HR

OBJECTIF: Établir des politiques cohérentes et définies pour les changements dans la main-d'œuvre du comté (référence A). Un décideur a la possibilité d'effectuer une ou plusieurs des actions suivantes : réorganisation, réduction des heures, congé, mise à pied ou changement d'emploi.

CHAMP D'APPLICATION: Cette politique et procédure s'applique à tous les employés du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire, à l'exception des employés du bureau du shérif du comté de Larimer.

RESPONSABILITÉ: Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

SECTION RÉVISION (Modifications importantes par rapport à la politique précédente):

  • Référence C (était P15A, Politique du personnel du shérif ; supprimé)
  • Référence D (ajoutée)
  • Section I, A
  • Section III, A
  • Section IV, A
  • Sections V, B, 2
  • Section VII, 1
  • Section VIII, B, 2, a
  • Section VIII, C (ajoutée)
  • Section IX, B, 4 (supprimé)

 

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I.PROCÉDURE :

A. Lorsqu'un décideur estime qu'il est approprié de procéder à une réduction permanente des heures, de procéder à un congé ou à une mise à pied, ou d'effectuer des changements d'emploi dans le cadre d'une réorganisation, il doit soumettre un plan d'affaires à un généraliste des ressources humaines. Le décideur doit contacter le généraliste des RH qui lui est assigné pour obtenir le modèle de plan d'affaires le plus à jour et des conseils pour son achèvement. Le plan d'affaires doit être approuvé par le directeur des ressources humaines, ou sa personne désignée, après examen par un généraliste des ressources humaines.

B. Le service des ressources humaines travaillera avec le décideur pour assurer la conformité avec les politiques du comté et les lois applicables, ainsi que pour fournir un soutien au décideur et à tous les employés concernés.

C. Les employés qui sont licenciés en raison de cette politique n'ont pas droit aux droits de rappel. Les employés séparés peuvent postuler pour un emploi lorsque les postes sont affichés.

II. RÉORGANISATION:

Un changement dans la structure organisationnelle ou les changements de poste qui ont un impact sur plus d'un employé.

III. RÉDUCTION DES HEURES :

R. Les employés peuvent se porter volontaires pour voir leurs heures de travail réduites de façon permanente dans le cadre d'une restructuration de la main-d'œuvre. Ces demandes seront examinées et prises en compte par le décideur. Le décideur prendra la décision finale quant aux heures de travail des employés qui seront réduites de façon permanente.

B. La réduction permanente des heures de travail d'un employé peut entraîner une modification des accumulations de congés et des primes d'assurance de l'employé concerné.

IV. CONGÉ:

A. Un congé temporaire du travail qui n'est pas payé pour une période de temps déterminée.

  1.  Un congé involontaire est lorsque le décideur détermine quels employés seront tenus de prendre un congé sans solde et peut déterminer quel(s) jour(s) de travail le ou les congé(s) auront lieu.
  2. Un congé volontaire est le moment où les employés peuvent se porter volontaires pour être licenciés et, le cas échéant, peuvent choisir le ou les jours de congé avec l'approbation du décideur.
  3. Les employés sélectionnés pour un congé doivent signer un avis de congé. Le décideur doit demander ce modèle à un généraliste des ressources humaines. La demande approuvée doit être reçue aux Ressources humaines au plus tard la veille du début de la période de paie au cours de laquelle le congé aura lieu.

B. Impact sur les avantages sociaux et les congés accumulés :

1. Les employés en congé continueront de recevoir des avantages conformément à la politique sur les avantages. Les employés en congé doivent contacter le personnel des avantages sociaux pour toute question concernant les paiements de primes requis.

2. Les employés en congé continueront d'accumuler des congés, mais ne sont pas autorisés à utiliser les soldes de congés payés pendant leur congé, sauf si nécessaire pour couvrir les primes d'avantages sociaux.

un. Si l'employé en congé est exempté, il sera payé sur une base horaire pendant la ou les semaines de travail en congé.
b. Les employés en congé n'effectueront pas de travail dans le comté pendant la période de congé et ne recevront pas de salaire ou de salaire pendant les heures où ils sont en congé.

