331.8 - Actions correctives et indésirables ; procédure de règlement des griefs ; et processus de résolution de problèmes

OBJECTIF:   Cette politique vise à fournir des moyens pour aborder et résoudre les problèmes découlant du rendement ou de la conduite des employés.

CHAMP D'APPLICATION:   Cette politique et procédure s'applique à tous les employés (référence C) du comté de Larimer et aux employés du bureau du procureur de district, huitième district judiciaire, à l'exception des employés du bureau du shérif du comté de Larimer.

RESPONSABILITÉ:   Le directeur des ressources humaines administre cette politique.

EXIGENCES PARTICULIÈRES:  Aucun

SECTION RÉVISION (Modifications importantes par rapport à la politique précédente):

• Section IV.A (ajoutée)
• Section IV.B (supprimée)
• Section IV.D (supprimée)
• Section VI.C (supprimée)

POLITIQUE ET PROCÉDURE :

I. POLITIQUE GÉNÉRALE :

Cette politique et procédure fournit des moyens pour traiter et résoudre les problèmes découlant de la performance ou de la conduite des employés. Les processus et les mesures disciplinaires (actions correctives, actions défavorables) sont non progressifs et peuvent être mis en œuvre en fonction de l'impact perçu sur l'unité commerciale, et peuvent inclure des considérations telles que la portée, la gravité, la nature, la fréquence, le risque, l'effet, ou la perception publique du problème de performance ou de conduite.

II. TERMES:

Décideur : tel qu'il est utilisé tout au long de cette politique et procédure, « décideur » désigne un élu, un directeur de zone de service ou un chef de service qui prend la décision finale sur une action indésirable.

III. STATUT DE L'EMPLOYÉ:

A. Employés temporaires : les employés occupant des postes temporaires restent employés avec le consentement mutuel de l'employé et du comté. L'employé ou le comté peut mettre fin à la relation de travail à volonté, avec ou sans motif, à tout moment et sans suivre aucun processus de résolution de problèmes, d'amélioration des performances ou d'action défavorable. Les départements ou bureaux doivent consulter un généraliste des ressources humaines avant la séparation.

B. Employés réguliers et à durée déterminée (référence B) :

1. Stage : les employés effectuent une période de stage conformément à la politique du comté (référence A). Pendant la période d'essai, les employés restent employés avec le consentement mutuel de l'employé et du comté. L'employé ou le comté peut mettre fin à la relation de travail à volonté, avec ou sans motif, à tout moment et sans suivre aucun processus de résolution de problèmes, d'amélioration des performances, d'action défavorable ou de grief. Le comté peut prolonger unilatéralement la période d'essai d'un employé. Si la période d'essai est prolongée, l'employé demeure en état d'essai jusqu'à la date précisée par écrit par le décideur.

2. Post-stage : une fois qu'un employé a terminé avec succès la période de stage, le comté ne peut pas mettre fin à la relation de travail sans motif.

C. Fonctionnaires nommés : les employés occupant des postes nommés, tels qu'identifiés dans la politique du comté, restent employés avec le consentement mutuel de l'employé et du comté (références A et D). Le fonctionnaire désigné ou le comté peut mettre fin à la relation de travail à volonté, avec ou sans motif, à tout moment et sans suivre aucun processus de résolution de problèmes, d'amélioration des performances ou d'action défavorable.

D. Représentants élus : Les représentants élus sont élus par les citoyens du comté de Larimer et ne sont pas assujettis à cette politique.

IV.    PROCESSUS :

Les superviseurs sont responsables de la gestion des performances et de la conduite de leurs employés. En cas de problèmes de performance ou de conduite, les superviseurs doivent prendre des mesures immédiates pour remédier à la situation. Les processus suivants peuvent être utilisés pour aborder la performance ou la conduite.

A. Les évaluations de performance sont utilisées pour identifier et discuter des performances, y compris les notes qui correspondent aux performances actuelles. Les évaluations de performance sont effectuées à la fin de la période probatoire et sur une base annuelle.

B. Des mesures correctives sont prises pour aider les employés à corriger leurs performances professionnelles et à améliorer les comportements incompatibles avec les attentes et les normes établies par le comté de Larimer. Les actions correctives n'entraînent pas pour l'employé une perte ou une réduction de son salaire ou de son grade. La nature, la nécessité et le nombre des mesures correctives peuvent être considérés comme un facteur permettant d'imposer une mesure défavorable.

