annexe 8 pour les processus et procédures FML.
B. Utilisation des congés payés accumulés :
1. Les employés peuvent choisir d'utiliser les congés accumulés pendant qu'ils sont en FML. Ils doivent d'abord utiliser le congé de maladie jusqu'à ce qu'il soit épuisé. Une fois les congés de maladie épuisés, l'employé peut utiliser d'autres formes appropriées de congés payés à son choix. Les demandes d'utilisation des congés annuels pour une absence médicale lorsque le congé de maladie de l'employé n'a pas été épuisé doivent être examinées et appuyées par écrit par le directeur des ressources humaines ou la personne désignée. Si l'employé choisit de prendre FML non rémunéré, il doit utiliser suffisamment de congés accumulés à chaque période de paie pour couvrir le coût des inscriptions aux avantages sociaux, des saisies-arrêts ou d'autres déductions appropriées. Les employés ne sont pas tenus d'épuiser les congés accumulés avant d'utiliser le congé de maladie sans solde (SLWOP).
2. Un décideur peut se retirer de la section ci-dessus concernant l'utilisation volontaire des congés payés. Afin de se retirer, un décideur doit adopter une politique interne qui traite des raisons de l'utilisation obligatoire des congés payés accumulés et de la manière dont la politique interne sera utilisée. Un décideur doit consulter le directeur des ressources humaines, ou son représentant, dans le cadre de ce processus d'élaboration de politique interne.
C. Si un employé choisit de ne pas utiliser de congés payés pendant qu'il est en FML ou a épuisé son solde de congés payés avant la fin de son congé, le congé sera marqué comme un congé de maladie sans solde (SLWOP) sur sa feuille de temps.
IX. QUANTITÉ DE CONGÉ DISPONIBLE :
R. Les employés admissibles ont le droit de prendre jusqu'à 12 semaines de travail de FML au cours d'une période de 12 mois, selon la raison du congé. Les employés qui demandent un congé au cours d'une seule période de 12 mois pour s'occuper d'un militaire couvert souffrant d'une blessure ou d'une maladie grave ont le droit de prendre jusqu'à 26 semaines de travail de FML (congé de soignant militaire).
Un cycle glissant de 12 mois mesuré à rebours est utilisé pour déterminer la quantité de FML disponible pour un employé.
B. Les employés mariés tous deux employés par le comté prenant un congé pour la naissance d'un enfant, le placement d'un enfant par adoption ou en famille d'accueil, ou pour s'occuper du parent d'un employé souffrant d'un problème de santé grave sont limités par la FMLA à un total combiné de 12 semaines de congé. Si l'un des employés ou les deux doivent prendre un congé supplémentaire pour leur propre problème de santé grave ou pour s'occuper de leur conjoint ou de leur enfant, ils peuvent prendre un congé supplémentaire en vertu de la FMLA, à condition qu'ils disposent d'un solde FML restant.
C. Les employés peuvent prendre un congé en bloc de temps ou sur une base intermittente tel que documenté dans le certificat médical.
A. Prestations d'assurance :
1. Le comté continue de payer les primes d'assurance qu'il paie normalement, le cas échéant, pour l'employé sous FML.
2. L'employé doit continuer à payer les primes d'assurance qu'il paie normalement, le cas échéant, pendant qu'il est en FML.
3. L'employé peut choisir de mettre fin à l'assurance pour éliminer le paiement des primes pendant le congé; cependant, l'employé doit aviser les ressources humaines avant de cesser les paiements.
4. Si les primes ne sont pas payées, les couvertures deviendront caduques et l'employé pourra être responsable de tous les frais médicaux encourus.
B. Pendant qu'ils sont en FML, les employés continueront d'accumuler des congés de maladie et des vacances au même taux d'accumulation s'ils sont rémunérés pendant au moins la moitié de toute période de paie.
C. Les employés recevront des congés fériés pour tous les jours fériés observés par le comté qui surviennent pendant que l'employé est en FML s'ils sont en statut rémunéré pendant au moins la moitié de toute période de paie.
D. Les employés recevront des augmentations de salaire inconditionnelles pendant qu'ils sont en FML.
A. Pour les employés qui reviennent de FML pour leur propre problème de santé grave, un avis de retour au travail du fournisseur de soins de santé de l'employé doit être soumis au spécialiste des congés des ressources humaines avant que l'employé ne retourne au travail. De plus, un employé peut être tenu de fournir un certificat d'aptitude au travail avant de retourner au travail. Le défaut de fournir ces documents peut retarder le retour au travail de l'employé.
B. Lorsqu'un employé revient de FML, il doit être réintégré au même poste ou à un poste équivalent.
C. Si un employé a épuisé sa FML disponible et est incapable de retourner au travail, l'employé doit demander l'approbation d'un congé supplémentaire au décideur ou à la personne désignée (référence B).
D. Les « employés clés » ne peuvent pas être rétablis dans leur poste si cela causerait un préjudice économique important et grave au comté.
1. Un « employé clé » fait partie des dix pour cent les mieux payés de tous les employés employés par le comté de Larimer. Si l'employé est considéré comme un « employé clé » du comté, cela sera indiqué sur le formulaire d'avis d'admissibilité et de droits et responsabilités FML (annexe 1).
2. Le rétablissement des « employés clés » sera évalué au cas par cas par les ressources humaines.
Les informations médicales de FML sont confidentielles et stockées séparément des autres informations personnelles.
XIII. APPLICATION DE LA FMLA :
A. La FMLA interdit au comté de Larimer de :
1. Interférer avec, restreindre ou refuser l'exercice de tout droit prévu par la FMLA.
2. Rejeter ou discriminer toute personne pour s'être opposée à une pratique rendue illégale par la FMLA ou pour s'être impliquée dans une procédure en vertu ou liée à la FMLA.
B. Un employé peut déposer une plainte auprès du Département américain du travail ou intenter une action en justice privée contre le comté de Larimer.
C. La FMLA n'affecte aucune loi fédérale ou d'État interdisant la discrimination, ni ne remplace toute loi d'État ou locale ou convention collective qui prévoit des droits plus étendus en matière de congé familial ou médical.
_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BOCC – Consentement Agenda – 02/07/2023)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)
Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)
CK/vl
DATE: 7 février 2023
PÉRIODE EFFECTIVE : Jusqu'à ce qu'il soit remplacé
CALENDRIER DE RÉVISION: Tous les trois ans en janvier, ou au besoin
ANNULATION: Politique et procédure des ressources humaines 331.6.24I ; 26 octobre 2021
ENCEINTES :
RÉFÉRENCES:
A. Loi sur le congé familial et médical
B. Politique et procédure des ressources humaines 331.6, Avantages sociaux
C. Manuel des politiques de gouvernance ; 3.2 – Traitement du personnel
D. Loi sur les soins familiaux du Colorado (CO HB 13-1222)
Service des ressources humaines
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