V. LICENCIEMENTS :

A. La cessation d'emploi d'un employé dans un emploi qui a été supprimé.

Lorsque la mise à pied d'un ou plusieurs salariés est nécessaire, la mise à pied se fera dans l'ordre suivant :

  1. Employés temporaires dans les emplois identifiés ;
  2. Employés réguliers à l'essai dans les emplois identifiés ;
  3. Employés à durée déterminée embauchés après le 18 avril 1990 dans les emplois identifiés ;
  4. Employés réguliers post-probatoires dans les emplois identifiés dans l'ordre suivant :
    un. Employés avec les dossiers de performance les moins favorables. Toutes les évaluations de performance, les mesures correctives et les mesures disciplinaires émises dans les cinq ans précédant la date d'entrée en vigueur proposée de la mise à pied doivent être prises en compte pour prendre cette décision.
    b. Si les performances évaluées de deux employés ou plus sont considérées comme égales, l'employé ayant le plus petit nombre d'années de service consécutif dans le comté serait licencié avant le ou les employés ayant une plus grande ancienneté. Les périodes d'emploi en tant qu'employé temporaire ne seront pas comptées.
    c. S'il y a encore deux employés ou plus dont la mise à pied est envisagée, le décideur verra l'aide d'un généraliste des ressources humaines.

B. Congé payé :

  1. Les employés à durée déterminée embauchés avant le 18 avril 1990 et tous les employés réguliers post-probatoires mis à pied se verront offrir la possibilité de conclure un accord de séparation conforme à la loi (référence C) avec le comté de Larimer, qui comprendrait un congé payé.
  2. Le montant de la paie administrative est déterminé par la durée du service dans le comté, comme indiqué ci-dessous.
    un. Un employé avec trois années consécutives de service dans le comté ou moins bénéficiera d'un congé payé pendant quatre semaines après la date effective de la mise à pied.
    b. Un employé avec plus de trois années consécutives de service dans le comté bénéficiera d'un congé payé pendant huit semaines après la date effective de la mise à pied.
    c. Les périodes d'emploi en tant qu'employé temporaire ne peuvent pas être prises en compte pour déterminer les années de service.

VI. AVIS AUX EMPLOYÉS :

Pour déterminer quand et quoi communiquer aux employés, le décideur consultera un généraliste des ressources humaines.

Un employé qui sera touché par une réduction des heures, un congé ou une mise à pied recevra un avis écrit de l'action. La notification comprendra une déclaration de ce qui a rendu l'action nécessaire. L'avis écrit sera accompagné d'une copie de cette politique.

À moins qu'il n'y ait une raison commerciale impérieuse approuvée par un généraliste des ressources humaines pour ne pas donner à un employé une période de préavis, un employé recevra un préavis écrit d'au moins cinq jours ouvrables. À la discrétion du décideur, l'employé peut continuer à travailler ou être mis en congé payé. Un représentant du service des ressources humaines peut être présent au moment où l'employé concerné reçoit l'avis.

VII. RÉEMPLOI APRÈS LICENCIEMENT :

Si un employé mis à pied est réembauché dans l'année suivant la date effective de la mise à pied, les conditions suivantes s'appliqueront :

  1.  accumuler des congés au même taux que les congés accumulés de l'employé à la date effective de la mise à pied ; 
  2.  les années de service antérieures entièrement accomplies peuvent être prises en compte aux fins d'acquisition, comme le prévoit le document relatif au régime de retraite ; et
  3.  redémarrer au même niveau de cotisation dans le plan de retraite du comté avant la mise à pied.

VIII. CHANGEMENTS D'EMPLOI :

A. Création d'une nouvelle description de poste :

1. Une ébauche de description de poste doit être soumise au généraliste des ressources humaines par le décideur ou la personne désignée. Les ressources humaines peuvent déterminer qu'une description de poste actuelle convient à cette demande.

2. Les ressources humaines examinent le projet de description de poste, analysent les informations comparatives sur le marché, établissent l'équité interne et attribuent le niveau de rémunération approprié. Les ressources humaines fourniront la description de poste finale au décideur ou à la personne désignée.

3. Tous les nouveaux emplois doivent être approuvés par le directeur des ressources humaines ou son délégué.

B. Reclassement d'un emploi existant :

1. Les emplois sont reclassés lorsqu'il y a des changements continus et importants dans les responsabilités professionnelles de l'employé. Les descriptions de poste ne sont pas destinées à être exhaustives du contenu d'un poste spécifique, mais servent plutôt de description générale de la nature générale et du niveau du travail impliqué.

2. La reclassification d'un emploi existant peut être initiée par la soumission d'un questionnaire de description de poste (PDQ) (pièce jointe 1) ou une demande écrite qui est examinée et approuvée par un généraliste des ressources humaines. 

un. La demande de PDQ peut commencer par l'employé ou le superviseur, puis est soumise pour examen et signature. Le superviseur transmettra ensuite le questionnaire au décideur ou à sa personne désignée pour examen et signature. Il est ensuite soumis aux ressources humaines pour examen.

b. Les décisions de reclassification seront prises par le généraliste des ressources humaines. Un appel de la décision finale peut être soumis par écrit au directeur des ressources humaines et doit être motivé. Les appels de reclassement seront examinés par le directeur des ressources humaines, ou son délégué, et sa décision sera définitive.

c. Un employé ne peut pas être reclassé dans les six premiers mois au cours desquels l'employé est embauché, promu ou reclassé à ce poste. 

ré. Les reclassifications approuvées peuvent ne pas entrer en vigueur avant la date de réception du questionnaire de description de poste (PDQ) rempli au service des ressources humaines.