C. Les actions indésirables sont des actions graves pour des performances professionnelles ou une conduite incompatible avec les attentes et les normes établies par le comté de Larimer. Les actions indésirables comprennent la suspension sans solde, la rétrogradation involontaire ou le congédiement. Les actions indésirables n'ont pas besoin d'être suivies en progression. Une action indésirable peut être instituée en fonction de la fréquence ou de la gravité de la situation.

V.    FONDEMENT DES ACTIONS CORRECTIVES OU INDÉSIRABLES :

Le comté de Larimer s'attend à ce que tous les employés se conduisent d'une manière qui reflète favorablement le service du comté. Les employés peuvent faire l'objet d'une action corrective ou défavorable en cas de performance ou d'inconduite, y compris, mais sans s'y limiter, celles énumérées ci-dessous.

A. Exécution insatisfaisante des tâches du poste ;

B. Conduite délibérée ou imprudente mettant en danger la sécurité ou le bien-être des employés ou du public ;

C. Dommages ou gaspillage négligents ou délibérés de biens ou de ressources du Comté ;

D. Refus ou non-respect de la politique ou de la procédure du comté ou du département/bureau ;

E. Refus ou non-respect d'une instruction, d'un règlement ou d'une loi licite ;

F. Conduite inappropriée envers les employés du comté, le public ou d'autres personnes faisant des affaires avec le comté, y compris la conduite en dehors des heures de travail qui a un impact sur les opérations du comté ;

G. Possession (autre que la possession requise dans l'exercice des fonctions professionnelles), consommation, admission d'être sous l'influence d'alcool ou de substances contrôlées, ou test positif pour l'alcool ou une substance contrôlée, ou l'abus de médicaments prescrits, alors que dans un Statut de travail;

H. Abus de congé, absence non excusée, absence non signalée, retard ou absentéisme ;

I. Condamnation, admission ou plaidoyer de culpabilité nolo prétendre (pas de contestation) à un crime qui affecte les tâches de l'employé ou qui est un conflit d'intérêts avec le travail de l'employé ;

J. Une croyance raisonnable qu'un employé a commis ou s'est livré à un acte contraire aux intérêts du comté, y compris, mais sans s'y limiter, un acte criminel ;

K. Solliciter ou accepter des pots-de-vin dans le cadre du travail du Comté ;

L. Détournement de fonds ou de biens du Comté ;

M. Utilisation abusive ou divulgation non autorisée d'informations officielles ou confidentielles ;

N. Intimidation, harcèlement et/ou discrimination ;

O. Falsification ou fausse déclaration impliquant ou liée aux affaires ou aux intérêts du comté ;

P. Défaut d'obtenir ou de conserver une licence, une certification ou une qualification requise ;

Q. Une croyance raisonnable qu'un employé s'est engagé dans une activité légale en dehors des locaux du comté pendant les heures non ouvrables où l'activité est un conflit d'intérêts ou semble être un conflit d'intérêts avec le travail de l'employé ou se rapporte à une qualification de bonne foi .

VI. ATTENTES DE PERFORMANCE (Actions correctives) :

A. Définir des attentes en matière de performance est une approche intentionnelle visant à aider un employé à améliorer ses performances ou sa conduite. ​​​​​​Cela peut inclure un message verbal et/ou écrit coaching, récit d’évaluation des performances et/ou action corrective.

B. Les superviseurs consulteront un généraliste des ressources humaines avant d'émettre une évaluation de performance inférieure aux attentes ou une mesure corrective à un employé.

VII.     RÉSOLUTION DE PROBLÈME:

A. Résolution informelle des problèmes :

1. Si un employé a des questions, des préoccupations ou des objections à propos d'un problème lié au travail, il est encouragé à en discuter rapidement avec son superviseur immédiat. L'employé peut consulter le généraliste des ressources humaines au besoin.

2. Le superviseur écoutera les préoccupations de l'employé et y répondra de manière appropriée. Le superviseur consultera le généraliste des ressources humaines au besoin.

3. Si ce processus informel ne résout pas le problème, l'employé a le droit de déposer une demande formelle de résolution de problème.

B. Demande formelle de résolution de problème :

1. Une demande formelle de résolution de problème sera soumise par écrit au décideur ou à la personne désignée. Aucun formulaire spécifique n'est requis.

2. La demande formelle de résolution de problème doit :

un. être identifié comme une demande formelle de résolution de problème ;
b. identifier l'employé demandeur ;
c. décrire spécifiquement le problème ou la préoccupation ; et
ré. indiquer la réparation recherchée.

3. La demande formelle de résolution de problème doit être déposée dans les trente jours civils suivant l'action ou la décision qui a donné lieu à la demande de résolution de problème ou à la résolution insatisfaisante du processus informel.

4. Le décideur ou la personne désignée consultera et fournira une copie de la demande formelle de résolution de problèmes au directeur des ressources humaines ou à la personne désignée.

5. Le décideur ou la personne désignée rencontrera l'employé pour discuter de la demande formelle de résolution de problème. Cette réunion aura lieu dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la demande formelle de résolution de problème, à moins qu'une prolongation ne soit approuvée par le directeur des ressources humaines ou la personne désignée. Le but de cette réunion est de permettre au décideur ou à la personne désignée d'écouter et de recueillir des informations auprès de l'employé concernant les problèmes soulevés dans la demande formelle de résolution de problèmes.

6. Le décideur ou la personne désignée fournira une décision écrite à l'employé dans les dix jours ouvrables suivant la réunion de demande formelle de résolution de problème. Le directeur des ressources humaines ou la personne désignée doit approuver la décision écrite avant qu'elle ne soit transmise à l'employé. Le décideur ou la personne désignée doit rencontrer l'employé pour discuter de la décision écrite.

7. La décision du décideur ou de la personne désignée concernant la demande formelle de résolution de problème est définitive.

VIII. ACTIONS INDÉSIRABLES :

A. Types d'actions indésirables :

1. suspension : le placement temporaire d'un employé dans un statut non rémunéré et non en service ;

2. rétrogradation involontaire : le placement involontaire d'un employé à un poste avec un grade et/ou un taux de rémunération inférieur pour des raisons disciplinaires ; ou

3. Licenciement : séparation involontaire d'un employé du service départemental.

B. Le superviseur qui envisage une action indésirable doit préparer un avis préalable écrit :

1. identifier l'employé;

2. la performance ou la conduite qui est à la base de l'action indésirable possible, y compris les dates pertinentes, les violations de politique et toute explication nécessaire de l'impact commercial ; et

3. l'heure et le lieu d'une rencontre obligatoire entre le décideur, les ressources humaines et l'employé.

C. L'avis préalable défavorable sera examiné par le directeur des ressources humaines ou son représentant et le bureau du procureur du comté avant d'être remis à l'employé.

D. L'avis préalable de refus doit être remis à l'employé d'une manière qui garantira et établira raisonnablement le reçu de l'employé.

E. Le décideur ou la personne désignée peut placer l'employé en congé payé jusqu'à ce qu'une décision finale soit prise.

F. Lors de la réunion préalable à l'action défavorable, l'employé aura l'occasion de répondre aux questions présentées dans l'avis préalable à l'action défavorable. Le directeur des ressources humaines ou la personne désignée animera et enregistrera la réunion.

G. Aux frais de l'employé, l'employé peut avoir un avocat à cette réunion. Si l'employé doit être représenté par un avocat, l'employé doit informer le directeur des ressources humaines ou la personne désignée dans le délai établi dans l'avis préalable écrit qu'il sera représenté, afin que le procureur du comté, ou la personne désignée, puisse y assister.

H. Après la rencontre, le décideur prendra en considération les informations fournies par l'employé ainsi que toute autre information jugée pertinente. La décision finale du décideur, l'avis de décision, sera examinée par le directeur des ressources humaines ou la personne désignée et le procureur du comté ou la personne désignée avant d'être transmise à l'employé.

I. Dans un délai raisonnable après la réunion, le décideur rendra un avis de décision écrit concernant l'action défavorable. L'avis de décision écrit sera remis à l'employé d'une manière qui garantira et établira raisonnablement le reçu de l'employé. L'avis de décision écrit doit contenir les éléments suivants :

1. Une déclaration des motifs de l'action, y compris les conclusions sur la performance et/ou la conduite, les dates pertinentes, les violations de la politique, toute explication nécessaire de l'impact commercial et toutes les déterminations de crédibilité nécessaires ;
2. Un énoncé de l'action à entreprendre ;
3. La date effective de l'action ;
4. Une déclaration indiquant que l'employé a le droit de porter plainte contre l'action défavorable, y compris une référence spécifique à la procédure de règlement des griefs du comté ci-dessous.
5. Une copie de cette politique.