3. Les employés dont les postes font l'objet d'un examen en vue d'une reclassification ne sont pas admissibles à la rémunération hors titre, sauf approbation du directeur des ressources humaines ou d'une personne désignée.

C.  Postes à dotation flexible:

1. Un poste est considéré comme doté de manière flexible lorsqu'il est indiqué dans la description de poste du poste de niveau supérieur (référence D).

2. Lorsqu'un employé a satisfait aux critères d'avancement indiqués dans la description de poste et s'acquitte de manière satisfaisante des tâches du poste, l'employé sera automatiquement promu au poste de niveau suivant.

3. Les questionnaires de description de poste ne sont pas requis pour les postes à dotation flexible.

IX. OPTIONS DE RÉSOLUTION DE PROBLÈME :

A. Congés involontaires, réorganisations et réductions d'heures :

Si un employé pense qu'il y a eu une violation de la politique du comté ou qu'il y a eu une action illégale, l'employé concerné doit déposer une demande de résolution de problème comme indiqué dans la politique et procédure des ressources humaines 331.8 (référence B). Le dépôt d'une demande de résolution de problème ne retarde pas la ou les dates d'entrée en vigueur de l'action.

B. Licenciements :

1. Droits d'appel :

un. Un employé peut déposer un recours s'il pense que la mise à pied est en violation de la politique du comté ou n'est pas légale en suivant la procédure décrite ci-dessous (Section IX, B, 2).
b. Le désaccord avec la décision d'un décideur concernant les besoins organisationnels et/ou l'utilisation des ressources ne constitue pas un motif d'appel.
c. Le dépôt d'un appel ne retarde pas la date effective d'une mise à pied.

2. Procédure d'appel :

un. L'appel doit être écrit et déposé auprès du directeur des ressources humaines ou de la personne désignée et une copie doit être envoyée au décideur qui a initié la mise à pied.
b. Indiquez clairement la ou les raisons pour lesquelles l'employé pense que les procédures décrites dans la politique du comté n'ont pas été suivies ou la raison pour laquelle il pense que le licenciement a été effectué pour des raisons illégales.
c. Décrivez la solution recherchée par l'employé par le biais de l'appel.
d. Délai de dépôt :

1) Un appel doit être déposé dans les cinq jours ouvrables suivant la réception par l'employé de l'avis de mise à pied. Si l'employé ne dépose pas l'appel dans ce délai, l'appel sera considéré comme inopportun et comme une renonciation volontaire aux droits d'appel de l'employé.
2) Le dépôt d'un appel en retard peut être annulé si le directeur des ressources humaines trouve un motif valable pour prolonger le délai.

3. Procédure :

un. Le directeur des ressources humaines, ou la personne désignée, examinera les éléments suivants :

  1. L'appel écrit de l'employé
  2. Si la décision du décideur était raisonnable et conforme à la politique.
  3. L'employé et le décideur doivent tous deux participer à ce processus.

b. Le directeur des ressources humaines, ou son mandataire, rendra une décision écrite dans un délai raisonnable. La décision écrite traitera de toutes les questions soulevées dans l'appel.

  1. Si la décision est d'annuler ou de modifier la décision du décideur, la décision décrira toutes les mesures que le décideur doit prendre pour résoudre l'appel.
  2. Si la décision est de confirmer la décision du décideur, la décision doit aviser l'employé que la décision est définitive.

 

 

____________________________
Jody Shadduck-McNally
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BCC - Ordre du jour de consentement - 07/25/2023)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

 

Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

 

CK/jw

 

DATE : 25 juillet 2023

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER DES RÉVISIONS : Tous les cinq ans en juillet, ou au besoin

ANNULATION : Politique et procédure des ressources humaines 331.7.03E ; 1 novembre 2022

ENCEINTE(S) : 

  1. Questionnaire de description de poste - LCHR-25

RÉFÉRENCES):

A. Manuel des politiques de gouvernance : Politique 3.2 - Traitement du personnel
B. Politique et procédure des ressources humaines 331.8 Actions correctives et indésirables ; procédure de règlement des griefs ; et processus de résolution de problèmes
C. Politique et procédure des ressources humaines 331.4, Section XVI, Séparation de l'emploi du comté
D.  Postes à dotation flexible

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