IX. GRIEF:

A. La procédure de règlement des griefs est la méthode par laquelle un employé peut demander la révision d'une décision d'action défavorable d'un décideur. L'examen de la décision comprend si le décideur a commis une erreur dans l'application de la politique du comté, n'a pas appliqué cette politique, n'a pas pris en compte les preuves pertinentes, a considéré des preuves non pertinentes et/ou si l'avis de décision n'établit pas de manière adéquate le raisonnement de la décision.

B. Le grief doit être soumis par écrit au directeur des ressources humaines ou à son représentant, au généraliste des ressources humaines et au décideur.

1. Le Grief doit indiquer clairement :

un. la base sur laquelle l'employé s'oppose à la décision d'action défavorable comprend :

     je. Erreur d'application de la politique ou échec de l'application de la politique dans le processus d'action défavorable ou le processus de prise de décision.
    ii. Preuve ou information pertinente qui n'a pas été prise en compte dans le processus de prise de décision.
   iii. Preuve ou information non pertinente qui a été prise en compte dans le processus de prise de décision.
   iv. L'avis de décision n'établit pas adéquatement le raisonnement de la décision.

b. la résolution demandée par l'employé.

2. Délai de dépôt :

un. Un grief doit être déposé dans les sept (7) jours suivant la réception par l'employé de la décision écrite. Si l'employé ne dépose pas le grief dans ce délai, le grief sera considéré comme inopportun et comme une renonciation volontaire aux droits de grief de l'employé. Le dépôt d'un grief ne retardera ni n'affectera autrement la date d'entrée en vigueur de l'action défavorable.
b. Le dépôt intempestif d'un grief peut être annulé sur décision du directeur des ressources humaines s'il existe des preuves d'un événement imprévu, d'un obstacle inévitable ou d'un accident qui a empêché le dépôt en temps opportun du grief.

3. Procédure :

un. Le directeur des ressources humaines, ou la personne désignée, examinera le grief et toute information supplémentaire accessible au directeur des ressources humaines nécessaire pour déterminer si la décision était fondée sur une erreur ou non étayée par des preuves, en particulier conformément à la section IX (A). L'employé et le décideur sont tenus de participer à ce processus, y compris, mais sans s'y limiter, en fournissant des informations supplémentaires, en répondant aux questions et en communiquant avec le directeur des ressources humaines.
b. Le directeur des ressources humaines ou sa personne désignée rendra une décision écrite dans un délai raisonnable. La décision écrite traitera des questions soulevées dans le grief, axées sur la performance et/ou la conduite abordées dans l'avis d'action préjudiciable et de décision.

1. Si la décision est d'annuler ou de modifier l'action du décideur, la décision décrira toutes les actions qui doivent être prises afin de résoudre le grief.
2. En aucun cas, le directeur des ressources humaines, ou son délégué, ne peut imposer une action plus sévère que celle du décideur.
3. Si la décision est de confirmer l'action du décideur, la décision doit informer l'employé que la décision est finale.

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Jody Shadduck-McNally
Président, Conseil des commissaires de comté
(Approuvé par BOCC - Ordre du jour de consentement - 11/14/2023)
(Signature sur l'original déposé dans la gestion des documents)

Distribution:
Tous les départements du comté et les élus
Manuel des SOP de gestion des documents (original)

CK/jw

DATE : 14 novembre 2023

PÉRIODE D'ENTRÉE EN VIGUEUR : jusqu'à ce qu'elle soit remplacée

CALENDRIER DE RÉVISION : Tous les ans en novembre, ou au besoin

ANNULATION : Politique et procédure des ressources humaines 331.8G ; 16 mai 2023

ENCEINTE(S) : Aucune

RÉFÉRENCES):

A. Politique et procédure des ressources humaines, 331.4, Conditions d'emploi
B. Politique et procédure des ressources humaines, 331.2, Recrutement, candidatures et embauche, Section VII, Employé à durée déterminée
C. Manuel des politiques de gouvernance : Politique 3.2 - Traitement du personnel
D. Fonctionnaires nommés, Annexe A